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Experiência de uso do Pipefy para GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?

  • 24 February 2021
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Userlevel 2

Boa tarde pessoal,

Estou aqui novamente publicando esta pergunta para conhecer se algum de vocês já utilizou o Pipefy como uma solução de GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

Tenho uma necessidade aqui que é controlar documentos institucionais (políticas, normas etc.). Atualmente faço este controle em planilha do Excel, com fórmulas e funções. Em linhas gerais, a planilha possui os seguintes recursos:

  • Uma política ou norma possui vencimento de 180 ou 365 dias;
  • Na planilha, informo:
    • O nome do documento/arquivo;
    • O tipo do documento (se é política, norma, procedimento etc.);
    • O nome da área responsável por tal documento;
    • O status da criação (se está “em confecção”, “concluído” ou “revogado”);
    • O número da versão (1.0, 1.5, etc.);
    • A data da versão;
    • A periodicidade da revisão;
    • Data da próxima revisão (pega a “data da versão” e acrescenta a periodicidade da revisão).
  • Há uma coluna chamada “Status Vencimento do Documento” que utiliza a função HOJE() do Excel e considera:
    • Se a “data da próxima revisão” for menor que HOJE(), então mostra “Documento Vencido” na célula;
    • Se HOJE() + 30 for igual ou menor a “data da próxima revisão”, então mostra “Vencimento Próximo” na célula;
    • E, por fim, se “data da próxima revisão” é maior que HOJE(), então mostra “Documento em Dia”.
  • Assim que observo a célula com “Vencimento Próximo”, tenho uma mensagem default que copio e só mudo o nome do documento e mando por e-mail ao setor responsável alertando que o vencimento se aproxima.

 

Por isso, neste sentido, enxergo que o Pipefy poderia me ajudar nesta gestão documental. No formulário do Pipefy, ter todos estes campos que inputo dados na minha planilha do Excel e, a partir daí, o Pipefy poderia gerenciar e controlar as datas e status dos documentos, inclusive disparando e-mails aos responsáveis. Cada “fase” do pipe poderia ser os três possíveis status do vencimento do documento: Em Dia, Vencimento Próximo e Vencido, por exemplo.

Caso alguém aqui já tenha usado algo assim, ou tem ideia de como posso fazer, pode colocar um relato aqui, por favor para que eu possa me inspirar?

Obrigado desde já.


2 replies

Userlevel 7
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Oi @Tiago Souza,


A gestão de documentos pelo Pipefy funciona muito bem por aqui.
Nosso empresa presta serviços de consultoria ISO 9001 (dentre outras normas de Sistemas de Gestão) e um dos requisitos desta norma é o controle de “Informação Documentada”.

Por aqui, além do controle de vencimento e a própria distribuição deles entre os usuários, seguimos o fluxo de Análise crítica, Aprovação e Revisão desses docs.
 

A vantagem dos cards no Pipefy é que todo o histórico e a rastreabilidade do documento fica salvo por ali. Isso inclusive nos poupou, por exemplo, de imprimir esses arquivos ou recolher assinaturas. O próprio ato de mover o card pelo responsável da fase já representa a assinatura.

Pra ter uma ideia, isso tem funcionado tão bem que já fomos auditados por diversos organismos certificadores, e até pelo próprio Inmetro e esse processo de controle de documentos foi elogiado em todos os casos.

Depois nos conte como foi a migração do seu controle no excel para o Pipefy.

*Uma dica é criar automações usando os gatilhos de vencimento que informou. Com as automações é possível mover os cards e disparar todos os e-mails templates com as notificações que citou sem que você precise se envolver ou atualizar manualmente.

Espero ter ajudado.
Qualquer dúvida fique à vontade pra entrar em contato. :smiley:

Userlevel 7
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@Tiago Souza conseguiu achar soluções para GED?

Depois nos atualize por aqui pra saber se sua questão foi respondida.

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