👤 Para analistas e gestores que operam processos colaborativos
🔐 Disponível em todos os planos
🎯 Para quem quer centralizar o registro do processo no card e parar de perder contexto em WhatsApp e e-mail
Quando uma decisão sobre um processo acontece no WhatsApp, ela some. Quando acontece por e-mail, fica fora do alcance de quem entrou no time depois. Quando acontece em uma reunião sem registro, não existe para o processo.
O card do Pipefy resolve isso: tudo que é relevante para uma demanda pode e deve ser registrado dentro dele. Comentários, trocas de e-mail, movimentações de fase. O card é o ponto único de verdade sobre o que aconteceu com aquela solicitação.
📖 O que você vai aprender aqui:
Comentário interno vs. e-mail pelo card: qual usar em cada situação?
O card oferece dois canais de comunicação distintos, e entender a diferença é o primeiro passo para usar bem.
- Comentário interno: fica na área de Atividades do card, visível apenas para membros do pipe. Use para alinhamentos internos do time: dúvidas, observações, decisões, contexto que o próximo responsável vai precisar.
- E-mail pelo card: fica na aba Email do card, separado dos comentários. Use para comunicação com pessoas de fora do pipe: fornecedores, candidatos, solicitantes. A resposta que eles enviarem volta automaticamente para essa aba, mantendo o histórico da troca vinculado à demanda.
Regra prática: se é conversa interna do time, use comentário. Se é comunicação com alguém de fora do processo, use o e-mail pelo card. As duas ficam registradas no card, em espaços separados.
Como mencionar alguém em um comentário?
Quando um comentário precisa da atenção de alguém específico, a menção garante que a notificação chegue, sem depender de a pessoa estar acompanhando o card ativamente.
Para mencionar:
- Abra o card e acesse a área de Atividades.
- No campo de comentário, digite @ seguido do nome de usuário da pessoa.
- Selecione o membro correto na lista que aparecer e escreva o comentário.
- Clique em Publicar.
A pessoa mencionada recebe uma notificação por e-mail, desde que tenha notificações ativas nas preferências da conta e no pipe.
Atenção: só é possível mencionar membros do pipe. Se a pessoa não aparecer na lista ao digitar @, ela ainda não foi adicionada como membro. Veja como convidar membros no artigo sobre gerenciamento de usuários.
Como acessar o histórico de atividades do card?
O histórico de atividades é o registro cronológico de tudo que aconteceu com um card desde que ele foi criado. Para acessá-lo:
- Abra o card.
- No lado direito, localize a área de Atividades.
- Role para cima para ver eventos mais antigos em ordem cronológica.
Comentários publicados aparecem aqui junto com os eventos automáticos do processo: criação do card, movimentação entre fases, marcação como atrasado. É a linha do tempo completa da demanda.
O que fica gravado automaticamente no card?
O Pipefy registra uma série de eventos sem que ninguém precise fazer nada. No histórico de atividades do card, você vai encontrar:
- Ciclo de vida do card: criação, movimentação entre fases, conclusão, exclusão e marcação como atrasado ou vencido.
- Comentários: cada comentário publicado, com autor e horário.
- E-mails: envio e recebimento de e-mails pelo card, com registro de quando foram marcados como lidos.
- Conexões: quando um card é conectado a outro card ou a um registro de database.
Mudanças em campos do card, como edição de um valor preenchido, ainda não aparecem no histórico de atividades do card. Esse nível de rastreabilidade está previsto em atualizações futuras do produto. Para auditorias mais completas de configuração e atividade do pipe, acesse Gerenciar > Audit Logs dentro do pipe.
Boas práticas para manter processos auditáveis
Saber que o histórico existe não basta. O valor real aparece quando o time adota uma cultura de registro consistente. Algumas práticas que fazem diferença:
Documente decisões, não só perguntas. Se houve uma discussão e chegou-se a uma conclusão, registre a conclusão em um comentário. "Aprovado com ressalva: prazo estendido até dia 30 por demanda do cliente" é mais útil do que deixar a decisão apenas na memória de quem estava na reunião.
Use menções para transferir responsabilidade. Quando um card muda de mãos, um comentário com @ deixa claro quem assumiu e qual o contexto. Evita o clássico "achei que você estava cuidando disso".
Registre bloqueios dentro do card. Se uma demanda travou aguardando uma informação externa, um comentário com o motivo e a data transforma um atraso em um registro rastreável. Quando alguém perguntar "por que esse card ficou parado?", a resposta já está lá.
Não use WhatsApp ou e-mail pessoal para decisões de processo. Se a decisão importa para o processo, ela precisa estar no card. O que não está registrado não existiu para a operação.
Trate o card como o dossiê oficial da demanda. Qualquer pessoa que abrir esse card semanas depois precisa entender o que aconteceu sem precisar perguntar para ninguém.
Antes de seguir, confirme que você sabe:
☐ A diferença entre comentário interno e e-mail pelo card: quando usar cada um
☐ Como mencionar alguém com @ e o que precisa estar ativo para a notificação chegar
☐ Onde acessar o histórico de atividades dentro do card
☐ Quais eventos o Pipefy registra automaticamente no card
