Como importar dados para o Database do Pipefy

Quando o Pipefy já está estruturado e os pipes estão rodando, aparece uma necessidade que não existia no começo: os processos precisam de dados que não pertencem a nenhum card específico. O cadastro de fornecedores que o pipe de compras consulta. A lista de produtos que o pipe de faturamento referencia. A base de funcionários que o pipe de TI usa para abrir chamados. Esses dados precisam de um lugar próprio, e esse lugar é o database.

Importar uma planilha para um database é o atalho para popular essa base sem criar registro por registro. Mas antes de abrir o Importer App, vale entender o que diferencia um database de um pipe, como preparar o arquivo para evitar erros de mapeamento e o que fazer quando os dados precisam ser atualizados sem criar duplicatas.

📖  O que você vai entender aqui:

Database vs. pipe: qual é a diferença e quando usar

Database não é tabela de apoio. É a fonte única de verdade dos seus dados mestres dentro do Pipefy. Um cadastro de fornecedores importado para um database pode alimentar o pipe de compras, o pipe de contas a pagar e o pipe de auditoria ao mesmo tempo, com os mesmos dados, sem duplicação.

Preparando o arquivo para importação

O Importer App do Pipefy aceita arquivos no formato .xlsx (Excel). Antes de iniciar a importação, a planilha precisa estar estruturada de forma compatível com os campos do database de destino.

Três cuidados na preparação evitam a maioria dos erros de importação:

• Uma linha por registro. Cada linha da planilha corresponde a um registro no database. Se um fornecedor tem múltiplos contatos, cada contato precisa ter sua própria linha, não colunas extras na mesma linha.
• Cabeçalhos na primeira linha. Os nomes das colunas na primeira linha são os que aparecem no mapeamento dentro do Importer App. Nomes claros facilitam o mapeamento correto. Evite colunas com nomes genéricos como "Campo 1" ou "Info".
• Campos de seleção com valores exatos. Se o database tem um campo do tipo seleção (dropdown), os valores na planilha precisam corresponder exatamente às opções configuradas no campo. Uma diferença de maiúscula ou espaço extra cria um registro com o campo em branco.

Mapeando colunas do arquivo para campos do database

O mapeamento é a etapa em que você indica ao Pipefy qual coluna da planilha corresponde a qual campo do database. Um mapeamento incorreto cria registros com dados nos campos errados ou campos obrigatórios em branco.

O Importer App exibe as colunas da planilha lado a lado com os campos disponíveis no database. Para cada coluna, você seleciona o campo de destino. Campos obrigatórios no database precisam ter uma coluna mapeada para que a importação seja concluída com sucesso.

Três situações de mapeamento merecem atenção:

• Campos de data. O formato da data na planilha precisa ser reconhecível pelo Pipefy. O formato recomendado é DD/MM/AAAA. Datas em texto livre ou formatos regionais diferentes podem não ser reconhecidas corretamente.
• Campos de conexão. Se o database tem um campo que conecta a outro database, o valor na planilha precisa corresponder ao título do registro no database conectado. O Importer App faz a correspondência pelo nome, não pelo ID interno.
• Campos não mapeados. Colunas da planilha que não têm campo correspondente no database são ignoradas. Nenhum dado é perdido na planilha, mas esses valores não entram no Pipefy. Verifique se todos os campos relevantes estão mapeados antes de confirmar a importação.

Atualizando registros sem duplicar

A importação via Importer App cria registros novos a cada execução. O app não detecta automaticamente se um registro já existe no database e não faz atualização dos dados existentes. Importar o mesmo arquivo duas vezes resulta em registros duplicados.

Há três formas de atualizar registros existentes sem duplicar:

• Automações nativas. Para atualizações contínuas disparadas por eventos no pipe, configure uma automação que atualiza campos específicos de um registro do database quando um card muda de fase ou tem um campo preenchido. Essa é a forma mais indicada para manter dados sincronizados entre pipe e database sem intervenção manual.
• API do Pipefy. Para atualizações em massa de registros existentes a partir de um sistema externo, a API permite identificar o registro pelo ID interno e atualizar campos específicos. Requer conhecimento técnico.
• Exclusão e reimportação. Para bases de dados pequenas com atualizações pouco frequentes, excluir os registros desatualizados manualmente e reimportar o arquivo atualizado é uma alternativa viável. Não é recomendado para databases com alto volume de registros ou conexões ativas com outros pipes.

Usando o database em campos de outros pipes

Importar os dados para o database é a primeira metade do trabalho. A segunda é conectar esse database aos pipes que precisam consumi-lo.

A conexão é feita por um campo de conexão no formulário ou nas fases do pipe. Quando um campo de conexão aponta para um database, quem preenche o card pode buscar e selecionar um registro diretamente, sem precisar digitar os dados novamente.

No exemplo do processo de compras: em vez de o solicitante digitar o nome, CNPJ e contato do fornecedor em campos de texto livre, ele seleciona o fornecedor no campo de conexão e todos os dados do registro do database aparecem automaticamente no card. A informação vem de uma fonte única e padronizada.

Três vantagens operacionais diretas dessa estrutura:

• Sem duplicação de dados. O mesmo registro de fornecedor alimenta o pipe de compras, o pipe de contas a pagar e o pipe de auditoria sem que os dados precisem ser inseridos três vezes.
• Rastreabilidade. No registro do database, é possível ver em quais cards e pipes ele está sendo utilizado, criando um histórico de uso sem configuração adicional.
• Atualização centralizada. Alterar um dado no registro do database atualiza a referência em todos os cards conectados. Não é necessário editar cada card individualmente.

Para referência, os três métodos de importação disponíveis e quando usar cada um:

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐  Database armazena dados mestres reutilizáveis. Pipe armazena instâncias de processo com começo, meio e fim

☐  O Importer App aceita apenas arquivos .xlsx e cria registros novos a cada importação

☐  O mapeamento de colunas precisa cobrir todos os campos obrigatórios do database para que a importação seja concluída

☐  Atualização de registros existentes é feita via automações nativas ou API, não pelo Importer App

☐  O campo de conexão é o que permite que os registros do database circulem nos formulários e fases dos pipes