👤 Para todos os usuários
🔐 Disponível para todos os planos com AI Credits
🎯 Para quem quer ativar o primeiro AI Agent ou expandir para novos processos
O maior obstáculo para ativar um AI Agent não é técnico. É a dificuldade de imaginar onde a IA encaixa no processo que você já tem. A pergunta "o que eu automatizo com IA?" paralisa mais do que qualquer configuração.
Para cada caso abaixo, você vai encontrar o problema que ele resolve, a lógica de configuração no Pipefy e o resultado esperado. Identifique qual se parece com um processo que você já opera e use como ponto de partida.
Como escolher por onde começar:
- Volume e repetição: qual decisão é tomada mais vezes por semana no seu processo?
- Regra definível: o critério de decisão pode ser escrito em texto? Se sim, pode virar instrução.
- Campo de saída claro: existe um campo no card onde o resultado da análise deve ser registrado?
- Se as três respostas forem sim, você tem um caso de uso para ativar hoje.
📖 O que você vai aprender aqui:
Construir e validar dados
O agente lê campos ou documentos do card e preenche automaticamente campos com dados extraídos ou com julgamentos baseados em critérios que você define.
Caso 1: Triagem e categorização de chamados
Cada chamado que chega no service desk exige que alguém leia a descrição, decida o nível de urgência e direcione para a fila certa. Em volume alto, isso consome tempo de analistas sêniores em trabalho operacional.
O agente lê a descrição do chamado assim que o card é criado e preenche os campos de urgência, categoria e fila de atendimento com base nos critérios que você define na instrução.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando um card for criado no pipe.
Campos de entrada: @Descrição do problema, @Canal de entrada.
Instrução (resumo): "Leia @Descrição do problema. Classifique @Urgência como Alta se houver perda de acesso, falha em produção ou impacto em mais de 5 usuários. Classifique como Média para lentidão ou limitação parcial. Classifique como Baixa nos demais casos. Preencha @Categoria com o tipo do problema (Acesso, Hardware, Software, Rede, Outro). Não mova o card."
Campos de saída: @Urgência, @Categoria.
Inclua exemplos na instrução: "Exemplos de Alta: usuário não consegue logar no sistema ERP, servidor fora do ar. Exemplos de Baixa: dúvida sobre funcionalidade, solicitação de novo software." Exemplos concretos aumentam a precisão da classificação.
Caso 2: Análise de currículo contra descrição de vaga
Em recrutamento com alto volume, triagem de currículo é o gargalo. Cada CV exige leitura, comparação com os requisitos e uma decisão binária. O trabalho é repetitivo e segue sempre a mesma lógica.
O agente lê o PDF do currículo anexado ao card e compara com os requisitos da vaga armazenados na base de conhecimento. Preenche o resultado e o motivo sem que o recrutador precise abrir o arquivo.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando um card entrar na fase "Triagem".
Campos de entrada: @Currículo (campo de anexo PDF).
Base de conhecimento: documento PDF com a descrição da vaga e os requisitos obrigatórios e desejáveis.
Instrução (resumo): "Leia o arquivo em @Currículo. Compare com os requisitos da vaga na sua base de conhecimento. Se o perfil atender 70% ou mais dos requisitos obrigatórios, preencha @Resultado triagem com Aprovado. Se não atender, preencha com Reprovado e @Motivo com uma frase objetiva explicando o que faltou. Se o currículo não puder ser lido, preencha com Inconclusivo."
Campos de saída: @Resultado triagem, @Motivo.
Atualize o documento de descrição de vaga na base de conhecimento do agente toda vez que os requisitos mudarem. O agente usa o que está no documento, não o que mudou na sua cabeça.
Caso 3: Validação de comprovante de reembolso
Em processos de reembolso, um analista abre cada comprovante, confere valor e data, e decide se aprova ou rejeita. Com volume alto, isso consome horas por semana em verificações que seguem exatamente as mesmas regras.
O agente extrai os dados do comprovante. Uma automação complementar faz a comparação com os valores declarados. A separação entre extração e comparação produz resultados mais confiáveis.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando o campo @Comprovante de pagamento for atualizado.
Campos de entrada: @Comprovante de pagamento (campo de anexo).
Instrução (resumo): "Leia o arquivo em @Comprovante de pagamento. Extraia o valor total e preencha @Valor extraído. Extraia a data da transação e preencha @Data do comprovante. Se o arquivo não puder ser lido, preencha @Status extração com Inconclusivo. Não compare valores. Não mova o card."
Campos de saída: @Valor extraído, @Data do comprovante, @Status extração.
Automação complementar: se @Valor extraído for diferente de @Valor solicitado (tolerância R$ 0,10), mover para fase "Revisão" e notificar o analista.
Não peça ao agente para extrair e comparar na mesma instrução. Comparações numéricas pelo agente têm precisão variável. Extração + automação com fórmula é mais confiável e mais fácil de auditar.
Caso 4: Extração de dados de nota fiscal
Lançamento manual de notas fiscais em processos de contas a pagar gera retrabalho e erro de digitação. Os dados estão no documento. Alguém precisa copiar para o sistema.
O agente lê a nota fiscal em PDF e preenche os campos do card automaticamente. O analista só intervém quando há inconsistência.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando um card entrar na fase "Lançamento".
Campos de entrada: @Nota fiscal (campo de anexo PDF).
Instrução (resumo): "Leia o arquivo em @Nota fiscal. Extraia o CNPJ do emitente e preencha @CNPJ fornecedor. Extraia a descrição do serviço e preencha @Descrição. Extraia o valor total e preencha @Valor NF. Extraia a data de emissão e preencha @Data NF. Se algum campo não puder ser extraído, preencha com Não identificado."
Campos de saída: @CNPJ fornecedor, @Descrição, @Valor NF, @Data NF.
Habilidade recomendada: acesso ao database de fornecedores aprovados para cruzar o CNPJ extraído.
Automatizar comunicações
O agente lê o contexto do card e gera comunicações personalizadas, eliminando a necessidade de redigir mensagens repetitivas.
Caso 5: Resposta automática a solicitações por e-mail
Quando solicitações chegam por e-mail, o primeiro passo é sempre o mesmo: ler, entender o tipo de pedido e redigir uma resposta de acuse ou esclarecimento. É o trabalho mais repetitivo do atendimento.
O agente lê o e-mail recebido no card, identifica o tipo de solicitação e gera um rascunho de resposta contextualizada. O analista revisa e aprova antes do envio.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando um card for criado (formulário recebe e-mail ou integração cria card).
Campos de entrada: @E-mail recebido (campo de texto longo ou anexo).
Instrução (resumo): "Leia o conteúdo em @E-mail recebido. Identifique o tipo de solicitação e preencha @Tipo de solicitação. Redija uma resposta de primeiro contato em tom formal, confirmando o recebimento e informando o prazo de retorno de 2 dias úteis. Preencha @Rascunho de resposta com o texto gerado. Não envie o e-mail."
Campos de saída: @Tipo de solicitação, @Rascunho de resposta.
Automação complementar: quando @Aprovado para envio for marcado como Sim, enviar e-mail com o conteúdo de @Rascunho de resposta.
Mantenha o humano no loop no primeiro mês. Depois que o padrão de respostas estiver validado, você pode remover a etapa de aprovação para tipos de solicitação de baixo risco.
Caso 6: Cobrança personalizada por contexto de inadimplência
Cobranças enviadas no tom errado ou sem contexto têm baixa efetividade. Um primeiro aviso tem tom diferente de uma terceira tentativa. Redigir manualmente cada mensagem no tom certo consome tempo e depende da disponibilidade do analista.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando um card entrar na fase "Cobrança".
Campos de entrada: @Nome do cliente, @Valor em aberto, @Data de vencimento, @Número de contatos anteriores.
Instrução (resumo): "Leia os campos do card. Se @Número de contatos anteriores for 0, redija um primeiro aviso cordial informando o valor e a data de vencimento. Se for 1, redija um segundo aviso com tom mais direto e solicitação de confirmação de pagamento. Se for 2 ou mais, redija um aviso de escalonamento informando que o caso será encaminhado para o jurídico. Preencha @Texto de cobrança com o resultado."
Campos de saída: @Texto de cobrança.
Operar com mais visibilidade
O agente enriquece o card com contexto que facilita a decisão humana ou aciona automaticamente o próximo passo no processo.
Caso 7: Classificação de risco em aprovações
Em processos de aprovação com múltiplos critérios de risco (valor, fornecedor, prazo, histórico), o aprovador precisa ler todos os campos antes de decidir. Com volume alto, isso se torna um gargalo.
O agente lê os campos do card, aplica os critérios de risco e preenche um campo de nível de risco com justificativa. O aprovador chega ao card com o contexto já consolidado.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando um card entrar na fase "Aprovação".
Campos de entrada: @Valor solicitado, @Fornecedor, @Prazo de entrega, @Histórico de ocorrências.
Instrução (resumo): "Analise os campos do card. Classifique @Nível de risco como Alto se o valor superar R$ 50.000, o fornecedor não estiver cadastrado ou o prazo for inferior a 5 dias úteis. Classifique como Médio se dois desses critérios estiverem presentes. Classifique como Baixo nos demais casos. Preencha @Justificativa de risco com uma frase explicando o principal fator de risco identificado."
Campos de saída: @Nível de risco, @Justificativa de risco.
Automação complementar: se @Nível de risco for Alto, notificar o gestor e mover para fase "Aprovação gerencial".
Caso 8: Escalonamento de SLA com contexto
Alertas de SLA sem contexto geram ruído. O gestor recebe a notificação, abre o card e ainda precisa entender o que está acontecendo antes de agir. O escalonamento útil chega com o diagnóstico pronto.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: 1 dia antes do vencimento do campo @Data de vencimento.
Campos de entrada: @Fase atual, @Responsável, @Histórico de atividades, @Tipo de solicitação.
Instrução (resumo): "Analise o estado atual do card. Identifique qual é a fase atual, quem é o responsável e se houve atividade nas últimas 24 horas. Preencha @Diagnóstico de SLA com um resumo: fase atual, responsável, última atividade registrada e principal risco para o não cumprimento do prazo."
Campos de saída: @Diagnóstico de SLA.
Automação complementar: enviar notificação ao gestor com o conteúdo de @Diagnóstico de SLA.
Medir e sumarizar
O agente consolida informações distribuídas em campos ou documentos e produz resumos estruturados, eliminando leitura e síntese manual.
Caso 9: Sumarização de histórico de atendimento
Em atendimento ao cliente, qualquer membro do time pode precisar assumir um caso em andamento. Ler todo o histórico de interações antes de responder consome tempo e aumenta o risco de inconsistência.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando o campo @Responsável pelo atendimento for atualizado (troca de responsável).
Campos de entrada: @Histórico de interações, @Tipo de solicitação, @Status atual.
Instrução (resumo): "Leia o histórico em @Histórico de interações. Gere um resumo com três partes: (1) situação atual em uma frase, (2) principais pontos levantados pelo cliente nos últimos contatos, (3) próximo passo recomendado com base no status atual. Preencha @Resumo do caso com o resultado."
Campos de saída: @Resumo do caso.
Caso 10: Atualização automática de database a partir de cards
Quando um processo é concluído, os dados do card precisam ser registrados em um database centralizado para consulta futura. Fazer isso manualmente gera atraso e inconsistência no repositório.
Configuração no Pipefy:
Gatilho: quando um card entrar na fase "Concluído".
Campos de entrada: campos-chave do card que devem ser registrados no database.
Instrução (resumo): "Ao concluir este card, crie um registro no database @Histórico de atendimentos com os seguintes campos: @Cliente, @Tipo de solicitação, @Data de abertura, @Data de conclusão, @Responsável, @Resultado final. Preencha @Registro criado com Sim após criar o registro."
Campos de saída: registro criado no database + @Registro criado (campo de controle no card).
O agente pode criar até 80 campos ao criar um registro. Use o campo @Registro criado como controle para evitar duplicatas caso a automação seja acionada mais de uma vez no mesmo card.
Por onde começar
Você não precisa implementar os 10. Precisa implementar um, deixá-lo estável e expandir a partir daí.
• Escolha o caso com maior volume e regra mais clara no seu processo.
• Mapeie os campos de entrada e saída antes de escrever a instrução.
• Teste com 5 cards reais antes de ativar em volume. Cada teste consome entre 2 e 3 créditos de IA.
• Monitore os resultados na aba Atividades do card e nos Logs de automação nas primeiras semanas.
• Refine a instrução com base nos erros. Instruções melhoram com iteração.
Custo de teste:
Cada execução do agente consome 2 créditos de IA.
Execuções com leitura de documento (PDF ou imagem) consomem 3 créditos.
Testar um caso com 5 cards custa entre 10 e 15 créditos.
Cada plano inclui 1.000 créditos de uso único. O custo de teste é baixo.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Os três critérios para identificar um bom caso de uso de AI Agent
☐ A estrutura de configuração de cada caso: gatilho, campos de entrada, instrução, campos de saída
☐ Por que separar extração (agente) de comparação numérica (automação com fórmula)
☐ Como o campo de controle evita duplicatas no database
☐ Como testar antes de ativar em volume
