Métricas que todo processo deve acompanhar

"Quais métricas eu deveria estar olhando para saber se meu processo está funcionando?" Essa é uma das perguntas mais frequentes de times que já têm um pipe rodando e querem ir além do acompanhamento visual do kanban. A resposta não exige um dashboard complexo: exige quatro perguntas certas respondidas de forma consistente.

Ao terminar este artigo, você vai saber quais são as 4 métricas que qualquer processo operacional precisa acompanhar, o que cada uma revela sobre o dia a dia da sua operação e como configurar um Painel no Pipefy que responda a essas perguntas de forma consistente.

📖  O que você vai entender aqui:

As 4 métricas fundamentais

Não existe dashboard perfeito. Existe dashboard útil: aquele que responde às perguntas que realmente orientam decisões. Para processos operacionais gerenciados no Pipefy, quatro métricas cobrem o essencial:

Essas quatro métricas se complementam. Volume sem lead time não diz se a equipe está sobrecarregada ou confortável. Taxa de conclusão sem cards em atraso não revela onde o gargalo está se formando. A força do framework está na combinação, não em cada número isolado.

Volume: cards por período

Volume é a métrica de entrada do processo. Ela responde à pergunta mais básica de qualquer operação: quanto trabalho chegou?

Monitorar volume por período permite identificar sazonalidade, picos de demanda e tendências de crescimento. Um processo de compras que recebe 40 solicitações por semana em março e 120 em outubro tem um padrão que precisa de resposta operacional antes do pico, não durante.

No Pipefy, o volume de cards pode ser visualizado nos Relatórios do pipe com filtro por data de criação e período personalizado. Nos Painéis, configure um gráfico com métrica "Contagem de cards", dimensão "Fase atual" e o intervalo de tempo desejado para acompanhamento visual recorrente.

Lead time

Lead time é o tempo que um card permanece no pipe, do início à conclusão. É a métrica que responde: quanto tempo o processo leva, de ponta a ponta?

Essa é a métrica mais diretamente ligada à experiência de quem solicita algo ao time. Em um processo de onboarding de fornecedores, o fornecedor não enxerga fases internas. Ele enxerga o tempo total entre o envio da documentação e a aprovação. Esse tempo é o lead time.

Acompanhar o lead time ao longo de semanas ou meses revela se o processo está ficando mais eficiente ou mais lento. Uma média de 4 dias que sobe para 9 dias em duas semanas é um sinal de alerta, mesmo que o volume permaneça estável.

No Pipefy, lead time é uma métrica nativa dos Painéis. Para visualizá-lo, crie um gráfico com métrica "Lead time", escolha a dimensão que faz mais sentido para o seu processo (fase atual, responsável ou etiqueta) e defina o período de análise. O formato de linha ou barra por período é o mais indicado para acompanhar a evolução ao longo do tempo.

Taxa de conclusão

Taxa de conclusão mede a proporção de cards que chegam à fase final do processo em relação ao total criado em um período. Ela responde: o trabalho está sendo terminado?

Essa métrica é particularmente reveladora em processos com alto volume de entradas. Um processo de recrutamento que recebe 200 candidaturas por mês e conclui 180 tem uma taxa de conclusão de 90%. Se esse número cai para 60% sem que o volume de entrada tenha mudado, alguma coisa mudou no meio do processo.

Taxa de conclusão baixa pode significar acúmulo de cards parados, abandono de solicitações incompletas ou gargalo em uma fase específica. Cada uma dessas causas exige uma resposta diferente.

Nos Painéis do Pipefy, configure um gráfico com métrica "Contagem de cards", dimensão "Fase atual" e adicione um filtro para exibir apenas os cards na fase de saída do processo. Comparando esse número com o volume total do mesmo período, você obtém a taxa de conclusão.

Cards em atraso

Cards em atraso são aqueles que ultrapassaram o prazo configurado no pipe. Essa métrica responde: onde o processo está falhando com os prazos?

Diferente do lead time, que mede o processo como um todo, cards em atraso revelam problemas pontuais e ativos. Um card em atraso é um sinal de que algo precisa de atenção agora, não na próxima reunião de revisão.

O Pipefy permite configurar alertas de prazo por fase (SLA de fase) e por card (data de vencimento). Com essa configuração, os Relatórios do pipe incluem colunas de "Vencido" e "Expirado em", que mostram diretamente quais cards estão com alertas ativos.

Como montar um Painel com as 4 métricas

O Painel do Pipefy é a ferramenta nativa de BI da plataforma. Cada gráfico é construído combinando uma métrica (dado numérico), uma dimensão (dado qualitativo como fase ou responsável) e um período de análise. Essa estrutura cobre as 4 métricas do framework com configurações diretas.

Gráfico 1: Volume de cards por período. Métrica: Contagem de cards. Dimensão: Fase atual. Período: últimos 30 dias (ou o intervalo que faz sentido para o seu processo). Formato: barra ou linha para enxergar tendências de entrada.

Gráfico 2: Lead time. Métrica: Lead time. Dimensão: Fase atual ou Responsável. Período: últimos 30 dias. Formato: barra ou número para acompanhar a média.

Gráfico 3: Taxa de conclusão. Métrica: Contagem de cards. Dimensão: Fase atual. Filtro: fase atual igual à fase de saída do processo. Formato: número, com meta configurada para visualizar se o objetivo foi atingido.

Gráfico 4: Cards em atraso. Configure via Relatórios do pipe com a coluna "Vencido" ativa. Exige que alertas de prazo estejam configurados no pipe.

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐  Volume de cards mede a entrada do processo e revela sazonalidade e crescimento de demanda

☐  Lead time mede o processo de ponta a ponta e indica se a operação está acelerando ou desacelerando

☐  Taxa de conclusão mostra se o trabalho está sendo terminado ou acumulando ao longo do tempo

☐  Cards em atraso sinalizam problemas ativos de prazo e exigem que os alertas estejam configurados no pipe

☐  As 4 métricas se complementam: cada uma responde uma pergunta que as outras não respondem