Demanda atrás de demanda, processos intermináveis e que param no meio do caminho por falta de informações, prazos atrasados, clientes insatisfeitos, equipe sobrecarregada, líder estressado e pouco resolutivo, baixa performance do time. Esses são alguns dos mil problemas que a desorganização e falta de otimização de processo podem trazer.
Elencar todos eles é importante para entender por que a equipe decidiu usar o Pipefy. Esse momento é também fundamental para compreender e definir os critérios de sucesso ao implementar a nova ferramenta.
Aqui vão dicas de perguntas para se fazer, e colocar no papel, sobre o cenário atual de trabalho e o cenário ideal:
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Qual é a maior dor da equipe? O que está deixando o trabalho mais truncado? Por exemplo: as demandas são encaminhadas sem todas as informações necessárias, a ida e volta do trabalho estende o prazo de conclusão. Como o Pipefy vai nos ajudar? A criação de formulários com preenchimento obrigatório para qualquer demanda. Como fazer isso? Saiba aqui.
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O que é otimização? Se com o Pipefy a equipe deseja entregar as demandas antes do prazo e consegue fazer isso, então temos uma otimização de um processo. Ou seja, um caso de sucesso. Pense sempre no cenário atual e como seria o “mundo ideal”.
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Quais os indicadores? Antes do Pipefy, a equipe demorava quase duas semanas para concluir uma demanda. Agora, com a ferramenta, o processo todo leva em torno de cinco dias. Temos um salto de praticamente nove dias. Esse pode ser um indicador de sucesso. Como criar relatórios.
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Sucesso é personalizado: é preciso entender o que está dando errado para consertar. Por isso é fundamental elencar seus principais objetivos! É automatizar um processo de compras? É ter métricas concretas do rendimento do time? É centralizar a comunicação? É ter um processo mais visível? Você é quem deve definir o que deseja atingir.
Colhendo os frutos
Quando definimos todas essas etapas acima, é quando colocamos todas as cartas na mesa e conseguimos visualizar os acertos e erros e então, evoluir. Não somente porque otimizamos alguns processos, mas é oportunidade para descobrir outras falhas que nem imaginávamos ter.
E quando percebemos, estamos realizando muito mais com menos esforços e se dedicando à tarefas que antes pareciam ser impossíveis, por falta de energia ou de mãos, para realizá-las.
Esteja preparado
É possível que você não atinja sucesso na primeira automação que fizer. Uma maneira de fazer com que todos entendam o quão fundamental é a organização do trabalho, é também listar os riscos que a equipe corre ao não atingir o tão esperado sucesso. Por exemplo: falta de tempo, horas extras, insatisfação de clientes etc.
Lembre-se que o processo dentro da ferramenta pode ser perfeito, porém precisa de pessoas para rodar. Por isso, é tão essencial a persistência de todos da equipe. Além do mais, um processo nunca está 100% finalizado porque pontos de melhoria são contínuos na medida que a equipe vai utilizando a ferramenta.
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