👤 Para membros e administradores de pipe que precisam compartilhar informações de cards com pessoas externas
🔐 Disponível em todos os planos
🎯 Para quem já tem o Gerador de PDF configurado e quer saber como gerar, baixar e resolver problemas com o documento
Gerar um PDF de um card é um dos recursos mais usados para comunicação com pessoas de fora do processo: clientes, fornecedores, gestores que não têm acesso ao pipe. O fluxo é simples, mas a dúvida que aparece com mais frequência é sempre a mesma: o PDF foi gerado, mas onde está?
Este artigo responde essa pergunta e cobre o caminho completo, do template ao download, incluindo o que fazer quando o documento sai com dados incorretos ou não é gerado.
📖 O que você vai aprender aqui:
Como funciona o fluxo de geração manual de PDF?
O Gerador de PDF do Pipefy funciona dentro do card. O documento é gerado a partir das informações preenchidas nos campos daquele card, usando um template criado previamente.
Passo a passo para gerar um PDF manualmente:
- Abra o card do qual você quer gerar o PDF.
- Localize o botão do Gerador de PDF dentro do card.
- Selecione o template que você quer usar. Se houver mais de um template ativo no pipe, todos aparecerão para seleção.
- O Pipefy abre uma tela de preview com o documento preenchido. Confira se as informações estão corretas.
- Clique em Baixar. O arquivo PDF é salvo diretamente no seu computador.
Apenas administradores e membros do pipe podem gerar PDFs. Usuários com permissão de somente visualização, leitura ou preenchimento do formulário inicial não têm acesso a esse recurso.
Como baixar e compartilhar o PDF gerado?
O PDF gerado manualmente é baixado diretamente para o computador no momento em que você clica em Baixar na tela de preview. Não há uma etapa intermediária de armazenamento dentro do card: o arquivo vai direto para a pasta de downloads do seu navegador.
Para compartilhar o documento depois do download:
Por e-mail via card: use a aba Email dentro do card para enviar o PDF como anexo para o destinatário, mantendo o registro da comunicação vinculado à demanda.
Por e-mail externo: anexe o arquivo baixado no seu cliente de e-mail normalmente.
Por link ou drive: suba o arquivo para o repositório que o seu time usa e compartilhe o link.
Se você precisar gerar o mesmo PDF para vários cards, o processo manual precisa ser repetido card a card. Para volumes maiores, considere automatizar a geração.
Como a geração automática de PDF funciona?
Além da geração manual, o Pipefy permite configurar automações que disparam a geração de PDF quando um evento específico acontece no processo, como um card mudar de fase ou um campo ser preenchido.
A automação elimina a necessidade de o operador lembrar de gerar o documento: o PDF é produzido no momento certo, como parte do fluxo do processo.
A configuração da automação de PDF envolve a plataforma de integração do Pipefy e está coberta em detalhes no artigo #23 desta trilha. Se você ainda não configurou a automação e quer entender como estruturar esse fluxo, comece por lá.
Use a geração manual quando o PDF é eventual ou sob demanda. Use automação quando o documento faz parte do fluxo padrão do processo e precisa ser gerado toda vez que uma condição é atendida.
Como criar e personalizar o template de PDF?
O template define como o PDF vai aparecer: quais informações do card serão incluídas, como o documento é organizado visualmente e quais campos aparecem em cada parte.
Para criar um template:
- Abra o pipe e clique em Ferramentas.
- Selecione Gerador de PDF.
- Clique em Criar novo modelo.
- Monte o template usando texto fixo, imagens, tabelas e campos dinâmicos, que são os campos do card que serão preenchidos automaticamente no documento.
- Clique em Salvar quando o modelo estiver pronto.
Para ativar ou desativar um template, use o botão de liga/desliga na listagem de modelos. Apenas templates ativos aparecem para seleção no momento da geração.
Limitações dos campos dinâmicos: conexões entre cards, anexos, checklists e o ID do card não podem ser usados como campos dinâmicos no template. Todos os outros tipos de campo estão disponíveis.
O que fazer quando o PDF não é gerado ou sai com dados incorretos?
Dois problemas concentram a maior parte das dúvidas sobre o Gerador de PDF. Veja como identificar e resolver cada um.
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O PDF não é gerado ou o botão não aparece
Verifique sua permissão no pipe. O botão do Gerador de PDF só aparece para administradores e membros. Se você tem permissão de visualização ou preenchimento de formulário, não terá acesso ao recurso.
Verifique se há algum template ativo. Se nenhum template está ativo no pipe, o gerador não tem modelo para usar. Acesse Ferramentas > Gerador de PDF e confirme que pelo menos um template está habilitado.
Verifique se o recurso está disponível no seu plano. O Gerador de PDF é um recurso nativo do Pipefy, mas confirme com o administrador da conta se ele está habilitado para o seu contexto.
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O PDF é gerado mas os dados estão incorretos ou em branco
Os campos do card estão preenchidos? O template usa campos dinâmicos que puxam as informações diretamente do card. Se o campo no card está vazio, o campo correspondente no PDF também aparece em branco.
O campo usado no template é compatível? Conexões entre cards, anexos, checklists e ID do card não funcionam como campos dinâmicos. Se o template usa algum desses tipos, substitua por um campo compatível.
O template está usando o campo correto do pipe? Se o pipe passou por reestruturação e campos foram renomeados ou removidos, o template pode estar referenciando campos que não existem mais. Revise o mapeamento dentro do editor de template.
Antes de distribuir um PDF para um cliente ou fornecedor, sempre use a tela de preview para confirmar que os dados estão corretos. Evita o retrabalho de gerar e reenviar o documento.
Antes de seguir, confirme que você sabe:
☐ Como localizar o botão do Gerador de PDF dentro de um card
☐ O fluxo completo: selecionar template, revisar preview e baixar o arquivo
☐ Que o PDF gerado manualmente vai direto para o download do computador
☐ Como criar e ativar um template de PDF em Ferramentas > Gerador de PDF
☐ Quais tipos de campo não funcionam como campos dinâmicos no template
☐ O que verificar quando o PDF não aparece ou sai com dados incorretos
