👤 Para todos os usuários
🔐 Disponível para planos Business, Enterprise e Unlimited
🎯 Para quem precisa emitir documentos a partir de dados de processo
Toda vez que um contrato é aprovado, alguém abre um documento, copia o nome do fornecedor, o valor, o prazo, formata tudo e exporta em PDF. O processo aprovou. O documento ainda é manual. Esse passo existe em dezenas de processos: propostas comerciais, atas de reunião, relatórios de solicitação, termos de aceite, ordens de compra.
O Gerador de PDF do Pipefy elimina esse passo. Você configura um template uma vez, conecta os campos do card ao documento e define quando o PDF deve ser gerado. A partir daí, o documento sai automaticamente, anexado ao próprio card ou enviado por e-mail, sem intervenção manual.
📖 O que você vai aprender aqui:
O que é o Gerador de PDF e quando usar
O Gerador de PDF é um app nativo do Pipefy, ativado no nível do pipe. Ele permite criar templates de documentos com variáveis dinâmicas que são preenchidas com os dados do card no momento da geração.
Faz sentido usar quando o processo tem um output documental recorrente: sempre que um card chega a determinada fase, um documento precisa ser emitido com os dados daquele card. A recorrência é o critério. Se o documento é gerado uma vez por mês manualmente para fins de relatório, o custo de configuração pode não compensar. Se ele é gerado toda vez que uma solicitação é aprovada, o ganho é imediato.
Casos de uso mais comuns:
- Ordem de compra gerada quando o pedido é aprovado no financeiro
- Termo de aceite emitido quando o card entra na fase de conclusão
- Relatório de atendimento gerado ao fechar um chamado de TI
- Proposta comercial criada a partir dos dados preenchidos pelo time de vendas
Configurando o template de PDF
O template é criado dentro do próprio Pipefy, no editor do Gerador de PDF. Você escreve o documento como escreveria qualquer texto, com a diferença de que os campos variáveis são referenciados com a sintaxe do app, apontando para os campos do pipe.
A lógica é a mesma de qualquer template com variáveis: o que é fixo fica escrito diretamente no template. O que muda de card para card vira uma variável. Nome do solicitante, valor aprovado, data de criação, responsável, campos customizados: qualquer campo do pipe pode virar uma variável no documento.
O template precisa ser configurado após a estrutura de campos do pipe estar definida. Se você adicionar ou renomear campos depois, as variáveis já inseridas no template podem quebrar e precisar de atualização manual. Configure o template quando o pipe estiver estável.
O nível de formatação disponível no editor do Gerador de PDF é mais simples do que um editor de texto completo. Para documentos com layout muito específico, como contratos com formatação jurídica ou apresentações visuais, avalie se o template padrão atende antes de configurar.
Comece pelo documento mais simples que seu processo emite. Configure, teste com um card real e valide o resultado antes de montar templates mais complexos.
Variáveis dinâmicas: o que pode vir do card
Qualquer campo configurado no pipe pode ser referenciado como variável no template. Isso inclui campos de texto, números, datas, campos de seleção, e-mail, campos conectados e campos de responsável.
Campos de data permitem formatação no próprio template: você pode exibir a data no formato que o documento exige sem precisar de campo auxiliar. Campos de seleção exibem o rótulo da opção escolhida, não o valor interno.
Campos de anexo não são renderizados como imagem no PDF gerado. Se o documento precisa incluir uma foto ou imagem do card, isso requer configuração adicional e pode não ser suportado em todos os planos.
Campos obrigatórios no pipe não garantem que a variável estará preenchida no momento da geração. Se a automação dispara antes de todos os campos estarem completos, o PDF sai com variáveis em branco. Garanta que o gatilho da automação ocorra depois que os campos referenciados no template foram preenchidos.
Automatizando o disparo da geração
O PDF não é gerado em tempo real ao abrir o card. Ele é gerado quando uma automação dispara a ação correspondente. Você configura quando isso acontece: ao entrar em uma fase, ao ter um campo atualizado, ao receber uma ação manual de um membro do time.
Os dois padrões mais usados são:
-
Geração por fase
A automação dispara quando o card entra em uma fase específica. Ideal para processos onde a emissão do documento marca uma virada no fluxo: a aprovação, a conclusão, o envio para o cliente. O card chega à fase e o PDF é gerado automaticamente.
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Geração por ação manual
Um botão ou campo de seleção no card aciona a automação. O membro do time decide quando gerar o documento, mas não precisa sair do Pipefy para isso. Útil quando o mesmo card pode precisar gerar o documento mais de uma vez, como em revisões ou reemissões.
Se o processo exige que o documento seja gerado apenas uma vez por card, use geração por fase. Se reemissão é um cenário real, use ação manual e adicione um campo de histórico para registrar quantas versões foram geradas.
Como acessar e compartilhar o PDF gerado
O PDF gerado pelo Gerador de PDF é anexado diretamente ao card como arquivo. Qualquer membro com acesso ao card pode visualizá-lo na aba de anexos.
Para envio automático por e-mail, configure uma segunda ação na mesma automação: após gerar o PDF, enviar e-mail com o arquivo como anexo. O destinatário pode ser um campo de e-mail do próprio card (como o e-mail do solicitante ou do fornecedor) ou um endereço fixo definido na automação.
- PDF gerado e enviado para o solicitante: automação com duas ações em sequência — gerar documento e enviar e-mail com o PDF gerado.
- PDF gerado e mantido no card para consulta interna: apenas a ação de geração, sem envio automático.
- PDF gerado e notificação enviada ao responsável: automação com geração do documento e notificação interna para o membro atribuído ao card.
PDFs gerados ficam armazenados como anexos no card. Se o pipe tem política de arquivamento ou exclusão automática de cards, os documentos gerados são excluídos junto. Para documentos que precisam de retenção prolongada, avalie exportar ou integrar com um sistema de armazenamento externo.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ O que é o Gerador de PDF e em que nível ele é configurado
☐ Quando faz sentido usar geração automática de PDF
☐ Como variáveis dinâmicas conectam os campos do card ao template
☐ A diferença entre geração por fase e geração por ação manual
☐ Onde o PDF gerado fica armazenado e como compartilhá-lo
