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Data de vencimento/Lembretes

  • 9 March 2021
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Userlevel 1

Pessoal, tudo bem? 

Dúvida: estou criando um forms/card, onde contém várias datas. Antes que cada data expire, eu gostaria de ser lembrado (dai pode ser slack, email). Alguém tem uma ideia? 

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Best answer by ivan.novofoco 10 March 2021, 14:45

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Userlevel 7
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Oi @Eduardo Chiba 

Pensei em usar automações pra alterar a data de vencimento

A ideia é ter no startform todos os campos de “data e hora” indicando os prazos sucessivos e um campo de “Vencimento” que será alterado e indicará/notificará o responsável do card que ele venceu quando chegar a data indicada.

 

O gatilho da automação é “Quando um alerta é acionado”, tipo de alerta “Card Vencido

 

A ação é “Atualizar um campo”, que neste caso será o campo de vencimento usando o primeiro campo de “data e hora” que indicou.

O número de automações dependerá da quantidade de datas sucessivas que precisa indicar.

Exemplo:

Se tem 3 datas para controlar - 15/03, 20/03 e 25/03
Você precisar criar 2 campos de “data-hora” e mais um campo de vencimento.
Quando for preencher o startform ficará assim:

campo de vencimento: 15/03
campo de data e hora: 20/03
campo de data e hora: 25/03

Quando chegar 15/03 o Pipefy irá notificar o responsável do card que ele venceu e ativará o gatilho da automação.
Na automação nº1 você indicou que o “campo de vencimento” seja atualizado com os dados do campo de data e hora. 

Neste caso o campo de vencimento será alterado de 15/03 para 20/03.

Quando chegar 20/03 o card vencerá novamente e o ciclo se repetirá até findar as datas programadas.

 

*Pra ficar mais explicito a fase que o card está eu adicionaria uma automação para mudança de fase. Assim fica mais fácil de saber qual o status de cada card até ele ser finalizado.

 

Espero ter ajudado :grinning:
Qualquer dúvida sigo à disposição.

Userlevel 2

Olá @Eduardo Chiba 

Para o envio de e-mail para o responsável antes de vencer a data de entrega da atividade, é possível através de uma “gambiarra”, hehe

Nessa gambiarra você teria que ter uma fase para envio de e-mail e duas automações, sendo uma para que o card vá para determinada fase quando um cenário ocorrer - alerta recorrente - e outra para que quando um card entrar em uma determinada fase, envia-se um e-mail template - ao entrar em uma fase.

1ª parte:

Cria-se a fase de alerta em questão.

 

2ª parte:

Realiza-se a automação utilizando o alerta recorrente. Como seria isso? Supomos que uma hora antes, da data informada em seu card, você gostaria que fosse enviado um e-mail de alerta. Assim, você utiliza a automação de alerta recorrente para que 1 hora antes da data em questão, mova o card para uma determinada fase como, alerta de e-mail.

 

3ª parte:

Realiza-se a automação de quando um card entrar na fase alerta de e-mail, envia-se um e-mail template pré-configurado.

 

Caso você queira que o card retorne para determinada fase, deve utilizar uma outra automação para que o card vá ou retorne para a fase desejada.

 

Eu sempre indico para automações testes com o alerta recorrente, para um intervalo pequeno, como 1 hora, pois é mais fácil medir se realmente está funcionando como deseja. Caso sim, altera para o cenário que realmente deseja usar como por exemplo, 1 dia antes ou 7 dias antes.

 

Espero ter ajudado. Inclusive, se não estou enganada, na sessão de tira dúvidas do dia 11/03, foi comentado algo sobre essa solução. :smile:

Userlevel 7
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@Eduardo Chiba Se você quiser entender um pouco mais, pode confirmar a gravação da sessão tira dúvidas que apresenta essa solução. 

 

Basta entrar no link: 

 
Abraços!

Userlevel 7
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@Marina Wilmers curti a dica das fases.

Os testes com intervalos menores são ótimos.
 

Userlevel 6
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@Marina Wilmers curti a dica das fases.

Os testes com intervalos menores são ótimos.
 

Em um evento específico, utilizamos o processo que a @Marina Wilmers indicou, com as fases intermediárias, automação de recorrência e envio de email templates e funcionou super bem. @ivan.novofoco é bem legal essa funcionalidade. Você consegue controlar um pouco melhor, como você disse em pequenos intervalos. 

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