Entenda o que é um processo, sem complicações.
Não sabe ao certo como começar a organizar seu gerenciamento de processos? Não se preocupe! Preparamos um guia exclusivo para reunir as melhores práticas para ajudar a mapear seu fluxo de trabalho e criar o essencial para que você possa atingir seus objetivos e fornecer um ótimo produto ou serviço aos seus clientes.
Partindo do básico, o que é um processo?
Se procurarmos conceitos e definições, encontraremos muitos. Mas sem complicar, um processo é "uma série de ações que produzem algo ou que levam a um resultado específico". Assim, em um Processo de Compras, por exemplo, o resultado é um pedido finalizado, em um Pipeline de Vendas, é uma venda realizada ou perdida e, no Processo de Recrutamento, pode ser um novo funcionário contratado.
É essencial ter em mente sua estrutura básica: input (ou solicitação), processo e output (ou entrega final). Para exemplificar, vamos pensar em uma pizzaria.
O input é seu pedido - uma Margherita, por favor. Nesse caso, o processo são as etapas de sua preparação da pizza: recebimento do pedido, preparação dos ingredientes, assar a pizza e finalmente o output (a entrega da pizza).
Confira este artigo se você quiser saber mais sobre as diferenças entre Processo e Projetos.
Definir as fases ou estágios de um processo nem sempre é simples. Por isso, é extremamente importante mapear seu processo com suas particularidades e, em breve, você verá seus benefícios. Existem algumas ferramentas que podem ajudá-lo durante o estágio de mapeamento, e você pode ler sobre elas com mais detalhes aqui.
Com base em nossa experiência no Pipefy e com nossos clientes, resumimos as seis principais etapas do mapeamento de processos de negócios:
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Coleta de informações: de dados a entrevistas, identifique o que e como as pessoas fazem o que fazem no dia-a-dia.
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Estabeleça limites: tenha visibilidade do que aciona o início do seu processo e qual é o resultado esperado.
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Identifique fornecedores e clientes: descubra quem é impactado pelo seu fluxo de trabalho.
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Liste e ordene as ações: tendo definido os inputs e outputs, e também as partes interessadas, é hora de listar as atividades e tarefas que fazem parte do processo. Como no exemplo da pizzaria: recebimento do pedido, preparação dos ingredientes, assar e entregar a pizza.
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Regras de negócio: regras de negócios são condições e cenários já conhecidos que tornam a tomada de decisões e próximas etapas mais simples e rápidas. Por exemplo, em um processo de Integração de Clientes, a segmentação ajuda a decidir quem gerenciará a nova conta com base nos critérios previamente acordados.
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Revise e otimize: acompanhamento constante para garantir que as etapas do processo sejam seguidas é essencial para identificar gargalos (confira aqui como fazê-lo!) e aplicar melhorias sempre que possível. As métricas ajudarão a tornar a revisão do processo mais precisa.
Obviamente, depois de mapear seu fluxo de trabalho, você poderá implementá-lo no Pipefy se ainda não o fez; ou, ainda, trabalhar nas melhorias necessárias encontradas durante esta pesquisa. O Pipefy também possui templates de processos que podem ser personalizados para atender às necessidades do seu fluxo de gestão de demandas para que você seja ainda mais ágil!
Comece agora a automatizar, integrar e mensurar seus processos com o Pipefy!
