Pipefy é a ferramenta para aprimorar o gerenciamento de processos dentro da sua empresa ou departamento. Se você estiver lendo este documento, provavelmente será o "responsável pela mudança" em seu ambiente. Este guia foi feito especialmente para te empoderar a fazer o melhor uso do Pipefy para suas necessidades.
Após termos implementado o Pipefy em mais de 900 empresas, reunimos 5 etapas iniciais fundamentais para ter um uso bem-sucedido da ferramenta para atingir seus objetivos.
-
🗺️ Planejamento
-
📖🔨 Mão na massa
-
🔎 Validação do seu processo
-
✏️ Treinamento de time
-
🚀 Lançamento
-
🗺️ Planejamento
É comprovado que o planejamento é uma etapa crucial em um projeto de Implementação. Ele pode ser mais curto ou longo, simples ou complexo, dependendo da maturidade do seu processo - há quanto tempo ele está sendo executado; se você já possui dados e métricas para fazer análises, se as fases estão bem definidas e outros fatores. Você pode verificar a Avaliação de Processo Organizacional do Pipefy para obter mais informações.
Comece a planejar fazendo a si mesmo estas perguntas:
-
Qual é o meu processo?
Quais são os dados para iniciar o processo?
Qual a entrega final esperada?
Qual é a informação essencial para o meu processo?
Quais são os gargalos atuais?
-
Qual é o meu objetivo principal?
Reduzir o tempo de entrega;
Centralizar informações;
Medir e melhorar a eficiência do processo.
-
Quais são meus KPIs (do Inglês "Key Performance Indicator" ou Indicadores de Desempenho) ideais?
Tempo total do processo;
Número de pedidos finalizados;
Solicitações gerenciadas de acordo com o SLA (do Inglês "Service Level Agreement" ou Acordo de Nível de Serviço).
-
Quais são meus prazos?
Quando preciso ter o processo funcionando pelo Pipefy?
Quando tenho que agendar uma sessão de treinamento de equipe?
Quanto tempo tenho disponível para trabalhar na modelagem do meu processo?
-
Quem mais está envolvido nesse processo?
Existe alguém que deve aprovar determinadas demandas?
Quem mais estará usando o Pipefy regularmente?
Existem outras pessoas que não serão usuários do Pipefy, mas fornecem inputs ao processo ou recebem os outputs?
Preciso integrar o Pipefy com outro software?
Estas respostas ajudarão você a planejar a implementação do Pipefy com mais visibilidade e na direção certa.
2. 📖🔨 Mão na massa
Agora está claro para onde ir e o que você deseja alcançar. É hora de se aprofundar nas possibilidades que você tem com o Pipefy.
Existem algumas dicas baseadas no que já trabalhamos com os clientes:
-
Mãos na massa! Brincar e conhecer o software é a maneira mais eficiente de aprender;
-
Participe do nosso programa de Certificação em Gerenciamento de Processos online e se torne um especialista em Pipefy;
-
Verifique nossa Template Store e encontre modelos de processos totalmente personalizáveis e de diversos departamentos, como Marketing, Financeiro, Serviço ao Cliente e Rucorsos Humanos, por exemplo;
-
Enquanto estiver trabalhando com a ferramenta, você sempre pode verificar a Barra Lateral clicando no ícone "ajuda" no canto inferior esquerdo da tela. Você encontrará conteúdo contextualizado para a página específica e o recurso em em que está trabalhando;
-
Você também pode visitar nossa Central de Ajuda para verificar as perguntas, vídeos e artigos mais frequentes;
-
Assista aos nossos Webinars ao vivo e sob demanda, produzidos por nossos especialistas em gerenciamento de processos;
-
E por último, mas não menos importante, torne-se parte de nossa Comunidade para compartilhar, aprender e se inspirar.
3. 🔎 Valide seu processo
Validar seu processo significa testá-lo antes de iniciar a execução para garantir que tudo está no lugar. Pense em seu objetivo inicial e comece a criar solicitações de teste, passando por cada fase e etapa do processo.
-
Preencha o formulário de início e crie uma nova solicitação. A informação está clara? Existem campos que precisam ter uma descrição ou texto de ajuda?
-
Valide se você pode mover os cards para as fases corretas (movendo-os para frente ou para trás, de acordo com as possibilidades do seu fluxo). Mova o cartão das próximas fases, preenchendo todas as informações necessárias, como faria ao gerenciar uma solicitação, garantindo que os campos e informações necessários estejam definidos.
-
Se você utilizou recursos avançados, como Automações, Conexões e Email Template, realize testes também.
-
Se outros membros da sua equipe usarem o Pipefy, peça para que sigam o mesmo processo e, assim, fornecer feedbacks e fazer ajustes, se necessário. O Pipefy também permite que as ações dos membros sejam diferenciadas de acordo com suas permissões - leia este artigo para saber mais.
-
Você também pode configurar os Relatórios para garantir que possui todas as informações necessárias para acompanhar métricas e medir seu sucesso!
Pro tip: crie essas solicitações "teste" com base em informações reais já recebidas e gerenciadas. Dessa forma, o processo de validação se aproxima da realidade e é mais fácil de identificar possíveis falhas.
4. ✏️ Treine sua equipe
Não importa se sua equipe tem dez ou cem pessoas, é essencial que todos se sintam à vontade usando a nova solução e também entendam os principais benefícios do Pipefy. As pessoas geralmente são resistentes a mudanças quando estão acostumadas a trabalhar de uma certa maneira, por exemplo, com outro software, planilha ou folha de papel. Como seu time é fundamental para o acontecimento do processo, é necessário que entendam como usá-lo e como sua rotina de trabalho será beneficiada!
Confira aqui as melhores práticas de como envolver sua equipe com o Pipefy. Você encontrará as etapas para o treinamento bem-sucedido da equipe e também um material editável que você pode usar para apresentar como gerenciar seu processo no Pipefy. Para melhorar ainda mais o gerenciamento do seu fluxo de trabalho, conheça nossas dicas e compartilhe-as com sua equipe!
5. 🚀Lançamento!
Chegou a hora!
Depois de treinar sua equipe, chegou o momento do começo do trabalho com o Pipefy. Esta é uma parte muito importante, por isso requer atenção e acompanhamento do procedimento da equipe. A partir de agora, você poderá acompanhar o progresso do processo e as métricas da sua equipe usando os Relatórios (veja aqui como definir seus Relatórios).
Você terá total visibilidade das fases e atividades, bem como dos SLAs (do inglês “Service Level Agreements” ou Acordo de Nível de Serviço) e datas de vencimento selecionados para suas solicitações, para não perder nenhum prazo.
Tenha em mente que ainda não acabou! Medir e melhorar seu processo sempre será necessário para mantê-lo otimizado e atender às necessidades de seus clientes e da empresa. Confira aqui as melhores práticas para mensurar seu processo e encontrar gargalos para implementar melhorias agilmente. Você verá seu processo otimizado como nunca antes!
Seguindo essas etapas, mais de 900 empresas implementaram o Pipefy com sucesso e sua empresa pode ser a próxima! 😀
