Oi @Tiago Souza,

A gestão de documentos pelo Pipefy funciona muito bem por aqui.
Nosso empresa presta serviços de consultoria ISO 9001 (dentre outras normas de Sistemas de Gestão) e um dos requisitos desta norma é o controle de “Informação Documentada”.

Por aqui, além do controle de vencimento e a própria distribuição deles entre os usuários, seguimos o fluxo de Análise crítica, Aprovação e Revisão desses docs.
 

A vantagem dos cards no Pipefy é que todo o histórico e a rastreabilidade do documento fica salvo por ali. Isso inclusive nos poupou, por exemplo, de imprimir esses arquivos ou recolher assinaturas. O próprio ato de mover o card pelo responsável da fase já representa a assinatura.

Pra ter uma ideia, isso tem funcionado tão bem que já fomos auditados por diversos organismos certificadores, e até pelo próprio Inmetro e esse processo de controle de documentos foi elogiado em todos os casos.

Depois nos conte como foi a migração do seu controle no excel para o Pipefy.

*Uma dica é criar automações usando os gatilhos de vencimento que informou. Com as automações é possível mover os cards e disparar todos os e-mails templates com as notificações que citou sem que você precise se envolver ou atualizar manualmente.

Espero ter ajudado.
Qualquer dúvida fique à vontade pra entrar em contato. 

@Tiago Souza conseguiu achar soluções para GED?

Depois nos atualize por aqui pra saber se sua questão foi respondida.

Oi gente, vi esse tópico e achei interessante, como eu poderia gerenciar melhor esses documentos? anexando a um card, ou centralizando os documentos em databases?

Oi @ricardo.camara 

Dando minha contribuição.

Vai depender muito do uso desses documentos.

Exemplo:
Eu tenho uma Database com contratos sociais de fornecedores, que periodicamente, são reavaliados por uma equipe da minha empresa. Nesse caso a database, serve apenas como consulta fixa, onde o usuário busca o contrato social digitando o CNPJ da empresa. E nessa database, além do campo de anexo do contrato social, adicionamos campos que achamos ser necessários na utilização.

Agora se você for utilizar esses documentos de forma dinâmica, a melhor forma é através de cards, pois nos paineis de cada pipe, você consegue ter uma ampla gama de configurações, seja em automações, condicionais, etc, para definir, como exemplo acima do @Tiago Souza, as datas de vencimentos.

Em um outro exemplo de nossa empresa, utilizamos um formulário para disponibilizar aos novos colaboradores, um termo de entrega de equipamento, onde é gerado um arquivo PDF a partir de um formulário e enviado por e-mail ao novo colaborador. Esse colaborador, recebe o e-mail, com um numero PIN(intrasferivel) que ele deve inserir no formulário como se fosse a assinatura dele e após isso, ele clica em devolver o esse PDf pelo proprio formulário, que fica armazenado em forma de card. E Quando a equipe de TI quiser saber qual equipamento esta como colaborador, é só acessar o pipe, digitar nome ou cpf no campo de pesquisa, que é retornado o card referente a esse colaborador.

Ou ainda utilizar as duas formas em conjunto, criar uma database com os documentos, vinculada a um formulário e a partir dai, criar as regras que você achar necessárias para gerenciar os documentos.

Existem varias possibilidades de gerenciar os documentos dentro do Pipefy.