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🔐 Disponível para planos Business, Enterprise e Unlimited
🎯 Para quem gerencia processos com prazos e SLA
O prazo vence. Alguém percebe. A correria começa. Em processos com SLA, esse ciclo se repete porque o lembrete não existia, ou chegou tarde demais para mudar o resultado.
Lembrete automático não é notificação de emergência. É o comportamento proativo que processos saudáveis já têm embutido: avisar com antecedência suficiente para que a ação ainda resolva o problema. No Pipefy, isso é configurável com automações baseadas em campo de data. Ao final deste artigo, você vai saber qual tipo de gatilho usar, quando o campo Vencimento é suficiente e quando você precisa de um campo de data próprio.
📖 O que você vai aprender aqui:
Automação por data versus automação por evento
A maioria das automações dispara quando algo acontece: um card muda de fase, um campo é atualizado, um formulário é enviado. Essas são automações por evento. Elas reagem a uma ação.
Automações por data funcionam de forma diferente. Elas disparam em relação a um campo de data do card: X dias antes, no dia, ou X dias depois. Não há ação humana que as acione. Elas verificam continuamente os cards ativos e disparam quando a condição temporal é atendida.
Quando usar automação por data:
O processo tem um prazo que precisa ser cumprido e o time precisa de aviso antecipado.
Um card parado por muito tempo precisa ser escalado automaticamente.
Um contrato ou licença tem data de expiração que exige renovação.
Um follow-up comercial precisa acontecer X dias após o envio de uma proposta.
Automações por data só funcionam em cards ativos (não concluídos e não arquivados). Se o card for movido para a fase final antes do prazo, a automação não dispara. Isso é o comportamento correto, mas vale testar para confirmar.
O campo Vencimento e quando ir além dele
O Pipefy tem um campo nativo de Vencimento em todos os cards. Ele aparece no topo do card e serve como referência visual de prazo. Automações podem usar esse campo como gatilho.
O campo Vencimento é suficiente quando o processo tem um único prazo relevante por card e o lembrete precisa ser enviado em relação a ele. Um chamado de TI com SLA de 48 horas, uma solicitação de compra com prazo de resposta definido, um contrato com data de renovação.
Você precisa de um campo de data customizado quando o processo tem múltiplos prazos por card, ou quando o prazo relevante para o lembrete é diferente do prazo de conclusão do card. Exemplos: data de entrega do fornecedor, data de validade de um documento, data agendada para uma reunião de aprovação. Cada campo de data pode ter sua própria automação de lembrete.
Nomeie os campos de data com clareza. "Data de vencimento do contrato" e "Data de entrega esperada" são campos diferentes com automações diferentes. Nomes genéricos como "Data 1" criam confusão na configuração e na manutenção.
Lembrete por e-mail versus notificação interna
O Pipefy oferece dois canais para o lembrete chegar a quem precisa agir: e-mail e notificação interna na plataforma.
Notificação interna
Chega dentro do Pipefy para membros do time. Aparece no sino de notificações. Funciona para times que vivem dentro da plataforma e acompanham o Pipefy ativamente durante o dia. Se o destinatário não abre o Pipefy com frequência, a notificação interna tem baixa efetividade.
E-mail automático
Chega no inbox do destinatário, dentro ou fora da plataforma. É o canal certo para lembretes que precisam alcançar pessoas externas ao time (um fornecedor, um solicitante, um aprovador que não usa o Pipefy diariamente) ou para garantir que o aviso não passe despercebido.
Os dois canais podem ser combinados na mesma automação. Um lembrete crítico pode enviar e-mail para o responsável externo e notificação interna para o gestor do processo ao mesmo tempo.
E-mails automáticos enviados pelo Pipefy chegam com o remetente padrão da plataforma. Se o processo exige que o e-mail pareça vir de um endereço da empresa, isso requer configuração adicional de domínio.
Como configurar um lembrete X dias antes do prazo
Gatilho: "X dias antes de um campo de data". Funciona com qualquer campo de data do card, incluindo campos customizados. Não se limita ao campo nativo de Vencimento.
Condição (opcional): adicione uma condição se o lembrete deve disparar apenas para um subconjunto de cards. Exemplo: tipo de solicitação igual a "Renovação" para filtrar apenas os cards relevantes.
Ação 1: enviar e-mail para o campo @E-mail do responsável.
Ação 2 (opcional): notificar internamente o membro atribuído ao card. As duas ações podem ser configuradas na mesma automação.
Quando o card for concluído ou arquivado antes da data, a automação para automaticamente. Nenhuma condição adicional é necessária.
Exemplo: follow-up de proposta 3 dias antes do prazo
Um time comercial envia propostas com validade de 10 dias. Hoje, o acompanhamento depende de cada vendedor lembrar de entrar em contato. Alguns lembram. Outros não.
A configuração: cada card de proposta tem um campo "Data de validade da proposta" preenchido no momento do envio. A automação dispara 3 dias antes dessa data, envia um e-mail automático para o campo de e-mail do cliente com um lembrete personalizado e notifica internamente o responsável pelo card para acompanhar a resposta.
O resultado: todos os follow-ups acontecem no mesmo momento, com a mesma antecedência, independente de quem é o responsável pela proposta. O processo para de depender da memória individual.
Se o cliente responder e a proposta for aceita antes do prazo, mova o card para a fase de fechamento. A automação não vai disparar para cards que já saíram do fluxo ativo. Nenhuma configuração adicional necessária.
Antes de ativar: três pontos para verificar
☐ O campo de data está sendo preenchido de forma consistente. Automação por data não funciona se o campo estiver vazio. Se o preenchimento depende de um membro do time, adicione o campo como obrigatório na fase de entrada do card.
☐ O intervalo de antecedência faz sentido para o processo. Um lembrete 1 dia antes de um prazo de 48 horas é tarde demais. Um lembrete 30 dias antes de uma renovação anual pode ser cedo demais. Calibre o intervalo com base no tempo real que o responsável precisa para agir.
☐ O destinatário correto está mapeado. Notificação para o responsável pelo card funciona quando o card sempre tem um responsável atribuído. Se o card pode ficar sem responsável, use um e-mail fixo como destinatário de contingência.
