👤 Para quem administra processos e busca automatizar decisões complexas e eliminar ações manuais no Pipefy.
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Ensinar a estruturar automações avançadas com múltiplas condicionais (E / OU), distribuir cartões com base em SLAs/atrasos, gerar documentos PDF personalizados e conectar Pipes Pai e Filho para integração de áreas (ex: Compras e Faturamento).
Esse conteúdo nasceu de mais uma edição da série de treinamentos ao vivo da Pipefy Academy. A sessão foi apresentada por Luiz Felipe Azevedo, Coordenador de Pre Sales Engineers no Pipefy. Nela, foi utilizado um fluxo prático de Solicitação de Compras e Pagamentos para demonstrar como orquestrar aprovações de acordo com alçadas de valor e conectar departamentos sem retrabalho.
Ao terminar a leitura, você vai entender como configurar regras lógicas avançadas, criar modelos de PDF com campos dinâmicos e garantir que a conclusão de um processo atualize automaticamente outro pipe.
📖 O que você vai entender aqui:
O problema que aparece antes de qualquer configuração
Em muitas operações, a transição de um pedido para a etapa de aprovação ainda depende de um analista olhar o valor e decidir manualmente para qual gerente enviar. Além disso, quando o pedido é aprovado, é comum que a equipe precise copiar os dados para o sistema de pagamento do financeiro via e-mail ou mensagem solta.
Essa falta de orquestração gera atrasos em alçadas, retrabalho de digitação e perda de visibilidade do status final.
Framework para guardar: Gatilho (O evento de disparo) + Condições/Filtros (A regra de negócio que valida a rota) + Efeito (A ação executada: mover, criar, enviar ou atualizar).
Pilar 1: condicionais avançadas (múltiplos "E" vs. regras "OU")
Para evitar movimentações erradas no fluxo, as regras lógicas devem ser refinadas utilizando grupos de condições.
1. Condicional Adicional (Regra "E" / AND)
Todas as condições do grupo precisam ser verdadeiras simultaneamente para que o efeito seja disparado.
- Exemplo (Análise de TI): SE [Parecer de Compras] for atualizado para "Seguir para Aprovação" E [Centro de Custo] for igual a "TI" ➔ MOVER o card para a fase Análise de TI.
- Exemplo (Alçada de Diretoria): SE [Parecer] for "Aprovado", E [Centro de Custo] não for "TI", E [Valor] for maior que R$ 10.000,00 ➔ MOVER para a fase Aprovação do Diretor.
2. Condicional Alternativa (Regra "OU" / OR)
O efeito é executado se pelo menos uma das condições configuradas for atendida.
- Exemplo (Reprovação Automática): SE [Parecer] for "Cancelar Pedido" OU [Valor Estimado] for maior que R$ 100.000,00 ➔ MOVER o card para a fase Reprovado.
Dica de Produtividade: Após estruturar e salvar uma automação complexa (ex: alçada do Gerente para valores < R$ 10.000), utilize a opção Duplicar Automação. Altere apenas a condição do valor (> R$ 10.000), a fase de destino (Diretor) e o nome do fluxo para economizar tempo na configuração.
Pilar 2: geração automática de documentos PDF
A emissão de solicitações e pedidos de compra pode ser formalizada em documentos padronizados dentro da própria plataforma.
1. Criando o Template de PDF
Na aba PDF do Pipefy, abra o editor visual:
- Adicione a logomarca da empresa e o cabeçalho do documento.
- Monte tabelas estilizadas para organizar os dados do pedido.
- Insira Campos Dinâmicos mapeados a partir dos dados do card (ex: {{Número do Pedido}}, {{Objeto}}, {{Valor Final}}, {{Condição de Pagamento}}).
2. Gerando o Documento
Assim que o card atinge a fase final (ex: Pedido Aprovado), basta abrir a aba de PDF e selecionar o modelo criado. O Pipefy compila os dados do card no layout configurado, disponibilizando o arquivo pronto para download ou envio por e-mail.
Pilar 3: automações de SLA e distribuição de responsáveis
Para impedir que cartões fiquem parados sem atendimento por dias em uma coluna, combine alertas de atraso com regras automáticas de redirecionamento:
- Configuração do Alerta de SLA: Nas opções avançadas da fase (ex: Análise de TI), defina um tempo máximo de permanência (ex: 2 dias).
- Gatilho de Automação: Selecione a opção "Quando um card estiver atrasado em uma fase".
- Condição e Efeito: Adicione a condição de que a fase atual é a de TI. Em seguida, configure a ação de Redistribuir Responsáveis via método Round Robin (rodízio entre membros com menor volume de chamados) ou escalone a atribuição para um gestor.
Pilar 4: conexão de pipes (integração compras ➔ financeiro)
A comunicação entre dois departamentos distintos (Pipe Pai e Pipe Filho) evita a redigitação de informações e centraliza a auditoria.
| INTEGRAÇÃO DE PIPES | |
| PIPE PAI | PIPE FILHO |
| Card de compras aprovado | ➔ Automação gera card filho com de-para de campos. |
| Card pai atualizado para "Finalizado" | ↵ Ação de pagamento concluído encerra o fluxo no filho |
1. Criando a conexão
Acesse Gerenciar Conexões no Pipe de Compras (Pai) e selecione o Pipe de Pagamentos (Filho). Defina a regra da relação como "Criar novos cards" e restrinja a proporção para 1 para 1 (um único pedido financeiro por compra).
2. De-Para e disparo da automação
Configure a automação para ser acionada quando o campo [Enviar compra para faturamento] for marcado com o ícone de confirmação:
- Selecione a ação "Criar um card ou registro conectado".
- Mapeie os campos do Pipe Pai para os campos do formulário inicial do Pipe Filho (ex: Valor Final Aprovado ➔ Valor a Pagar; Fornecedor ➔ Fornecedor; Condição de Pagamento ➔ Condição).
3. Fechamento do ciclo (Sincronização Bidirecional)
No Pipe de Pagamentos (Filho), crie uma automação reversa:
- Gatilho: "Quando todos os cards conectados forem movidos para a fase [Pago]".
- Ação: "Mover o Card Pai para a fase [Finalizado]".
- Resultado: Quando o analista financeiro paga a fatura no Pipe Filho, a compra no Pipe Pai é dada como totalmente encerrada automaticamente.
Perguntas da audiência, respondidas ao vivo
Se duas condições de regras "OU" forem atendidas ao mesmo tempo por disparos externos, o fluxo é executado duas vezes ou há debouncing?
O Pipefy utiliza a ordem de prioridade executando as automações de cima para baixo conforme estão listadas no painel. Ele avalia a primeira automação do topo da lista; se a condição for atendida, ele executa essa ação prioritária e não roda a segunda.
É possível criar um formulário em PDF e usá-lo para preencher automaticamente um card (extraindo as respostas para popular os campos)?
Para ler o conteúdo de um arquivo PDF anexado no formulário inicial e popular os campos do card automaticamente, a melhor solução é conectar um Agente de IA. O agente analisa a estrutura do documento anexo via visão/OCR, extrai os valores específicos e atualiza os campos correspondentes do card através de uma ação do agente.
Antes de avançar, confirme que você entende:
- A diferença prática entre grupos de regras "E" (todas verdadeiras) e "OU" (pelo menos uma verdadeira).
- Como usar Campos Dinâmicos para preencher geradores de documentos em PDF.
- Como configurar escalonamento de atrasos por SLA utilizando redistribuição por Round Robin.
- O mapeamento De-Para entre Pipe Pai e Pipe Filho na criação de registros conectados.
- Como encadear o encerramento automático de um card após a atualização de status no Pipe conectado.
