👤 Para gestores e analistas em contas pós-ativação, com processos em maturação
🔐 Disponível em todos os planos
🎯 Para quem quer garantir que nada se perde quando um card muda de fase e que qualquer pessoa consiga entender o que aconteceu em uma demanda sem precisar perguntar
Rastreabilidade é a capacidade de responder, a qualquer momento, o que aconteceu com uma demanda: quem tocou, o que mudou, por que avançou ou travou. É o que transforma um processo em algo que se defende sozinho quando alguém pergunta 'o que aconteceu aqui?'
A boa notícia é que o Pipefy já oferece a infraestrutura para isso. O histórico de atividades existe, os campos existem, os comentários existem. O que faz a diferença é como o time usa esses recursos no dia a dia.
📖 O que você vai aprender aqui:
O que 'rastreabilidade' significa na prática
Rastreabilidade não é burocracia. É a diferença entre um processo que funciona quando o responsável está de férias e um que paralisa porque ninguém sabe o que foi combinado.
Na prática, um processo rastreável tem três características:
- Contexto disponível: qualquer membro do time consegue abrir um card e entender o estado atual da demanda sem precisar perguntar para ninguém. Os campos estão preenchidos, os comentários registram as decisões, o histórico mostra o que mudou.
- Transições documentadas: quando um card muda de fase, fica claro o que foi feito para que isso acontecesse. Informações coletadas, aprovações registradas, bloqueios resolvidos.
- Responsabilidade clara: cada card tem um responsável identificado. Cada ação tem um autor. Ninguém precisa adivinhar de quem é o próximo passo.
Um processo rastreável não é mais lento. É mais rápido, porque as pessoas gastam menos tempo se perguntando o que aconteceu e mais tempo resolvendo o que precisa ser feito.
Como padronizar o preenchimento com campos obrigatórios
O maior inimigo da rastreabilidade é o card incompleto. Quando campos ficam em branco, a informação que deveria estar no processo fica na cabeça de alguém, em um e-mail ou em uma mensagem de WhatsApp.
O Pipefy permite configurar campos como obrigatórios dentro de cada fase do pipe. Quando um campo obrigatório não está preenchido, o sistema bloqueia a movimentação do card para a próxima fase. O processo não avança sem a informação necessária.
Como configurar:
- Acesse as configurações do pipe.
- Selecione a fase onde o campo deve ser obrigatório.
- Localize o campo e marque a opção de obrigatoriedade.
- Salve as configurações.
A configuração é feita por fase, não por pipe inteiro. Isso significa que você pode exigir informações diferentes em momentos diferentes do processo. Um campo de aprovação só se torna obrigatório na fase de aprovação. Um campo de NF só se torna obrigatório na fase financeira.
Comece pelos campos que mais causam retrabalho quando estão em branco. Se toda semana alguém precisa voltar para buscar uma informação específica, esse é o primeiro campo a tornar obrigatório.
Como evitar duplicações e cards órfãos
Dois problemas comuns em operações que crescem: cards duplicados para a mesma demanda e cards que ficam parados sem responsável, sem prazo e sem atividade. Ambos corroem a rastreabilidade porque criam ruído no processo.
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Cards duplicados
Geralmente surgem quando não há uma entrada padronizada para o processo. Se qualquer pessoa pode criar um card de qualquer jeito, a mesma demanda pode entrar duas vezes com títulos diferentes.
Para reduzir duplicações:
Use o formulário de entrada como porta única. Configure um formulário de início de processo e oriente o time a usar sempre esse canal para abrir novas demandas. Isso padroniza como as informações chegam e facilita identificar duplicatas.
Padronize o título do card. Defina uma convenção para nomear cards. Por exemplo: '[Nome do solicitante] + [Tipo de demanda] + [Data]'. Um padrão claro reduz a chance de dois cards para a mesma demanda terem títulos completamente diferentes e passarem despercebidos.
Antes de criar, verifique se já existe. Para processos de volume menor, um momento de verificação antes da criação resolve boa parte das duplicatas.
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Cards órfãos
São cards sem responsável, sem atividade recente e sem prazo definido. Vivem no pipe como demandas abertas que ninguém sabe se ainda são relevantes.
Atribua responsável no momento da criação. Se o card não tem dono desde o início, a chance de ficar órfão é alta. Configure o campo de responsável como obrigatório na fase de entrada.
Use a visualização Lista com filtro para identificar cards parados. Filtre por cards sem atividade recente ou sem responsável. Uma revisão semanal de 10 minutos elimina o acúmulo de cards órfãos antes que vire um problema maior.
Processo limpo é processo confiável. Quando o time sabe que o pipe reflete a realidade, as pessoas consultam o pipe antes de perguntar para alguém. Quando o pipe tem ruído, as pessoas ignoram o pipe e perguntam mesmo assim.
Como usar comentários e histórico como audit trail
O histórico de atividades do card registra automaticamente movimentações de fase, criação, conclusão e e-mails enviados e recebidos. Mas a rastreabilidade completa depende também do que o time registra intencionalmente nos comentários.
Três situações que sempre merecem um comentário:
- Decisões que não ficam em campo. Se houve uma exceção ao processo padrão, um prazo negociado, uma aprovação verbal, registre no comentário. O histórico automático não captura intenções, só ações.
- Bloqueios e dependências externas. Se o card está parado aguardando retorno de um fornecedor, aprovação de alguém de fora do pipe ou uma informação de outro sistema, registre o motivo e a data. Quando o prazo vencer, qualquer pessoa consegue entender por que o card não avançou.
- Transferência de responsabilidade. Quando um card muda de mãos, um comentário com @ para o novo responsável contextualiza o estado atual e deixa claro quem assume a partir daquele ponto.
Para auditorias mais completas de configuração do pipe, alterações em automações e permissões de membros, acesse Gerenciar > Audit Logs dentro do pipe. Essa visão reúne o histórico estrutural do processo em um único lugar.
Checklist de rastreabilidade por tipo de processo
Nem todo processo precisa do mesmo nível de rastreabilidade. A seguir, um guia prático por tipo de operação.
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Processos de aprovação
Campos obrigatórios essenciais: solicitante, valor ou objeto da aprovação, data limite, decisão tomada (aprovado, reprovado, aprovado com ressalva).
Comentário obrigatório em: qualquer reprovação ou aprovação com ressalva. O motivo precisa estar registrado.
Responsável obrigatório em: todas as fases. Aprovação sem responsável identificado não é rastreável.
Processos de atendimento e chamados
Campos obrigatórios essenciais: canal de entrada, prioridade, categoria do chamado, responsável pelo atendimento, data de resolução.
Comentário obrigatório em: encerramento do chamado. Uma linha descrevendo o que foi feito para resolver transforma o histórico em uma base de conhecimento.
Atenção a: cards reabertos. Se um chamado foi encerrado e voltou, o motivo da reabertura precisa estar registrado.
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Processos de onboarding e admissão
Campos obrigatórios essenciais: data de início, documentos recebidos por fase, responsável por cada etapa, status de cada entrega.
Comentário obrigatório em: qualquer atraso. Se uma etapa não aconteceu na data prevista, o motivo precisa estar no card.
Atenção a: cards que ficam na fase de documentação por mais tempo que o esperado. Geralmente indicam comunicação fora do pipe.
A pergunta de ouro para qualquer processo: se eu abrir esse card daqui a três meses, consigo entender o que aconteceu sem falar com ninguém? Se a resposta for não, há espaço para melhorar a rastreabilidade.
Antes de seguir, confirme que você aplicou:
☐ Identifiquei os campos que mais causam retrabalho quando ficam em branco
☐ Configurei esses campos como obrigatórios nas fases corretas do pipe
☐ Defini uma convenção de título para cards do processo
☐ Atribuo responsável no momento da criação de cada card
☐ O time sabe quando registrar um comentário: decisões, bloqueios e transferências
☐ Faço revisão periódica de cards sem atividade para eliminar órfãos
