Arquivamento de Pipes e Databases para preservação histórica e consulta

Descrição da oportunidade de melhoria

Com o passar do tempo, os processos de uma empresa evoluem, assim como o conhecimento sobre a utilização das ferramentas de gestão. É natural que estruturas criadas inicialmente precisem ser reformuladas, substituídas ou completamente reorganizadas para atender melhor às necessidades atuais da operação.

Nesse cenário, muitas vezes é mais adequado criar um novo Pipe ou Database, com uma estrutura atualizada, do que modificar integralmente uma estrutura antiga que já não atende ao modelo de trabalho atual.

Entretanto, os Pipes e Databases antigos podem conter informações importantes, registros históricos, documentos, anexos e dados que precisam continuar disponíveis para consultas futuras, auditorias, análises ou recuperação de informações.

Atualmente, a ausência de uma opção específica para arquivar essas estruturas completas dificulta essa organização. Mesmo quando deixam de ser utilizados operacionalmente, eles continuam aparecendo junto aos recursos ativos, aumentando a quantidade de itens disponíveis e tornando a navegação menos organizada.

Diante disso, sugiro a criação de uma funcionalidade de arquivamento de Pipes e Databases completos, permitindo preservar seu conteúdo histórico e, ao mesmo tempo, separar claramente as estruturas que continuam em operação daquelas mantidas apenas para consulta.

1. Arquivamento de Pipes

A proposta é disponibilizar uma opção para arquivar um Pipe inteiro quando ele deixar de ser utilizado operacionalmente.

Ao arquivar um Pipe, ele deixaria de aparecer na listagem principal de estruturas ativas, mas continuaria disponível em uma área específica de itens arquivados.

O arquivamento deveria preservar, conforme aplicável:

• Todos os cards e seus históricos.

• Os dados preenchidos nos campos.

• Os comentários e registros de atividades.

• Os documentos e anexos.

• As informações necessárias para consultar o histórico do processo.

• A identificação do Pipe original, permitindo reconhecer a qual processo e período aquelas informações pertencem.

Idealmente, um Pipe arquivado seria disponibilizado em modo de consulta, sem permitir a criação de novos cards ou a continuidade do fluxo operacional. A consulta aos registros históricos continuaria disponível para os usuários autorizados.

2. Arquivamento de Databases

A mesma funcionalidade deveria ser aplicada aos Databases.

Em diversos cenários, uma empresa pode reformular sua estrutura de cadastro, criar um novo Database ou substituir uma base antiga por uma versão mais adequada à operação.

Mesmo quando isso acontece, os registros antigos podem continuar sendo necessários para consultas, conferências, auditorias e recuperação de informações.

A possibilidade de arquivar um Database completo permitiria:

• Preservar os registros existentes e suas informações.

• Manter os documentos e anexos associados.

• Consultar os dados históricos sem manter a base na listagem principal.

• Separar Databases ativos daqueles que já foram substituídos.

• Evitar a exclusão de informações que ainda podem ter valor para a empresa.

Assim como nos Pipes, o comportamento esperado seria manter os registros disponíveis para consulta, sem permitir novas inclusões ou alterações operacionais enquanto a estrutura estiver arquivada, respeitando as permissões de acesso aplicáveis.

3. Organização das listagens

Para facilitar a localização e a gestão das estruturas, sugiro ampliar as opções de visualização já existentes nas listagens de Pipes.

Atualmente, as opções de visualização incluem:

• Todos os Pipes.

• Meus Pipes.

• Pipes da empresa.

A proposta é adicionar uma opção específica para Pipes arquivados, permitindo consultar as estruturas que já não estão em utilização, mas precisam ser preservadas.

Uma organização semelhante poderia ser aplicada aos Databases, com uma visualização dedicada aos itens arquivados.

Dessa forma, seria possível manter uma separação clara entre estruturas ativas e históricas, sem perder a facilidade de acesso às informações antigas.

4. Reativação e identificação dos itens arquivados

Como complemento, seria interessante que o recurso permitisse:

• Identificação visual: exibir claramente que o Pipe ou Database está arquivado.

• Consulta facilitada: permitir localizar estruturas arquivadas por nome e, quando aplicável, por outros critérios de pesquisa.

• Restauração: oferecer a possibilidade de desarquivar uma estrutura quando houver necessidade de retomar sua utilização, respeitando as permissões e as condições técnicas aplicáveis.

• Confirmação antes do arquivamento: apresentar um aviso sobre os efeitos da ação, evitando arquivamentos acidentais.

• Preservação dos vínculos: manter, sempre que tecnicamente possível, o histórico das relações entre os registros e as demais estruturas da plataforma.

A possibilidade de restauração seria especialmente útil caso um processo anteriormente descontinuado precisasse ser retomado.

5. Exemplo prático de utilização

Imagine uma empresa que, ao longo dos anos, criou diversos Pipes para gerenciar seus processos administrativos.

Com a experiência adquirida, a equipe percebe que algumas dessas estruturas podem ser substituídas por versões mais organizadas, com campos melhor definidos, etapas revisadas e automações mais adequadas.

Em vez de continuar utilizando um Pipe antigo ou manter diversas estruturas obsoletas misturadas às atuais, a equipe poderia:

1. Criar e validar o novo Pipe.

2. Migrar ou iniciar os novos registros na estrutura atualizada, conforme a estratégia adotada para o processo.

3. Arquivar o Pipe anterior quando ele deixar de ser utilizado.

4. Consultar os cards e seus históricos sempre que necessário.

5. Manter a listagem principal organizada, exibindo prioritariamente as estruturas que fazem parte da operação atual.

O mesmo cenário se aplicaria aos Databases substituídos por novas bases de cadastro.

Esse recurso permitiria evoluir continuamente os processos sem precisar eliminar estruturas antigas ou mantê-las indefinidamente entre os recursos utilizados no dia a dia.

6. Benefícios esperados

A implementação dessa funcionalidade poderia proporcionar:

• Melhor organização da plataforma: redução da quantidade de Pipes e Databases antigos nas listagens principais.

• Preservação do histórico: manutenção de informações relevantes para consultas futuras.

• Maior flexibilidade para evoluir processos: liberdade para criar estruturas novas sem comprometer o acesso aos dados anteriores.

• Redução do risco de exclusões indevidas: alternativa ao descarte de estruturas que ainda possuem valor histórico.

• Facilidade de auditoria e rastreabilidade: acesso aos registros de processos anteriores quando necessário.

• Melhor experiência de navegação: distinção entre recursos utilizados atualmente e aqueles mantidos exclusivamente para consulta.

• Gestão mais eficiente do ambiente: maior controle sobre o ciclo de vida dos Pipes e Databases, especialmente em empresas que utilizam a plataforma para diversos processos e departamentos.

Resultado esperado

A expectativa é que o Pipefy ofereça uma maneira nativa de gerenciar o ciclo de vida de seus Pipes e Databases, permitindo arquivar estruturas que deixaram de ser utilizadas sem perder o acesso às informações que elas armazenam.

O objetivo não é simplesmente ocultar estruturas antigas, mas permitir que elas sejam preservadas de forma organizada, segura e acessível para consulta, enquanto os processos atuais continuam sendo executados em estruturas atualizadas.

Essa funcionalidade contribuiria para uma plataforma mais organizada e escalável, acompanhando a evolução dos processos e das necessidades das empresas ao longo do tempo.

Observação

Eu manteria os três recursos como pontos centrais da sugestão:

• Arquivar: retirar a estrutura das listagens de uso cotidiano sem apagar seu conteúdo.

• Consultar: acessar os dados históricos em modo de leitura, respeitando as permissões.

• Restaurar: permitir que a estrutura volte a ser utilizada caso necessário.

Também faria uma distinção técnica: a preservação de conexões com outros Pipes e Databases, bem como o comportamento de automações e integrações após o arquivamento, precisaria ser definida pelo Pipefy. Por isso, o texto pede a preservação dos vínculos sempre que tecnicamente possível, sem pressupor que todos esses recursos possam continuar funcionando normalmente em uma estrutura arquivada.