Como configurar o agente Collection Attempt no processo de Contas a Receber

Uma fatura vence, o analista envia um lembrete e, dias depois, precisa reconstruir o histórico para decidir se deve cobrar novamente. Quando os contatos ficam espalhados, uma resposta pode passar despercebida ou o cliente pode receber outra cobrança enquanto a equipe confere um pagamento. Centralizar os dados do título e os contatos ajuda a conduzir cada tentativa com contexto.

O Collection Attempt envia notificações e lembretes, registra as tentativas e sugere uma nova data de contato, reduzindo em 95% o tempo para processar cobranças. Ao terminar a leitura, você saberá configurar os critérios de envio, os registros e os testes do agente para que o analista acompanhe as respostas e decida sobre exceções.

📖 O que você vai aprender:

Conheça o agente e o resultado esperado

O agente atua na tentativa de cobrança do processo de Contas a Receber. Sua função é apoiar o contato com o cliente, manter o registro do que aconteceu e orientar o acompanhamento. A análise de risco ajuda a definir a estratégia; a verificação de pagamento confere a quitação. Configure o Collection Attempt para respeitar essas decisões e encaminhar cada caso à pessoa ou etapa apropriada.

Considere uma prestadora de serviços que inicia os lembretes após cinco dias de atraso. Esse prazo é um exemplo de regra que a empresa deve aprovar. Com o título em aberto e o contato validado, o agente pode enviar a mensagem configurada, registrar a tentativa e sugerir quando retomar o contato. Se houver contestação, promessa de pagamento ou falha de entrega, o analista precisa receber esse contexto antes de uma nova cobrança.

O fluxo recomendado é conferir a elegibilidade da cobrança, consultar a régua aprovada, executar a comunicação permitida, registrar o resultado e deixar o próximo passo visível para a equipe.

Prepare o processo para utilizar o agente

Identifique a etapa em que o título está pronto para cobrança. Reúna a identificação do cliente e da fatura, o valor em aberto, o vencimento, o contato financeiro, o status de pagamento e o histórico das tentativas. Se esses dados vêm de um ERP, confirme com os responsáveis pela integração como a atualização chega ao pipe antes de liberar o envio.

Defina com a equipe a régua de cobrança: dias de atraso que permitem contato, intervalo mínimo entre mensagens, quantidade de tentativas, horário de envio e situações de suspensão. Determine quem trata contestação, negociação e endereço inválido. Descontos, juros e novos prazos devem seguir critérios aprovados pela empresa.

Prepare campos para registrar a situação da tentativa, seu resumo e a próxima data sugerida. Use campos compatíveis com os resultados, como texto longo para o resumo e data para o próximo contato. Esses são exemplos de informações a organizar; mapeie os nomes reais do seu pipe na configuração.

Revise também o template de email de cobrança. Confira remetente, destinatário, assunto e dados dinâmicos do título. Uma informação vazia no card pode deixar um trecho da mensagem em branco. O guia Usando campos dinâmicos em templates de email ajuda a preparar esse vínculo.

Configure e personalize o agente

Escolha como começar

Para criar do zero, abra o pipe, acesse Agentes de IA e clique em Novo Agente de IA. Para partir da biblioteca, abra Templates e examine as opções disponíveis para comunicação ou cobrança. Antes de escolher Editar agente, confira se os comportamentos atendem à sua régua e quais ações precisam de adaptação.

Se o processo já possui um agente Collection Attempt, abra esse agente para revisar a configuração. Nos três caminhos, confira os vínculos com campos, templates de email e etapas do pipe. A descrição do agente orienta sua função; os vínculos e as ações tornam essa função executável.

Geral: descreva o papel do agente

Use Collection Attempt como nome e descreva seu papel com uma orientação como: Você apoia a cobrança de títulos em aberto. Consulte a régua aprovada, realize apenas os contatos autorizados, registre cada tentativa e sugira a próxima data. Encaminhe divergências e negociações ao analista responsável. Preserve o histórico e não confirme quitação sem verificação.

Essa descrição delimita a responsabilidade do agente. Para se familiarizar com as áreas de criação, consulte Como criar um Agente de IA.

Conhecimento: forneça a régua e o contexto

Em Conhecimento, adicione a política de cobrança aprovada e as orientações de linguagem para contato com clientes. Inclua o intervalo entre tentativas, as condições para interromper os lembretes e os responsáveis pelas exceções. Mantenha esses critérios em uma referência atualizada e acessível a quem administra o processo.

Se o cadastro e o histórico estão em outro pipe ou database, configure a consulta para localizar o cliente e o título corretos. Restrinja os dados retornados ao necessário. Uma cobrança deve considerar o histórico da fatura em questão, sem incorporar valores ou mensagens de outro cliente.

Comportamentos: determine quando iniciar a tentativa

Crie ou revise um comportamento com uma finalidade clara, como Conduzir tentativa de cobrança. Um gatilho adequado para o primeiro contato é Um card entrar em uma fase, selecionando a etapa real em que a equipe libera a cobrança após conferir os dados.

Entrar nessa fase e aguardar alguns dias são eventos diferentes. Planeje como a próxima tentativa será acionada no processo; preencher uma data sugerida, por si só, não agenda um novo envio. Se usar uma automação do pipe para encadear a régua, revise suas condições e evite que ela envie o mesmo lembrete que o comportamento do agente.

No editor, use / ou + para vincular os campos reais e selecionar as ações. Para o envio, configure Enviar template de email com o modelo aprovado. Prepare a atualização dos campos de resultado e próxima data. Escrever “envie o email” no prompt precisa corresponder à ação e ao template escolhidos na interface.

Personalize as instruções de cobrança

Use o exemplo abaixo como base. Substitua os parâmetros entre colchetes pelos campos dinâmicos e ações do seu processo e complete os critérios com a régua aprovada. Os nomes entre colchetes indicam o que mapear.

Exemplo de instrução para personalizar

Consulte a política de cobrança em Conhecimento. Analise [IDENTIFICAÇÃO DO CLIENTE], [IDENTIFICAÇÃO DO TÍTULO], [VALOR EM ABERTO], [VENCIMENTO], [STATUS DO PAGAMENTO], [CONTATO FINANCEIRO] e [HISTÓRICO DAS TENTATIVAS]. Verifique se os dados estão completos e atualizados e se a régua permite novo contato nesta data. Respeite o intervalo mínimo e a quantidade de tentativas autorizada.

Se houver pagamento em verificação, contestação, negociação em andamento, falha de entrega pendente ou informação insuficiente, não envie nova cobrança. Registre o motivo em [RESULTADO DA TENTATIVA] e indique no resumo a providência necessária ao analista. Não invente contato, valor, prazo ou confirmação de pagamento.

Se o título estiver elegível, use [AÇÃO DE ENVIAR TEMPLATE] com [TEMPLATE APROVADO] para o contato financeiro validado. Registre o resultado observado, a data da tentativa e o contexto em [RESUMO DA TENTATIVA]. Sugira [PRÓXIMA DATA DE CONTATO] conforme a régua. Diferencie envio solicitado, envio realizado e falha informada; não afirme entrega ao destinatário sem evidência.

Preserve os registros anteriores. Não conceda descontos, não renegocie vencimentos e não encerre o título como pago. Quando o cliente informar que pagou, encaminhe a informação para a verificação prevista no processo antes de retomar a cobrança.

Configure os destinos das atualizações e a comunicação antes de salvar. Se o histórico usa um campo de texto, valide como cada nova tentativa será acrescentada sem apagar as anteriores. Se o agente vai tratar falhas de entrega, disponibilize o retorno do canal em um dado que ele possa consultar; um email incorreto no cadastro não comprova que houve retorno de erro.

Para refinar critérios e formato de saída, consulte Instruções para AI Agent: do genérico ao especialista.

Melhore as instruções com IA

Após personalizar o texto, clique em Melhorar instruções e revise a sugestão. Quando necessário, use Testar sugestão ou Tentar novamente. Aplique com Substituir somente após conferir a preservação da régua, das suspensões e da revisão humana; use Descartar se preferir manter a versão anterior.

Confira especialmente se a sugestão mantém a diferença entre propor uma data e executar um contato. O recurso Melhorar instruções ajuda a organizar o prompt e permite revisar o texto antes de aceitar a alteração.

Escolha modelo, Skills e Esforço

Selecione o modelo por comportamento. Para começar, recomendamos Pipefy AI Standard, pois a tentativa combina histórico, condições de contato e registro de resultados. Compare Lite se a rotina ficar restrita a regras simples e dados estruturados. Considere Pro quando a interpretação das exceções exigir mais raciocínio, após testar qualidade e consumo.

Mantenha Análise de documentos, Pesquisa na Web e Cálculos e análises desativados no comportamento inicial se ele usa os dados estruturados do título e a régua já fornecida. Ative análise documental somente se precisar interpretar anexos; cálculos, quando houver uma operação numérica necessária e aprovada. Uma consulta externa para localizar um contato exige escopo definido e validação humana antes de atualizar o cadastro ou enviar mensagens.

Comece com o esforço padrão. Esforço Máximo deve ser avaliado apenas se testes demonstrarem necessidade de análise mais complexa. Para este primeiro comportamento, priorize critérios claros e dados completos. Confira os modelos e créditos de IA antes de aumentar o volume.

Teste o agente na prática

Use Testar comportamento para avaliar a lógica e, depois, valide o fluxo pelo gatilho em um ambiente controlado, com destinatários da equipe. Confira o email recebido, os registros, a próxima data sugerida e a preservação do histórico.

• Título elegível: use dados completos e atraso compatível com a régua. O agente deve selecionar a comunicação correta, registrar a tentativa e sugerir a próxima data conforme a política.
• Contato recente: apresente uma tentativa ainda dentro do intervalo mínimo. O agente deve manter o registro e evitar novo envio.
• Pagamento ou valor divergente: informe quitação em verificação ou uma contestação de valor. O resultado deve pedir avaliação do analista e suspender o lembrete conforme os critérios definidos.
• Falha de entrega: disponibilize um retorno de erro no dado mapeado. O agente deve registrar a ocorrência e orientar a correção do contato, sem tratar o email como entregue.
• Dados ou documento insuficientes: deixe o contato vazio ou, se houver análise de anexos, use uma fatura ausente ou ilegível. O agente deve apontar o que falta antes de liberar a cobrança.
• Reexecução: acione novamente o mesmo cenário depois de uma tentativa registrada. Confira se as condições impedem a repetição e se o histórico anterior permanece disponível.

Se houver resultado inesperado, abra Agentes de IA > Logs, selecione Ver detalhes e consulte Rastreamento. Verifique os dados usados e a ação executada. O guia de Logs e Rastreamento ajuda a investigar cada execução.

Revise e coloque em operação

Comece com um grupo reduzido de títulos e acompanhe cada tentativa. Compare a decisão do agente com a régua, verifique as respostas recebidas e confirme se a equipe consegue identificar a pendência e o próximo responsável sem reconstruir toda a conversa.

Defina quem revisa falhas, quem mantém o contato financeiro e quem autoriza alterações na política. Restrinja o acesso aos dados de cobrança aos participantes necessários. Mudanças de status de pagamento, atualização de cadastro e negociação devem chegar ao fluxo antes de qualquer novo envio.

Para aprofundar a configuração, acesse o treinamento Como criar seu primeiro AI Agent no Pipefy, na Pipefy Academy. Retome os testes sempre que alterar a régua, o template de email ou a origem dos dados.

Antes de começar a usar na rotina

• A régua de cobrança foi aprovada, incluindo intervalos e situações de suspensão.
• O agente consulta o título e o contato corretos, com status de pagamento atualizado.
• Os campos, as ações e o template de email estão vinculados e testados.
• O histórico é preservado e a próxima data sugerida tem um responsável pelo acompanhamento.
• Os testes cobriram elegibilidade, divergência, falha de entrega e repetição do gatilho.
• A equipe sabe como revisar exceções e encaminhar o pagamento para verificação.
• O acesso, o modelo, as Skills e o consumo de créditos foram revisados.

Com esses pontos conferidos, acompanhe as primeiras cobranças e ajuste os critérios com o time. O resultado esperado é uma tentativa registrada com clareza, uma próxima ação visível e espaço para o analista decidir quando o caso exigir avaliação.