👤 Para administradores do pipe e responsáveis por Compras e recertificação de fornecedores
🔐 Disponível para todos os planos, conforme permissões e créditos de IA da empresa
🎯 Para identificar o próximo vencimento das certificações e preparar o acompanhamento das renovações
Um fornecedor pode ter várias certificações válidas e, ainda assim, exigir uma renovação em breve. Quando cada documento tem uma data diferente, a equipe de Compras precisa conferir os arquivos e descobrir qual prazo deve orientar o acompanhamento. O Agente Monitor de Recertificação reúne essa análise e registra o vencimento mais próximo no card.
Ao terminar a leitura, você saberá criar o agente ou adaptar uma configuração existente, definir as regras de validade, vincular campos e ações e testar o acompanhamento. Por exemplo, se um fornecedor apresenta três certificados e um deles vence antes dos demais, esse documento deve orientar o próximo prazo de recertificação, com as exceções encaminhadas à pessoa responsável.
📖 O que você vai entender aqui:
- Conheça o agente e o resultado esperado
- Prepare o processo para utilizar o agente
- Configure e personalize o agente
- Teste o agente na prática
- Revise e coloque em operação
Conheça o agente e o resultado esperado
O agente analisa as datas de emissão das certificações, calcula a validade de 12 meses prevista neste caso de uso e identifica o primeiro vencimento. Esse resultado alimenta o campo de prazo, chamado due date, e apoia o acompanhamento das renovações. Antes de aplicar a regra, confirme com a equipe responsável quais documentos seguem esse período e como tratar validades expressas diferentes.
Na Avaliação Inteligente de Fornecedores, o monitoramento complementa a validação documental e o cálculo do score ESG. O processo combina 95% mais agilidade na avaliação ESG, 70% menos retrabalho técnico e 100% de conformidade monitorada, mantendo a revisão humana nas situações que exigem interpretação. Esses ganhos envolvem o conjunto da avaliação, e o acompanhamento dos prazos ajuda a sustentar a rotina após a análise inicial.
O resultado operacional deve permitir responder qual certificado vence primeiro, em que data e com qual regra de cálculo. Identificar o prazo e enviar uma cobrança são ações diferentes. Defina separadamente quando avisar a equipe ou o fornecedor e quem revisa as pendências antes da comunicação.
Prepare o processo para utilizar o agente
Comece pelo pipe em que a equipe acompanha a documentação dos fornecedores. Você precisa ser administrador desse pipe para configurar o agente. Confirme também o acesso aos anexos e às fontes de conhecimento. Se for sua primeira configuração, consulte Como criar seu primeiro Agente de IA no Pipefy.
Identifique os campos reais que contêm o fornecedor e os certificados e escolha os destinos para o prazo e para o resumo da análise. Use um campo de data compatível com o resultado esperado e um campo de texto para registrar a certificação determinante, a data de emissão e as pendências. Os nomes usados nos exemplos abaixo são referências para adaptação, e devem ser substituídos pelos campos do seu processo.
Combine com Compras ou Compliance a regra de validade por tipo de certificado, a prioridade entre data expressa e validade calculada e o tratamento de versões substituídas. Defina também como contar meses em datas de fim de mês, qual formato de data utilizar e como tratar uma data ambígua. Um período de 12 meses deve seguir a regra de calendário aprovada, sem ser convertido automaticamente em 365 dias.
A validade de 12 meses pertence à configuração deste caso de uso. Confirme sua aplicação aos certificados exigidos pela empresa. Quando houver divergência entre a política e a data expressa no documento, encaminhe a avaliação à pessoa responsável antes de alterar o prazo operacional.
Determine quem recebe as pendências e qual antecedência será usada nas cobranças. Por exemplo, avisar a equipe 45 dias antes pode fazer sentido para um processo, mas esse intervalo precisa ser definido pela empresa e configurado no fluxo.
Configure e personalize o agente
Escolha o ponto de partida
No cabeçalho do pipe, abra Agentes de IA. Para criar do zero, selecione Novo Agente de IA. Se preferir começar por uma opção da biblioteca, consulte Agentes de IA > Templates, examine a finalidade do template e abra Editar agente na opção escolhida. Para ajustar um agente existente, abra sua configuração.
Nos três caminhos, revise os dados de entrada, as instruções e as ações. Um template de análise documental pode ajudar na leitura dos certificados, mas a regra de vencimento, os campos e a comunicação precisam corresponder ao processo da sua empresa. O guia Como criar um Agente de IA detalha a configuração.
Geral e Conhecimento
Em Nome, use Agente Monitor de Recertificação. Em Descreva o papel e os objetivos do Agente, descreva a função: analisar as certificações do fornecedor, aplicar as regras de validade aprovadas, identificar o primeiro vencimento e registrar informações para acompanhamento, com revisão humana quando houver dados insuficientes ou conflitantes.
Em Conhecimento, selecione Adicionar conhecimento e forneça a política de recertificação, com os períodos de validade e as exceções. Se o agente precisar consultar um pipe ou database com informações adicionais, limite a busca ao fornecedor identificado no card. Mantenha as referências atualizadas e acessíveis apenas às pessoas apropriadas.
A política orienta a decisão; os documentos ou campos do card fornecem as datas de cada fornecedor. Descreva quais arquivos estão vigentes e como reconhecer certificados substituídos, para evitar que uma versão antiga continue determinando o prazo.
Comportamentos e gatilhos
Em Comportamentos, adicione ou revise um comportamento com uma finalidade clara, como Calcular próximo vencimento das certificações. Um card entrar em uma fase é um gatilho adequado quando a fase escolhida reúne a documentação pronta para análise. Avalie Um campo é atualizado para recalcular após a substituição de certificados, usando o campo real de entrada.
Evite usar o próprio campo de resultado como gatilho de recálculo. Valide também o momento da execução: o agente precisa receber o conjunto de documentos que a equipe considera vigente.
No editor, use / ou + para inserir os campos dinâmicos do fornecedor e dos anexos ou datas estruturadas. Selecione a ação de atualização e mapeie os campos que receberão os resultados. Escrever o nome de um campo nas instruções não cria esse vínculo. Limite as ações a registrar os resultados necessários e mantenha as decisões de aprovação do fornecedor no fluxo definido pela equipe.
Personalize as instruções de análise
Use o exemplo como ponto de partida. Substitua os trechos entre colchetes pelos campos dinâmicos e ações reais e preencha as regras antes de testar. O exemplo pressupõe que a política define como identificar os certificados vigentes e quais datas podem atualizar o prazo.
Exemplo de instrução para personalizar
Analise as certificações vigentes em [CERTIFICAÇÕES] do fornecedor identificado em [FORNECEDOR]. Consulte a política de recertificação em Conhecimento. Para cada certificado, identifique o tipo, o titular, a data de emissão, a validade expressa quando existir e a versão do documento. Considere apenas documentos pertencentes ao fornecedor e aplique a regra aprovada para versões substituídas.
Para os tipos cuja política estabelece validade de 12 meses, calcule o vencimento a partir da emissão usando meses de calendário e a regra aprovada para fim de mês. Quando houver validade expressa ou outro período, siga a prioridade definida na política. Se a regra estiver ausente ou houver divergência, registre a pendência e solicite revisão, sem inventar uma data.
Compare os vencimentos confirmados e identifique o mais próximo, incluindo datas já vencidas. Use a ação de atualização configurada para preencher [CAMPO DE PRAZO] com essa data e [RESUMO DA ANÁLISE] com os documentos considerados, as datas encontradas, as regras aplicadas e a certificação que determina o prazo.
Se algum documento obrigatório estiver ausente, ilegível ou com data ambígua, registre a pendência em [RESUMO DA ANÁLISE] e preserve o prazo operacional até a revisão humana. Não interprete a falta de data como validade ilimitada. Não aprove ou bloqueie o fornecedor, nem envie mensagens externas neste comportamento.
Se os certificados tiverem datas iguais, o resumo deve indicar todos os documentos que determinam o primeiro vencimento. Se a equipe quiser acompanhar também as datas individuais, defina destinos próprios e confira seu preenchimento. Para refinar a redação, consulte Criando instruções eficazes para Agentes de IA.
Melhore as instruções com IA
Depois de adaptar as regras e inserir os vínculos dinâmicos, selecione Melhorar instruções. Revise a sugestão, especialmente o cálculo em meses, a prioridade das datas e o tratamento de pendências. Use Testar sugestão quando disponível, Tentar novamente para obter outra versão ou Descartar se o resultado não atender ao processo. Aplique com Substituir apenas depois de conferir a lógica.
Escolha modelo Skills e Esforço
Selecione o modelo por comportamento. Recomendamos iniciar os testes com Pipefy AI Standard para combinar leitura documental, comparação de datas e aplicação da política. Compare com Pro se houver documentos conflitantes ou exceções complexas. Para entradas já estruturadas e regras curtas, avalie Lite mediante testes de qualidade. Consulte os modelos e a precificação antes de executar em volume.
Ative Análise de documentos quando o comportamento precisar ler certificados anexados. Use Cálculos e análises para executar as operações de calendário e comparar vencimentos; descreva a regra exata nas instruções. Se as datas já estiverem estruturadas, avalie se a leitura documental ainda é necessária. Mantenha Pesquisa na Web desativada quando a decisão depender apenas dos documentos e da política interna. O guia de Cálculos e análises ajuda a configurar esse recurso.
Comece sem Esforço Máximo. Avalie sua utilização somente se os testes mostrarem necessidade de raciocínio adicional em casos complexos. Essa opção habilita o modelo Pro e afeta o consumo. Escolha modelo, Skills e Esforço de acordo com a qualidade necessária e os créditos disponíveis.
Configure o acompanhamento do prazo
Depois de validar a gravação da data, configure os alertas e as comunicações no fluxo aprovado. O comportamento do agente interpreta os dados e calcula o prazo; as automações do pipe podem cuidar das ações repetitivas que dependem desse resultado. Confira o gatilho disponível, a antecedência, o destinatário, a mensagem e as condições de envio antes de ativá-las.
Teste também o que acontece após uma renovação: a nova análise deve atualizar a data usada pelo acompanhamento, e a equipe deve revisar as condições de cobrança para evitar avisos referentes ao documento substituído. Nenhum envio deve depender apenas de uma frase incluída no prompt.
Teste o agente na prática
Prepare cards de teste com documentos representativos e sem dados sensíveis desnecessários. Use Testar no comportamento e depois valide o gatilho no fluxo de teste. Compare os resultados com um cálculo conferido pela equipe e confira as atualizações efetivas do card.
- Datas regulares: para certificados emitidos em 15/01/2026 e 20/03/2026, ambos sujeitos à regra de 12 meses, espere 15/01/2027 como primeiro vencimento.
- Certificado já vencido: confirme que o agente registra a data vencida e a pendência, sem escolher apenas datas futuras.
- Data divergente ou fim de mês: apresente uma validade expressa diferente da calculada e uma emissão em 29/02. A resposta deve seguir a política ou encaminhar revisão quando a regra for insuficiente.
- Documento ausente ou ilegível: confira se o resumo explica a pendência e se o prazo operacional é preservado para revisão.
- Renovação e versões: substitua um certificado e confirme que a versão vigente determina o cálculo. Teste também certificados com o mesmo vencimento.
- Comunicação: confira em ambiente de teste a antecedência e o destinatário do aviso e o comportamento após atualizar o prazo.
Se o cálculo estiver incorreto, revise a regra de calendário e as datas de entrada. Se o resultado estiver correto, mas não aparecer no card, verifique o mapeamento e o tipo dos campos de destino. Consulte os Logs e Rastreamento de Agentes de IA para investigar a execução.
Revise e coloque em operação
Confirme as permissões, as referências de Conhecimento, o responsável pelas pendências e as condições de comunicação. Revise o gatilho e os campos de resultado antes de salvar a configuração para uso na operação. Acompanhe as primeiras execuções pelos Logs e pelas atividades do card, comparando as datas com a conferência humana.
Defina uma rotina para revisar certificados pendentes e atualizar a política quando os requisitos mudarem. A saída esperada é um prazo rastreável, acompanhado da justificativa e de uma responsabilidade clara pela próxima ação. O monitoramento da validade deve continuar mesmo quando uma análise exigir revisão manual.
Antes de avançar confirme que você entende
☐ Escolhi como criar ou adaptar o agente e confirmei meu acesso de administrador.
☐ Defini as regras de validade, as exceções e o tratamento de versões substituídas.
☐ Vinculei os documentos, o fornecedor, as ações e os campos de resultado.
☐ Configurei o gatilho de cálculo e o recálculo após a renovação.
☐ Revisei a sugestão de melhoria e escolhi modelo, Skills e Esforço.
☐ Testei datas regulares, vencidas, divergentes, ausentes e de fim de mês.
☐ Validei os alertas e defini quem revisa as pendências.
Para aprofundar a configuração e a governança, continue na Certificação de Especialista em Inteligência Artificial do Pipefy.
