👤 Para administradores do pipe e responsáveis pela avaliação documental de fornecedores
🔐 Disponível para todos os planos, conforme as condições de acesso e créditos de IA da organização
🎯 Para criar ou adaptar um agente que verifica certificações de fornecedores e registra um parecer para revisão
Quando um fornecedor envia certificações ESG, conferir o titular, as assinaturas, as datas e os requisitos de cada documento exige atenção e consome tempo da equipe de Compras. Ao centralizar essa avaliação no processo, um agente de IA realiza a primeira análise e entrega informações estruturadas para a decisão humana.
O Agente Validador de Certificações automatiza a conferência de documentos, identifica inconsistências e acompanha os requisitos de conformidade dos fornecedores. Com essa análise, sua equipe ganha 95% mais agilidade na avaliação ESG, reduz o retrabalho técnico em 70% e mantém 100% da conformidade documental monitorada, dedicando mais tempo às decisões que exigem avaliação humana.
Ao terminar este artigo, você vai saber criar o Agente Validador de Certificações do zero ou adaptar um template existente, fornecer os critérios da empresa, configurar o comportamento de análise, testar documentos com resultados distintos e preparar a operação.
📖 O que você vai aprender:
Conheça o agente e o resultado esperado
O Agente Validador de Certificações foi concebido para ler documentos anexados à avaliação de fornecedores e verificar informações técnicas relevantes. Sua atuação inclui identificar a empresa titular, conferir assinaturas e datas de emissão e validade, confrontar requisitos da certificação e produzir um resumo técnico por documento. A proposta é reduzir a conferência repetitiva e deixar a equipe concentrada nos casos que exigem julgamento ou contato com o fornecedor.
Considere um fornecedor que anexou certificados ISO 14001 e SA8000. O agente deve apontar os dados encontrados e sinalizar, por exemplo, quando o certificado menciona uma subsidiária diferente da empresa cadastrada ou quando a assinatura necessária não é identificável. Uma divergência deve ser registrada para conferência; não significa, por si só, reprovação automática do fornecedor.
Prepare o processo para utilizar o agente
Antes de editar o agente, identifique no seu pipe em qual etapa os documentos são recebidos e em qual etapa a equipe avalia a conformidade. Confira se o cadastro do fornecedor reúne uma identificação que permita comparar o titular do certificado com os dados da empresa. Separe também os certificados de teste e as regras internas que determinam quais documentos são obrigatórios, quais prazos são aceitos e quem pode decidir sobre exceções.
Organize os dados de entrada e saída. A configuração deve permitir ao agente consultar o anexo e a identificação do fornecedor e registrar, em campos apropriados do card, o status da conferência, as divergências detectadas e um resumo técnico. Prepare campos adequados para registrar os resultados antes de mapear as ações do comportamento. Utilize os nomes reais dos campos do seu processo.
Os certificados de cada fornecedor devem ser utilizados como anexos do card, enquanto políticas, manuais e critérios internos podem ser adicionados como Conhecimento. Utilize os primeiros para os certificados de cada fornecedor e os segundos para políticas, manuais e critérios internos que a análise deve consultar.
- Confira os formatos e os limites da funcionalidade no guia de processamento inteligente de documentos.
Configure e personalize o agente
Escolha como começar
Se você vai criar do zero: abra o pipe, acesse Agentes de IA e selecione Novo Agente de IA. Você encontrará as áreas Geral, Conhecimento e Comportamentos. A criação de um novo agente permite definir sua identidade e montar os comportamentos necessários à conferência documental.
Se você prefere começar com um template: em Agentes de IA, acesse Templates e procure Análise de documentos, na área Conformidade. Clique em Editar agente e revise os valores existentes. Esse template é uma base pertinente porque já traz um comportamento de análise e validação documental, mas suas instruções precisam ser adaptadas às certificações do seu processo.
Se o pipe já possui um agente: abra o agente na lista Agentes de IA e siga as mesmas etapas de revisão. Em todos os caminhos, confirme os gatilhos, os campos dinâmicos e os destinos das ações. Um texto pré-configurado não significa que os vínculos com o seu pipe já estejam prontos.
Geral: defina quem é o agente
No campo Nome, use Agente Validador de Certificações. Em Descreva o papel e os objetivos do Agente, use como ponto de partida: Você é um especialista na conferência documental de certificações de fornecedores. Sua função é ler os documentos anexados, verificar identificação, datas, assinaturas e requisitos definidos pela empresa, registrar inconsistências e preparar um parecer para revisão humana. Não declare conformidade quando faltar evidência legível.
Quem estiver personalizando um template deve substituir a descrição genérica de análise de documentos por essa finalidade específica. A descrição é importante porque fornece ao agente o contexto de atuação desde o início. Para compreender a criação e os requisitos da interface, consulte Como criar um Agente de IA.
Conhecimento: forneça critérios confiáveis
Abra Conhecimento e selecione Adicionar conhecimento para disponibilizar os documentos ou dados que fazem sentido para a avaliação. Priorize um documento atualizado com a política de homologação, os certificados exigidos por categoria de fornecedor e as regras internas para casos de divergência. Quando necessário e permitido, conecte o pipe ou a base que contém informações cadastrais usadas para conferir a identificação do fornecedor.
O conhecimento de referência complementa os campos do card, mas não substitui o anexo que será analisado em cada solicitação. Use fontes acessíveis apenas aos responsáveis apropriados e mantenha suas versões atualizadas. Quando não houver política aprovada, defina os critérios com a equipe responsável antes de instruir o agente a aplicá-los.
Comportamentos: determine quando e como analisar
Em Comportamentos, crie um novo comportamento ou abra Análise e Validação de Documentos, caso tenha partido do template. Nomeie o comportamento de modo que sua função fique clara, por exemplo Validar certificações do fornecedor.
Em Adicionar um gatilho, uma opção adequada é Um card entrar em uma fase, escolhendo a fase real em que a documentação estiver pronta para revisão. Se o processo recebe novos anexos após a entrada na fase, avalie Um campo é atualizado como alternativa. A escolha depende do momento operacional correto, e os testes devem confirmar que o comportamento não é executado antes de os arquivos necessários estarem disponíveis.
No editor, digite / ou clique em + para selecionar os campos dinâmicos reais do card e as ações disponíveis. Vincule explicitamente o campo de anexo das certificações, a identificação do fornecedor e os campos de destino do parecer. Digitar o nome de um campo no texto não substitui o vínculo dinâmico da interface.
Personalize as instruções de análise
Utilize o exemplo a seguir como base para o corpo das instruções. Antes de salvar, substitua os trechos entre colchetes por referências reais do seu pipe, inseridas com /, e adapte as regras documentais à política da empresa.
Exemplo de instrução para personalizar:
Analise os certificados anexados em [CAMPO DE ANEXO] relativos ao fornecedor identificado em [CAMPO DE IDENTIFICAÇÃO]. Consulte os critérios aprovados na base de Conhecimento. Para cada certificado, identifique o tipo, o titular, o identificador do fornecedor quando presente, o órgão emissor, a data de emissão, a validade, a assinatura e os requisitos verificáveis. Compare a identificação do titular com os dados cadastrados, sem presumir equivalência entre matriz e subsidiária. Indique quais critérios foram confirmados, quais apresentaram divergência e quais não puderam ser verificados. Não invente informações ausentes ou ilegíveis. Quando houver pendência, descreva o documento e a evidência que precisa ser revisada. Ao concluir, use as ações configuradas para registrar em [CAMPO DE STATUS] o resultado da triagem e em [CAMPO DE PARECER] um resumo técnico por certificado. Encaminhe a revisão a uma pessoa responsável de acordo com o fluxo aprovado, sem reprovar automaticamente o fornecedor.
O exemplo define a lógica, mas as ações finais só serão executáveis depois de escolhidas na interface. Se a organização quiser notificar o fornecedor, configure e valide separadamente o envio da comunicação, seus destinatários e o texto utilizado. Não considere essa notificação existente apenas porque a planilha do caso de uso apresenta um cenário de resposta proativa.
Use verbos objetivos e explicite como tratar campos vazios, documentos ilegíveis e informações conflitantes. O artigo Criando instruções eficazes para Agentes de IA aprofunda essas práticas.
Melhore as instruções com IA
Após inserir os campos e revisar as regras, clique em Melhorar instruções. O Pipefy apresenta uma versão sugerida que você pode examinar, testar com Testar sugestão, refazer usando Tentar novamente, descartar ou aplicar com Substituir. Confira principalmente se o texto preserva os critérios da empresa e não introduz ações de aprovação, comunicação ou preenchimento que você não configurou.
Esse recurso ajuda a refinar a redação, mas a revisão do responsável continua necessária. Em especial, não substitua uma regra documental aprovada por uma interpretação sugerida sem validá-la.
Escolha modelo, Skills e Esforço
O modelo é selecionado por comportamento. Para iniciar os testes deste validador, recomendamos Pipefy AI Standard, adequado à leitura de documentos e aplicação de regras de complexidade intermediária. Considere Pro se a análise envolver documentos conflitantes ou avaliações mais complexas, após comparar qualidade e consumo de créditos.
- Consulte os modelos e a precificação atuais.
Em Skills, ative Análise de documentos para o comportamento que lê os certificados anexados ao card. Mantenha Pesquisa na Web e Cálculos e análises desativados inicialmente, a menos que exista uma necessidade específica e aprovada para consultas externas ou cálculos. A opção Esforço Máximo, identificada como Beta na interface apresentada, não é o padrão recomendado para esta primeira implementação; avalie sua necessidade após testar a qualidade e o custo da análise.
A escolha de modelo, Skills e Esforço afeta recursos e consumo de créditos. Revise os valores e as condições vigentes antes de ativar o agente em volume.
Teste o agente na prática
Prepare um card de teste que represente o fluxo real e utilize arquivos de exemplo sem dados sensíveis desnecessários. Execute o comportamento pelo botão Testar e também pelo gatilho configurado, quando apropriado. Para cada cenário, confira o parecer, os campos atualizados, a necessidade de revisão humana e o registro da execução.
• Documento regular: apresente um certificado legível, emitido para a empresa cadastrada e dentro dos critérios definidos. O agente deve resumir os dados encontrados e registrar a avaliação correspondente, sem acrescentar informações não presentes no arquivo.
• Titular divergente: apresente um certificado emitido para outra entidade ou subsidiária. O agente deve descrever a divergência e orientar sua revisão, sem assumir que a relação societária resolve a inconsistência.
• Assinatura ou validade problemática: utilize um documento com assinatura não identificável ou data fora da política. O parecer deve identificar o problema específico e a evidência necessária.
• Anexo ausente ou ilegível: verifique se o agente evita inventar informações e registra que não foi possível concluir a análise.
Se a resposta for genérica, confira se o campo de anexo foi associado dinamicamente e se os critérios estão descritos com precisão. Se os dados forem extraídos, mas não registrados, revise a ação de atualização e os campos de destino. Os Logs de Agentes de IA ajudam a examinar gatilhos, ações e fontes consultadas.
Revise e coloque em operação
Depois dos testes, revise as permissões do pipe e o acesso aos documentos e às bases de conhecimento. Confirme quem responde pela análise das pendências e por eventuais comunicações ao fornecedor. Inspecione as instruções, os nomes e os destinos de campos, a fase do gatilho, os resultados registrados e o consumo esperado de créditos.
Remova dados e anexos de teste que não devem permanecer no processo. Acompanhe as primeiras execuções pelos Logs e pelas atividades dos cards, comparando o parecer do agente com a avaliação humana. Ajuste as instruções quando surgirem novos padrões de documentos ou de exceção.
A padronização da primeira análise contribui para reduzir conferências manuais repetidas e registrar as evidências de conformidade. Os indicadores de impacto do caso de uso podem orientar o acompanhamento da implantação, mas a medição efetiva depende do processo, do volume e da qualidade dos documentos recebidos.
- Para aprofundar a configuração e a governança dos agentes, a Certificação de Especialista em Inteligência Artificial do Pipefy oferece um próximo passo de aprendizado.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Escolhi entre criar o agente, adaptar um template ou revisar um agente existente.
☐ Defini a identificação do fornecedor, os anexos e os campos que receberão os resultados.
☐ Adicionei as políticas e os critérios de conformidade aplicáveis ao processo.
☐ Configurei um gatilho adequado ao momento da validação.
☐ Vinculei campos e ações usando as opções dinâmicas do editor.
☐ Revisei as instruções e testei a sugestão de melhoria antes de aplicá-la.
☐ Selecionei modelo, Skills e Esforço conforme a complexidade e os créditos disponíveis.
☐ Testei documentos regulares, divergentes e ilegíveis, e confirmei o papel da revisão humana.
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