Como transformar um processo existente em um formulário inicial

Você mapeou seu processo antes de conhecer o Pipefy. Ele mora numa planilha, num formulário de papel ou num fluxograma que a equipe já entende de cabeça. Agora que a estrutura vai para a plataforma, aparece a dúvida que trava muita gente logo no começo: por onde começar quando já existe um processo pronto do lado de fora?

A boa notícia é que o trabalho mais difícil, entender como o processo funciona, você já fez. O que falta é uma tradução: transformar aquilo que você documentou em uma entrada funcional dentro do Pipefy. Ao terminar este artigo, você vai saber tomar as três decisões que definem um bom formulário inicial, mapear cada dado do seu processo para o tipo de campo certo e reconhecer o que não pertence à entrada, de forma que o formulário funcione desde o primeiro card, sem precisar ser refeito depois do primeiro uso real.
 

📖  O que você vai entender aqui:

O papel do formulário inicial no seu processo

Antes de decidir o que colocar no formulário inicial, vale entender o lugar que ele ocupa. No Pipefy, o formulário inicial (Start Form) é a porta de entrada do processo: toda vez que alguém preenche e envia, o Pipefy agrupa as informações em um novo card, que aparece na primeira fase do pipe. É por isso que ele padroniza o que entra: em vez de cada demanda chegar de um jeito, todas passam pela mesma porta e trazem os mesmos dados.

Duas características do formulário inicial mudam a forma como você decide o que colocar nele. A primeira: os campos do formulário inicial não pertencem a nenhuma fase, eles são dados de entrada, coletados no momento da criação do card. A segunda: eles são preenchidos uma única vez, no início. Guardar isso em mente já resolve boa parte das decisões que vêm a seguir.

Decisão 1: o que fica no formulário inicial e o que fica nas fases

Olhe para o seu processo documentado e faça uma pergunta simples para cada informação: esse dado já existe no momento em que a demanda entra, ou ele só aparece enquanto o trabalho acontece?

O que já se conhece na entrada pertence ao formulário inicial. Nome de quem solicitou, tipo de pedido, valor estimado, prazo desejado: são dados que a pessoa tem em mãos antes de o processo começar. O que só é produzido ao longo do caminho pertence às fases. Um parecer de aprovação, a data em que o pagamento foi efetuado, o link do documento final: nada disso existe no primeiro dia, então forçar esses campos na entrada só cria espaços em branco que ninguém consegue preencher.

O critério é o momento em que o dado nasce. Se você conseguir separar sua planilha nessas duas categorias, o desenho da entrada praticamente se resolve sozinho.

Decisão 2: como mapear colunas de planilha para tipos de campo

Com os dados de entrada separados, a próxima decisão é escolher como cada um será coletado. Aqui o instinto é ir pelo campo de texto para tudo, porque funciona. O problema aparece depois: texto livre não valida nada, não vira filtro confiável e não conversa bem com automações ou relatórios.

Em vez de perguntar "que texto a pessoa vai digitar", pergunte "que tipo de informação é essa e o que eu quero fazer com ela depois". Uma coluna com poucas opções repetidas na planilha (Marketing, Vendas, Financeiro) não é texto, é uma escolha de lista. Uma coluna de valores é um campo de moeda ou numérico, que você poderá somar. Uma coluna de e-mail coletada como e-mail permite validação e uso em automações de envio. O tipo certo hoje é o que garante que o dado seja confiável e reaproveitável amanhã.

O Pipefy oferece tipos de campo pensados para cada natureza de dado. Em vez de listar todos aqui, vale conhecer o raciocínio de escolha em detalhe no artigo dedicado ao tema, que mostra quando usar cada um.

Decisão 3: como agrupar mentalmente os campos antes de criar

Quando o processo tem muitos dados de entrada, o formulário inicial pode ficar longo. Antes de sair posicionando campos, vale agrupar mentalmente as informações por afinidade. No formulário inicial, esse agrupamento é uma organização de raciocínio, não um recurso: as seções nomeadas, que dividem os campos em blocos com títulos, ficam para os formulários de fase. Na entrada, o que você controla é a ordem em que os campos aparecem. Mas por onde começar esse agrupamento quando a planilha tem vinte colunas?

Um modelo que funciona bem para quase qualquer processo é organizar os dados de entrada em três blocos, seguindo o ciclo de vida da demanda:

• Quem está pedindo. A identificação de quem abre a demanda e de onde ela vem: nome, e-mail, área, centro de custo. Responde "de onde vem isso".
• O que está sendo pedido. O coração da demanda: tipo de pedido, descrição, quantidade, valor, prazo desejado. Responde "o que precisa ser feito".
• Com que contexto ou prova. O que sustenta e ajuda quem vai executar: anexos, links, documentos de referência, observações. Responde "o que ajuda a decidir".

Repare que os três blocos vão do mais fácil de responder para o que exige mais elaboração. Quem preenche começa por dados que já tem na ponta da língua e só depois chega no que precisa pensar, e essa sequência reduz o abandono no meio do formulário. Cada coluna da sua planilha cabe em um desses três blocos. Se alguma não couber em nenhum, provavelmente ela não é dado de entrada, e sim um dado de fase que voltou à Decisão 1.

Pense em como você preencheria o formulário se estivesse do outro lado, recebendo a demanda pela primeira vez, e use essa sequência como guia ao montar a entrada.

O que não colocar no formulário inicial

Tão importante quanto decidir o que entra é reconhecer o que não pertence à porta de entrada. A regra vem direto da Decisão 1: dados que mudam ao longo do processo não são dados de entrada.

Um status que evolui a cada fase, uma aprovação que só existe depois da análise, uma data de conclusão que ainda não aconteceu: colocar esses campos no formulário inicial cria uma entrada cheia de espaços que ninguém preenche no início, e induz quem cria o card a inventar valores só para conseguir avançar. Esses dados têm o seu lugar, nas fases em que realmente nascem. Deixá-los fora da entrada mantém o formulário enxuto e fiel ao que se sabe no primeiro dia.

Se você perceber que um campo só faria sentido "mais para frente", esse é o sinal de que ele é de fase, não de entrada.

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐  Que o formulário inicial coleta os dados que já existem quando a demanda entra

☐  Que a natureza do dado, e o que você fará com ele depois, define o tipo de campo

☐  Que você consegue olhar seu processo documentado e separar o que é entrada do que é fase