👤 Para administradores do pipe e pessoas que modelam processos
🔐 Disponível para todos os planos. Condicionais exigem Business, Enterprise ou Unlimited
🎯 Para quem precisa decidir como cada participante fornece informações durante uma etapa do processo
Uma solicitação já está em andamento, mas falta um comprovante, um parecer ou uma informação que só outra pessoa pode fornecer. Quando essa contribuição chega por mensagem, a equipe ainda precisa localizar o pedido correto, interpretar o contexto e registrar a resposta no processo.
Ao terminar este artigo, você vai saber quando vale coletar essa contribuição por um Formulário de Fase e quando é melhor manter o preenchimento diretamente no card. A decisão parte de quatro perguntas: quem responde, de quanto contexto essa pessoa precisa, qual informação deve fornecer e quem decide se o processo pode continuar.
📖 O que você vai entender aqui:
O que muda quando a resposta vem pelo formulário
Um Formulário de Fase serve para coletar informações durante um processo que já começou. Ele está ligado a uma fase do card existente. Quando a pessoa preenche os campos disponibilizados nesse formulário, as respostas atualizam os campos desse mesmo card.
Isso é diferente do Formulário Inicial. O Formulário Inicial abre uma nova solicitação e cria um novo card. O Formulário de Fase coleta uma contribuição enquanto o card já percorre o processo.
Pense em um pedido de reembolso que já foi criado. Durante a conferência, a equipe percebe que o comprovante está ilegível. Se a necessidade é receber um novo arquivo para continuar analisando aquele mesmo pedido, a interação pode acontecer no Formulário de Fase da etapa de complementação. A pessoa não precisa abrir outro reembolso apenas para enviar a informação pendente.
O ponto de decisão não é onde criar novos campos. É como a pessoa deve interagir com os campos da etapa. Antes de mudar a estrutura do processo, avalie se o que precisa mudar é apenas a forma de contribuição.
Quando uma contribuição pontual faz sentido
O Formulário de Fase tende a fazer mais sentido quando alguém participa de um momento específico do processo, fornece uma resposta delimitada e não precisa executar toda a etapa dentro do Pipefy.
Use estes critérios para avaliar a interação:
Quem possui a informação
Comece pela pessoa que realmente sabe responder. Pode ser o solicitante que precisa complementar um documento, uma gestora que dá um parecer ou outro participante que entra apenas naquele momento.
Se essa pessoa usa o Pipefy ocasionalmente e sua contribuição cabe em poucas perguntas claras, um formulário compartilhado pode concentrar a resposta no card certo. Se ela acompanha o processo todos os dias, consulta informações anteriores, conversa com outras pessoas e registra várias decisões durante a etapa, o card tende a oferecer o contexto de trabalho mais adequado.
Quanto contexto a pessoa precisa
Uma contribuição pontual precisa ser compreensível sem exigir que a pessoa reconstrua todo o histórico do processo.
Imagine uma compra que já passou pela análise interna e depende do parecer da gestora. Para responder, ela precisa entender o que está sendo solicitado e então registrar sua decisão. O formulário deve apresentar as perguntas e as informações necessárias para esse parecer.
Agora compare com uma analista que faz a conferência antes do pagamento. Ela pode precisar consultar os dados já registrados no card, verificar documentos, acompanhar o andamento da etapa e registrar sua conclusão. Nesse cenário, o trabalho diretamente no card preserva o contexto operacional que faz parte da atividade.
Qual dado precisa voltar ao processo
Defina a resposta que a próxima decisão realmente precisa receber. Em uma complementação de reembolso, pode ser um comprovante legível. Em uma análise de compra, pode ser um parecer e, quando houver recusa, a justificativa.
A documentação do Pipefy também diferencia compartilhar apenas o link do Formulário de Fase de enviar o formulário por um template de email. Quando o formulário é enviado por template de email, ele se torna uma tarefa. Apenas compartilhar o link não cria uma tarefa para a pessoa.
Se você precisa que a contribuição apareça como tarefa atribuída, considere essa diferença no desenho do processo. O formulário compartilhado e a tarefa coletam informações no card, mas não representam a mesma forma de acompanhamento.
Como as regras orientam a resposta
Nem todas as pessoas precisam responder às mesmas perguntas. Quando uma resposta muda o que precisa ser coletado em seguida, as condicionais podem mostrar ou ocultar campos conforme o cenário.
No exemplo da compra, você pode ter a pergunta Você aprova a compra. Quando a resposta for negativa, a justificativa pode aparecer para que a gestora explique o motivo da recusa. Esse desenho reduz perguntas desnecessárias e mantém a contribuição alinhada ao que a equipe precisa analisar depois.
Separe três decisões diferentes: o que aparece para a pessoa, quais informações são necessárias e qual regra permite que o processo continue. Mostrar uma pergunta não significa, por si só, aprovar uma solicitação nem mover o card.
Condicionais são documentadas para os planos Business, Enterprise e Unlimited e só podem ser configuradas por administradores do pipe. Se você pretende usá las em um Formulário de Fase, valide a lógica com respostas diferentes antes de ampliar o uso.
Para aprofundar o desenho das perguntas antes da configuração, consulte também Formulários inteligentes com lógica condicional. O artigo ajuda a relacionar quem preenche, o que varia por perfil e quais dados precisam sustentar regras posteriores.
Quando manter o trabalho diretamente no card
O Formulário de Fase não precisa substituir a forma de trabalho de toda a etapa. Ele é uma alternativa de interação para contribuições específicas.
Volte ao exemplo do reembolso. A pessoa solicitante pode usar o formulário apenas para enviar um comprovante pendente. Depois disso, a analista responsável continua trabalhando no card para conferir os dados, avaliar o documento e registrar a conclusão da etapa.
Essa separação ajuda a escolher a interação pelo papel de cada participante:
- Contribuição pontual de quem precisa responder ou complementar uma informação: avalie o Formulário de Fase
- Execução contínua de quem acompanha a etapa e precisa do contexto do processo: avalie o preenchimento no card
A escolha também pode variar dentro da mesma fase. O importante é não tratar o formulário como uma troca obrigatória de toda a experiência. Ele resolve melhor quando a participação tem começo, objetivo e resposta esperada bem definidos.
Uma boa pergunta de modelagem é: esta pessoa precisa responder ao processo ou trabalhar no processo? A resposta costuma esclarecer qual interação oferece o contexto certo.
O que conferir antes de compartilhar
Antes de enviar o formulário para outras pessoas, teste a interação como se você fosse o respondente.
Primeiro, confirme se a pessoa entende o que precisa fornecer sem depender de uma mensagem paralela. Depois, confira se as respostas chegam aos campos esperados do card. Por fim, verifique separadamente a regra que determina a continuidade do processo.
Se o processo lida com informações sensíveis ou precisa identificar quem respondeu, o Pipefy documenta uma opção de autenticação por email para Formulários de Fase. A autenticação adiciona uma etapa de validação de identidade, mas deve ser escolhida conforme o contexto e a política da empresa.
Não presuma que enviar o formulário move o card ou conclui uma aprovação. O preenchimento coleta a informação. A continuidade depende das regras definidas para o processo.
Se você ainda está consolidando os conceitos de pipe, fase, campo e formulário, o curso Fundamentos do Pipefy revisa essa estrutura e ajuda a relacionar cada elemento ao processo real antes de avançar para decisões de modelagem mais específicas.
Um teste simples para a sua próxima fase
Escolha uma fase que costuma esperar uma contribuição de outra pessoa e registre quatro respostas:
- Quem possui a informação que falta
- Qual contexto essa pessoa precisa para responder
- Qual dado deve voltar ao card
- Quem ou qual regra decide se o processo pode continuar
Depois, simule a interação com alguém no papel de respondente. Se a pessoa consegue entender a solicitação e fornecer a contribuição sem precisar operar toda a etapa, o Formulário de Fase pode ser uma boa escolha. Se ela precisa acompanhar o trabalho, consultar o contexto do card e tomar várias ações ao longo da etapa, manter a operação no card tende a fazer mais sentido.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ A diferença entre abrir uma nova solicitação e atualizar um card existente
☐ Como o papel do participante e o contexto necessário orientam a escolha da interação
☐ Que exibição de campos, coleta de respostas e continuidade do processo são decisões diferentes
☐ Como testar uma fase com uma pessoa no papel de respondente antes de ampliar o uso
