Por que os e-mails falham no Pipefy — e como evitar isso
Envio de e-mails é uma das funcionalidades mais utilizadas no Pipefy. Seja para notificações automáticas, atualizações de status ou interações com clientes, a automação de mensagens é um ponto de contato vital. Mas muitos clientes ainda enfrentam falhas sem entender a causa. O motivo? Expectativas desalinhadas sobre limites de envio e falta de compreensão sobre como funciona a integração com servidores SMTP.
📖 Este artigo esclarece as principais causas de erro, explica o que é responsabilidade do Pipefy (e o que não é), e apresenta boas práticas para garantir que seus e-mails sejam enviados com sucesso.
Qual o limite de envio de e-mails no Pipefy e o que acontece quando ele é excedido?
A infraestrutura de e-mails nativa do Pipefy possui limites programáticos de envio para evitar abusos e proteger a reputação dos domínios usados.
Esses limites variam conforme a idade da organização:
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Organizações com menos de 7 dias de criação: o Pipefy monitora os envios das últimas 24 horas. Se 100 ou mais e-mails únicos forem rejeitados pelos servidores destinatários (status “não recebido”), o envio de e-mails será temporariamente bloqueado.
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Organizações com 7 dias ou mais: o bloqueio é aplicado se 2.000 ou mais e-mails únicos forem rejeitados nas últimas 24 horas.
O bloqueio é automático e preventivo, baseado em comportamento de rejeição. Ele é revertido após um período, mas pode afetar automações críticas como aprovações, notificações e alertas. Não é possível reverter esse bloqueio manualmente via suporte.
Evite bloqueios com boas práticas de automação:
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Reduza envios em massa ou repetitivos sem segmentação.
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Use condições lógicas para disparar e-mails apenas quando necessário.
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Reflita se cada notificação automática é mesmo essencial.
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Veja também nossas diretrizes de boas práticas de e-mail.
Importante: configurar SMTP próprio não contorna bloqueios ativos. O Pipefy continua impedido de disparar e-mails se os limites de rejeição tiverem sido ultrapassados nas últimas 24h.
Vale a pena configurar SMTP próprio? Benefícios e cuidados
Sim, especialmente para empresas que desejam mais controle e profissionalismo na comunicação.
Benefícios do SMTP próprio:
- Identidade da marca: e-mails saem com o domínio da sua empresa.
- Segurança: conexão criptografada com autenticação moderna (OAuth 2.0).
- Controle de entregabilidade: você administra sua reputação de remetente.
- Maior volume de envio: depende do limite do seu provedor (Outlook, Gmail, etc).
- Aderência às políticas de TI: alinhamento com firewall, regras de compliance e logs internos.
Atenção: após configurar um SMTP personalizado, é necessário atualizar seus templates e automações para que o novo e-mail passe a ser usado como remetente. A conexão por si só não altera automaticamente os fluxos existentes.
Ao usar SMTP próprio, o Pipefy é apenas o emissor da requisição. O envio real depende do seu servidor de e-mail. Se houver falha na entrega, a causa mais comum está do lado do servidor SMTP.
E-mails enviados via SMTP passam pelas mesmas validações de políticas de reputação e identidade do remetente, como SPF, DKIM e DMARC. Se essas configurações estiverem incorretas no domínio da empresa, a entrega pode falhar ou cair em spam.
- Para orientações detalhadas, confira como configurar um e-mail personalizado via SMTP.
Analogia: imagine que o Pipefy "bate na porta" do servidor SMTP. Se a porta não abrir, não há envio. Quem decide se abre ou não é o seu servidor (Outlook, Gmail, SendGrid etc).
- Para orientações detalhadas, confira este guia completo de configuração SMTP.
Como garantir que o servidor SMTP está aceitando conexões da Pipefy
Problemas frequentes ao configurar SMTP próprio:
- Firewall bloqueando a conexão do Pipefy
- Porta errada configurada
- Username mal preenchido (ex: nome do remetente ≠ e-mail real)
- Permissão negada por regras do provedor
Checklist para seu time de TI:
- O servidor SMTP está liberado para conexões externas?
- A porta configurada está correta (geralmente 587 para TLS)?
- A autenticação OAuth 2.0 foi aprovada?
- Existe alguma regra de spam ou quota que pode estar bloqueando os e-mails?
- Saiba mais sobre como configurar e-mail personalizado.
Mudança obrigatória no Outlook: fim do Basic Auth e como migrar para OAuth 2.0
A Microsoft anunciou o fim do suporte à autenticação básica (usuário/senha) para SMTP a partir de setembro de 2025【22†SMTP OAuth 2.0 Microsoft - PAD.pdf†L9-L11】.
Se sua empresa usa smtp.office365.com ou smtp-mail.outlook.com, precisa migrar o quanto antes para autenticação moderna via OAuth 2.0.
Como fazer:
- Acesse Configurações de E-mail no Painel Administrativo do Pipefy
- Clique em Conectar com a Microsoft
- Faça login com a conta corporativa
- Autorize a conexão
- Preencha nome e e-mail de remetente
- (Opcional) Defina um pipe para criação de cards automática
- Clique em Salvar
- Pronto! A conexão segura com seu servidor Microsoft estará ativa.
Dicas para evitar bloqueios e falhas no envio de e-mails
- Não use automações com disparos redundantes
- Evite colocar e-mail em toda transição
- Use SMTP próprio se você envia grandes volumes
- Teste a entrega com seu time de TI
- Acompanhe logs e indicadores para validar se os e-mails estão sendo enviados corretamente
- Consulte este guia completo de configuração SMTP se tiver dúvidas
Nota para clientes com destinatários Yahoo: se você utiliza a infraestrutura nativa do Pipefy, é recomendável que destinatários com domínios @yahoo.com adicionem os IPs e domínios do Pipefy em allow list para evitar rejeições.
Quando procurar o suporte da Pipefy — e quando acionar seu time de TI
| Situação | Acione o Pipefy | Acione seu TI |
| Erro na execução da automação | ✅ | |
| Conexão SMTP recusada | ✅ | |
| E-mail enviado mas não entregue | ✅ | |
| Mensagens duplicadas | ✅ | |
| Dúvida sobre volume e limites | ✅ | |
| Servidor rejeitou remetente | ✅ |
Como evitar frustrações com o envio de e-mails no Pipefy
O envio de e-mails no Pipefy é uma ferramenta poderosa — desde que usada com clareza técnica. Saber diferenciar as responsabilidades entre plataforma e servidor é o primeiro passo para evitar bloqueios e falhas.
Se você tem alto volume de comunicação automatizada, adote SMTP próprio. E se usa Outlook, migre o quanto antes para OAuth 2.0.
FAQ
O Pipefy envia e-mails ilimitados?
Não. O uso da infraestrutura nativa possui limites por organização para evitar abusos. Exceder esses limites bloqueia temporariamente os envios.
Meu e-mail foi disparado pela automação, mas não chegou. De quem é a responsabilidade?
Depende. Se você usa SMTP próprio e a automação executou corretamente, o problema provavelmente está no servidor de e-mail.
Como saber se meu SMTP está corretamente configurado?
Teste a conexão nas configurações e valide com seu time de TI se o Pipefy tem acesso autorizado e a porta correta liberada.
Preciso mesmo migrar para OAuth 2.0 no Outlook?
Sim. A Microsoft irá bloquear o envio via autenticação básica a partir de setembro de 2025.
O que posso fazer para não ser bloqueado por excesso de e-mails?
Evite disparos desnecessários, use condições nas automações e monitore seu volume de uso.
Configurei SMTP, mas os e-mails ainda saem pelo mail.pipefy.com. Por quê?
É necessário atualizar os templates e automações para que o novo remetente configurado passe a ser utilizado.
Configurar SMTP resolve bloqueios de envio?
Não. O Pipefy segue validando se houve rejeições nas últimas 24h. Se sim, o envio é impedido, mesmo via SMTP.
Tenho muitos destinatários com e-mails Yahoo. O que devo fazer?
Oriente seus contatos a adicionarem os domínios e IPs do Pipefy na allow list do servidor de e-mail deles para evitar bloqueios por reputação externa.