👤 Para quem participa de processos e ajuda a definir como o trabalho acontece
🔐 Disponível para leitura independentemente do plano. A aplicação depende dos recursos e acessos da sua empresa
🎯 Para quem quer escolher onde usar IA e onde manter regras ou revisão humana
Conferir uma solicitação pode reunir trabalhos bem diferentes: verificar se os dados chegaram, entender um documento e decidir o que fazer com uma exceção. Quando tudo entra no mesmo pacote, fica difícil perceber onde a equipe repete uma regra e onde precisa interpretar informações.
Ao terminar a leitura, você vai conseguir avaliar uma etapa da sua rotina, comparar Regras, Automação com IA, Agentes de IA e Revisão humana e registrar uma primeira hipótese de uso. Vamos acompanhar uma solicitação de pagamento para tornar essas escolhas concretas, mesmo sem o Pipefy aberto.
📖 O que você vai entender aqui:
Comece pela tarefa que precisa melhorar
Escolha uma atividade que você consiga descrever com um verbo e um resultado observável. “Melhorar contas a pagar” é amplo demais para orientar uma escolha. “Resumir a justificativa de uma solicitação para o aprovador” já permite identificar a entrada, a saída esperada e quem vai usar o resultado.
Imagine que uma pessoa do financeiro recebe uma solicitação com um documento e uma justificativa. Ela precisa conferir as informações, entender o motivo da despesa e preparar o caso para aprovação. Essas atividades pertencem ao mesmo processo, mas podem pedir abordagens diferentes.
Antes de escolher, registre qual trabalho se repete e como você reconheceria uma melhora. Pode ser reduzir o tempo de leitura inicial ou diminuir os retornos por informação ausente. Esse registro ajuda a comparar o resultado com a rotina atual.
Escolha uma tarefa delimitada para a primeira avaliação. Frequência ajuda a identificar oportunidades, mas a clareza do resultado e a possibilidade de conferir a saída também contam.
Identifique o que a tarefa exige
Observe três aspectos: como a informação chega, o que precisa acontecer com ela e qual é a consequência da ação.
A informação já está estruturada? Um valor registrado em um campo é diferente de uma justificativa escrita livremente. No segundo caso, pode ser necessário interpretar o conteúdo antes de decidir o próximo passo.
O resultado está definido por um critério objetivo? Avisar um responsável quando a solicitação chega para aprovação pode seguir uma regra conhecida. Preparar um resumo exige selecionar informações relevantes do texto recebido.
Quem precisa conferir ou autorizar a saída? Extrair informações de um documento e autorizar um pagamento são responsabilidades distintas. A ajuda da IA na preparação do caso não elimina a aprovação da pessoa responsável.
Se a equipe ainda não consegue explicar qual informação deve ser usada ou o que fazer quando ela falta, registre essa definição antes da implementação. O recurso precisa de uma orientação que represente o processo da empresa.
Compare as abordagens para essa etapa
Regras para critérios definidos
Considere uma regra quando o evento e a resposta já são conhecidos. No exemplo, avisar o aprovador quando o card chega à etapa de aprovação não exige interpretar a justificativa da despesa.
No Pipefy, automações relacionam um evento a uma ação e podem usar condições para filtrar os casos. O artigo Como as automações funcionam no Pipefy ajuda a reconhecer essa lógica no seu processo.
Automação com IA para uma transformação delimitada
Considere essa abordagem quando uma tarefa exige interpretar ou gerar conteúdo a partir de informações do processo, com uma saída bem definida. Um exemplo é preparar um resumo da justificativa para apoiar a leitura do aprovador.
A ação Gerar com IA permite usar instruções em linguagem natural e informações do processo para preencher campos. Defina o conteúdo esperado e como ele será conferido. Para a configuração, consulte o guia de criação de Automação com IA, em inglês.
Agentes de IA para análise orientada por contexto e ações
Considere um Agente de IA quando a tarefa precisa combinar instruções, conhecimento do processo e ações autorizadas. No exemplo, uma possibilidade a avaliar é interpretar o documento da solicitação com apoio de uma política da empresa e registrar informações para análise.
Agentes podem trabalhar com fontes de conhecimento e executar ações configuradas. O artigo O que são AI Agents e o que eles fazem no seu processo aprofunda esse papel. Escolha pela necessidade da tarefa e pelos controles disponíveis, pois há atividades que podem ser atendidas por mais de uma abordagem.
Revisão humana para validar e assumir a decisão
Mantenha uma pessoa responsável quando houver uma exceção à política, informação insuficiente ou uma decisão com consequência relevante. Na solicitação de pagamento, a pessoa confere os dados e autoriza a continuidade conforme as regras da empresa.
A revisão pode fazer parte de um fluxo apoiado por IA. Defina o que será revisado, por quem e o que acontece se a saída não puder ser confirmada.
Quer comparar essas escolhas em outros cenários? O curso Panorama da IA, da Pipefy Academy, desenvolve os critérios de escolha e propõe um quiz com situações práticas.
Defina os cuidados antes de começar
Dados e privacidade. Identifique quais informações são necessárias para a tarefa e quem pode ter acesso a elas. Em uma solicitação financeira, avalie o uso de documentos e dados pessoais com os responsáveis pela política interna. Evite incluir conteúdo sem relação com o resultado esperado.
Controle e tratamento de exceções. Determine onde a execução precisa parar para conferência. Para o exemplo de pagamento, preserve a aprovação humana e um caminho para corrigir informações. O guia de revisão humana em ações críticas, em inglês, detalha esse princípio.
Rastreabilidade. Combine como a equipe vai conferir o que aconteceu. Os registros de execução dos Agentes de IA ajudam a acompanhar suas ações, e as atividades do card permitem consultar alterações. Guarde também o critério de aprovação e a referência usada na conferência.
Custos e esforço de revisão. Avalie o volume esperado, o consumo associado à configuração e o tempo necessário para conferir as saídas. Consulte a referência atual de modelos e créditos de IA, em inglês, antes de estimar o uso. Compare o esforço completo para obter um resultado validado.
Um resumo ou dado extraído por IA não representa autorização de pagamento. No exemplo deste artigo, a conferência e a aprovação humana continuam sendo condições para a continuidade do processo.
Aplique os critérios ao seu processo
Escolha uma etapa e responda às perguntas abaixo antes de conversar sobre a configuração:
- Qual tarefa quero melhorar e qual resultado espero receber?
- De quais informações ela depende e quando essas informações estarão disponíveis?
- O critério é objetivo ou exige interpretação? Qual abordagem vou avaliar primeiro e por quê?
- Quem confere a saída e o que acontece se faltar informação ou houver divergência?
- Como vou comparar qualidade, tempo de revisão e consumo com a rotina atual?
Para a solicitação de pagamento, uma primeira hipótese seria: “Usar IA para preparar um resumo da justificativa. O financeiro compara o resumo com o conteúdo original e mantém a aprovação com o responsável. Casos com informação ausente retornam para esclarecimento.”
Antes de ampliar o uso, avalie exemplos comuns e situações com exceções em um ambiente de teste adequado, com dados autorizados. Registre o que precisou de correção e ajuste a proposta com quem administra o processo. Essa avaliação transforma uma ideia ampla em uma escolha que a equipe consegue discutir e verificar.
Para praticar essa análise, faça o curso Panorama da IA. São quatro módulos, exemplos e recursos interativos, com cerca de uma hora de estudo no seu ritmo e certificado de conclusão. Não é necessário saber programar. A proposta é desenvolver critérios de escolha; a construção prática de agentes fica para um curso posterior.
Antes de avançar, confirme que você entende
☐ Uma mesma etapa pode combinar regras, IA e revisão humana.
☐ Interpretar informações e autorizar uma ação são responsabilidades diferentes.
☐ Sua primeira hipótese precisa de entrada, saída, responsável pela conferência e tratamento para exceções.
Pronto para aprofundar a hipótese que envolve um agente? → O que são AI Agents e o que eles fazem no seu processo
