Como configurar o Agente de Leitura de Documentos em Contas a Pagar

Abrir cada nota fiscal, copiar valores e conferir a identificação do fornecedor ocupa parte do dia de quem trabalha em Contas a Pagar. Quando os documentos chegam em formatos diferentes, uma informação ilegível pode interromper a conferência de todo o lote. O Agente de Leitura de Documentos realiza a primeira leitura de notas fiscais, recibos e comprovantes e organiza os dados para a análise financeira.

Ao terminar a leitura, você saberá criar o agente, adaptar um template ou revisar uma configuração existente, definir os dados que ele deve extrair e testar como as pendências serão encaminhadas. Você também terá um exemplo de instruções para personalizar e critérios para preparar o envio dos dados ao ERP, preservando as decisões de aprovação da equipe.

📖 O que você vai aprender:

• Conheça o agente e o resultado esperado
• Prepare o processo para utilizar o agente
• Configure e personalize o agente
• Teste o agente na prática
• Revise e coloque em operação

Conheça o agente e o resultado esperado

O agente identifica o tipo de documento, extrai informações fiscais e sinaliza inconsistências antes da aprovação. Sua contribuição no processo de Contas a Pagar com IA está associada à redução de 50% no tempo de processamento de pagamentos, ao diminuir a transcrição manual e antecipar a identificação de pendências. O ganho vem da combinação entre leitura, regras de conferência e encaminhamento adequado dos dados.

Imagine que a equipe recebeu uma nota da Logística XYZ. O documento informa um CNPJ diferente daquele apresentado no cadastro usado para a conferência, e parte dos dados de cobrança está ilegível. O resultado útil é um registro que mostre o que foi lido, a divergência encontrada e a informação que precisa ser reenviada. A equipe consegue atuar sobre essa pendência sem repetir toda a leitura.

O fluxo recomendado começa no recebimento do arquivo, passa pela extração e comparação dos dados e termina na revisão das pendências. A integração com o ERP deve utilizar os dados liberados segundo as regras da empresa. Leitura concluída, documento conferido e pagamento aprovado representam decisões distintas no processo.

Prepare o processo para utilizar o agente

Identifique em qual momento os documentos estarão disponíveis no card e quem fará a conferência das exceções. Para começar, prefira uma solicitação de pagamento por card, com os anexos claramente relacionados àquela solicitação. Se o recebimento acontece por email, confira como o arquivo chega ao campo de anexo antes de escolher o gatilho do agente.

Defina o que precisa ser extraído de cada tipo de documento. Como exemplo adaptável, uma nota pode exigir identificação do emitente e do destinatário, número do documento, data de emissão e valor total. Um comprovante pode apresentar outros dados e atender a uma finalidade diferente. Combine com a equipe quais informações são obrigatórias em cada caso e quais comparações serão feitas.

Prepare destinos compatíveis para os dados extraídos, o resultado da conferência e a descrição das pendências. Use campos de data para datas, de moeda para valores e de texto para identificadores que precisam preservar zeros à esquerda. Mantenha separado o dado encontrado no arquivo e o dado de referência, para que uma divergência permaneça visível.

Separe também a política de conferência, exemplos de documentos e uma fonte cadastral confiável. Caso a comparação dependa do ERP, disponibilize os dados necessários por uma integração aprovada ou por uma base acessível ao agente. A conexão deve ter responsáveis, permissões e regras de atualização definidos.

Configure e personalize o agente

Escolha como começar

Para criar do zero, abra o pipe de Contas a Pagar, acesse Agentes de IA e selecione Novo Agente de IA. Você definirá o papel do agente, as fontes de Conhecimento e os Comportamentos necessários para a leitura.

Para partir da biblioteca, abra Agentes de IA > Templates, procure uma opção de análise documental e selecione Editar agente. Leia o comportamento existente antes de usar essa base. Confirme se ele permite consultar os anexos, aplicar seus critérios e registrar os resultados esperados; personalize esses pontos para Contas a Pagar.

Se já existe um agente no pipe, abra sua configuração e siga a mesma revisão. Nos três caminhos, confira os vínculos com os campos e as ações do processo antes de colocar o comportamento em uso.

Geral: defina o papel do agente

Use Agente de Leitura de Documentos como nome. Na descrição do papel e dos objetivos, informe a finalidade da análise. Um ponto de partida é: “Você é um especialista em leitura documental para Contas a Pagar. Identifique o tipo de documento recebido, extraia os dados legíveis, compare as informações com as referências fornecidas e registre inconsistências para revisão da equipe financeira.”

Acrescente o limite de atuação: “Preserve os dados originais, indique informações ausentes ou ilegíveis e mantenha as decisões de aprovação de pagamento com os responsáveis definidos no processo.” Essa descrição ajuda a manter o comportamento concentrado na conferência documental.

Conhecimento: forneça as regras de conferência

Em Conhecimento, utilize Adicionar conhecimento para disponibilizar a política de recebimento e conferência documental. Inclua os tipos aceitos, os dados exigidos por tipo, a regra de comparação cadastral e o tratamento das exceções. Se houver critérios diferentes para matriz e filial, descreva quando a diferença exige revisão.

Quando necessário, disponibilize o pipe ou database com o cadastro utilizado na comparação. Confirme qual identificação deve coincidir com a do emitente e qual deve corresponder à empresa destinatária. Uma consulta ao cadastro deve devolver a referência correta para aquela solicitação.

Use o campo de anexo do card para cada nota, recibo ou comprovante recebido. Reserve Conhecimento para referências que devem valer ao longo das análises e mantenha uma pessoa responsável por sua atualização.

Comportamentos: escolha o momento da leitura

Crie ou edite um comportamento e dê um nome descritivo, como Ler documentos da solicitação de pagamento. Escolha um gatilho alinhado ao momento em que os anexos estiverem prontos, por exemplo a entrada do card na fase real de conferência. Se a rotina prevê a substituição de documentos, avalie o gatilho de atualização do campo de anexo e teste a nova execução.

No editor, use / ou + para inserir o campo de anexo, os dados cadastrais necessários e as ações de atualização dos campos de resultado. Selecione os elementos reais do pipe; escrever apenas o nome de um campo deixa a instrução sem o vínculo dinâmico necessário.

Defina como uma nova leitura deve tratar valores já conferidos por uma pessoa. Uma opção é registrar o novo parecer para revisão antes de substituir dados aprovados. Evite usar como gatilho um campo de saída que o próprio comportamento altera, para reduzir o risco de execuções repetidas.

Personalize as instruções de leitura e validação

O exemplo abaixo propõe uma configuração inicial. Substitua as referências entre colchetes pelos campos dinâmicos reais e adapte a lista de dados à política da empresa.

Configure as ações no editor para que a saída corresponda ao exemplo. Agrupe o preenchimento dos campos na ação de atualização e confira cada destino. Se uma comunicação ao fornecedor fizer parte do fluxo, prepare o template de email, valide o destinatário e defina quando o envio está autorizado.

Melhore as instruções antes de aplicar

Depois de personalizar, selecione Melhorar instruções. Revise a sugestão e use Testar sugestão para comparar o resultado. Você pode usar Tentar novamente, Descartar ou Substituir, conforme a qualidade da proposta.

Confira se a sugestão preserva a extração independente, os critérios de legibilidade e os vínculos de campos. Verifique também se manteve a aprovação com os responsáveis corretos. O refinamento do texto precisa preservar as regras financeiras já acordadas.

Escolha modelo, Skills e Esforço

Como ponto de partida para os testes, recomendamos Pipefy AI Standard no comportamento de leitura, pela combinação de interpretação documental e comparação de dados. Compare com Pro se os documentos apresentarem layouts complexos ou conflitos que exijam mais interpretação. Avalie os resultados e o consumo antes de escolher o modelo para a operação.

Em Skills, ative Análise de documentos para a leitura dos anexos. Na configuração que apresenta Ferramentas avançadas, ative Processamento Inteligente de Documentos para utilizar a extração com OCR. Consulte o guia de processamento inteligente de documentos para conferir formatos e limites antes de testar seus arquivos.

Mantenha Pesquisa na Web desativada para essa conferência baseada em documentos e cadastro. Habilite Cálculos e análises somente se houver uma regra explícita de cálculo, como a conferência de totais, e valide os resultados esperados. Ler valores e recalcular tributos são tarefas diferentes e precisam de critérios próprios.

Comece com o esforço padrão disponível. Avalie Esforço Máximo, quando disponível, apenas se os testes demonstrarem necessidade de análise adicional. Consulte modelos e precificação dos Agentes de IA para planejar o consumo, incluindo o processamento documental utilizado.

Prepare a saída e a integração com o ERP

O comportamento deve entregar dados estruturados e um parecer útil para a revisão. Com a equipe responsável pela integração, mapeie quais valores serão enviados ao ERP, em que momento e qual confirmação será registrada de volta no processo.

Mantenha a integração condicionada ao resultado e às aprovações exigidas pela empresa. Teste também a indisponibilidade do ERP e o reenvio de uma solicitação, preservando uma referência que permita reconhecer um registro já criado. Os Comportamentos do agente cuidam da análise e das ações configuradas; as automações do pipe e a integração precisam de suas próprias regras e validações.

Teste o agente na prática

Comece pela simulação do comportamento antes de publicar, como explicado em AI Agents: teste comportamentos antes de publicar. Depois, valide o gatilho e os campos em um ambiente de teste. Para a integração, utilize o ambiente de homologação disponibilizado pela equipe responsável.

• Documento regular: use uma nota legível cujos dados correspondam à solicitação e ao cadastro. Confira cada valor extraído e se a conclusão respeita a regra de conferência, sem antecipar a aprovação financeira.
• CNPJ divergente: apresente um documento com identificação diferente da referência esperada. O parecer deve apontar as duas identificações e a diferença, mantendo a solicitação no tratamento de pendências previsto.
• Valores conflitantes: use documentos relacionados à mesma solicitação com valores diferentes. O agente deve identificar a origem de cada valor e solicitar revisão, preservando a divergência.
• Anexo ausente ou ilegível: teste um card sem arquivo e outro com informação obrigatória cortada ou borrada. O resultado deve explicar o que impediu a conferência, sem completar informações por suposição.
• Documento corrigido: substitua o anexo, execute novamente e confira o tratamento dos resultados anteriores. Valide que a correção passe pela revisão prevista e que o reenvio ao ERP siga a regra contra registros repetidos.

Se o resumo estiver genérico, revise o vínculo do anexo e os critérios descritos. Se os dados aparecerem no parecer, mas não nos campos, confira as ações e os tipos dos destinos. Use os Logs e Rastreamento dos Agentes de IA para investigar a execução e as ações realizadas.

Revise e coloque em operação

Antes de ativar, confirme as permissões para documentos financeiros, as fontes cadastrais e quem responde pelas pendências. Revise o gatilho, os campos de saída, as instruções e as condições de envio ao ERP. Combine também quem atualiza os critérios quando a política de conferência mudar.

Acompanhe as primeiras execuções e compare os dados extraídos com a conferência humana. Observe o tempo gasto por solicitação, os documentos que exigem correção e os casos de reprocessamento. Esses registros mostram onde ajustar o agente e ajudam a acompanhar a redução de trabalho manual na rotina.

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐ Escolhi entre criar o agente, adaptar um template ou revisar uma configuração existente.

☐ Defini os documentos aceitos, as informações obrigatórias e a referência cadastral.

☐ Separei anexos da solicitação e Conhecimento de referência.

☐ Vinculei o gatilho, os campos dinâmicos e as ações aos elementos reais do pipe.

☐ Revisei a sugestão de melhoria das instruções e a preservação das regras financeiras.

☐ Selecionei modelo, Skills e Esforço com base nos testes e no consumo.

☐ Testei divergências, documentos ausentes, arquivos ilegíveis e nova leitura após correção.

☐ Confirmei a revisão humana e as condições para integração com o ERP.