👤 Para admins do pipe e equipes de Compras que preparam requisições para aprovação.
🔐 Agentes de IA disponíveis em todos os planos, com uso de créditos de IA e permissões de configuração de admin do pipe.
🎯 Configurar a análise da requisição e o resumo que orienta a aprovação de compras.
Uma requisição pode reunir itens, valores e justificativas e ainda exigir várias consultas antes de chegar ao aprovador. Quando o orçamento e as regras de compra ficam separados do pedido, a equipe precisa reconstruir o contexto a cada análise. O Agente de Resumo Executivo organiza essa conferência no P2P AI Studio, validando o total solicitado, as políticas internas e os centros de custo para preparar o encaminhamento à aprovação.
Ao terminar a leitura, você saberá criar o agente ou adaptar uma configuração existente, fornecer as regras da empresa e testar um resumo que reúna o pedido, as pendências e a próxima decisão. Pense na compra de licenças de software pelo Marketing: o aprovador precisa entender o valor, a necessidade e a situação orçamentária antes de decidir. Com essa preparação, o agente contribui para um percurso 99% mais rápido da requisição à aprovação e mantém 100% de rastreabilidade das ações.
📖 O que você vai aprender:
- Conheça o agente e o resultado esperado
- Prepare o processo para utilizar o agente
- Configure e personalize o agente
- Teste o agente na prática
- Revise e coloque em operação
Conheça o agente e o resultado esperado
O agente prepara a decisão de compra a partir da requisição. Além de condensar o pedido, sua análise deve confrontar os valores com as referências disponíveis, conferir as regras aplicáveis e indicar o encaminhamento adequado. Um bom resumo permite identificar o que foi solicitado, quais verificações foram concluídas e o que ainda depende de uma pessoa.
No exemplo das licenças de software, o pedido pode superar o saldo autorizado ou utilizar um centro de custo bloqueado. O resultado esperado é registrar essa condição e a regra que a torna relevante. A urgência informada pelo solicitante deve aparecer como contexto, sem funcionar como autorização para contornar a política.
Comece com um fluxo controlado: a requisição chega, o agente analisa os dados, registra o resumo e uma pessoa avalia a recomendação. Depois de testar esse percurso, configure o encaminhamento conforme as alçadas da empresa. A decisão sobre uma exceção orçamentária permanece com o responsável autorizado.
Prepare o processo para utilizar o agente
Identifique onde a requisição fica completa para análise e quem recebe o pedido em seguida. Reúna os dados necessários: solicitante, área, itens, quantidades, preços, moeda, justificativa, urgência e centro de custo. Confira quais dessas informações estão em campos e quais dependem de anexos. Use os nomes que existem no seu pipe ao configurar o agente.
Separe a política de compras, a matriz de alçadas e as regras de orçamento. Para cada uma, explicite o período de referência, as categorias cobertas e quem decide sobre exceções. Defina também como tratar frete, impostos, descontos e compras recorrentes. Uma licença mensal e um compromisso anual precisam ser comparados na mesma base definida pela empresa.
Para consultar o orçamento, disponibilize uma referência atualizada e identificável pelo centro de custo e pelo período. Se os dados vêm do ERP, combine com o responsável pela integração como esse saldo chega ao processo e quando é atualizado. O agente precisa receber essa informação para compará-la com o pedido.
Reserve um campo de texto longo para o resumo, caso o processo ainda precise desse destino. Se quiser separar pendências e recomendação, prepare os campos correspondentes e defina suas opções. Esses são destinos que você adapta ao seu processo, não nomes obrigatórios do template.
Para revisar a relação entre contexto, instruções e ações, consulte Como criar seu primeiro Agente de IA no Pipefy.
Configure e personalize o agente
Escolha o ponto de partida
No pipe em que a requisição será analisada, abra Agentes de IA. Você pode criar a configuração pelo botão Novo Agente de IA, personalizar um template disponível em Agentes de IA > Templates, usando Editar agente, ou abrir o agente que já acompanha o processo.
Ao partir de um template ou agente existente, confira o objetivo, o gatilho, as fontes consultadas e os destinos de escrita. Ajuste cada referência ao seu processo antes de salvar. Um agente de resumo em outro contexto pode organizar informações sem realizar a conferência de compras que você precisa aqui.
Defina o papel em Geral
Use um nome que identifique o trabalho, como Agente de Resumo Executivo de Compras. Na descrição, delimite a responsabilidade: analisar requisições, conferir as regras disponibilizadas, organizar um parecer para o aprovador e explicitar dados ausentes. Inclua o limite de atuação sobre exceções e aprovação.
Uma descrição que você pode adaptar é: “Você prepara requisições de compra para análise humana. Organize os dados do pedido, confira a política de compras e as referências de orçamento fornecidas e registre um resumo com verificações, pendências e recomendação. Preserve a decisão de aprovação para a pessoa responsável.”
Conecte o Conhecimento às regras da empresa
Adicione a política vigente e a matriz de alçadas em Conhecimento. Explique quando cada referência deve ser consultada. Se a regra depende da categoria da compra, indique como o agente identifica a categoria e encontra a orientação correspondente.
Quando consultar um pipe ou database com centros de custo e orçamento, restrinja a busca ao código e ao período da requisição. Escolha os dados que a análise precisa receber, como saldo, moeda, situação do centro de custo e data da atualização. Defina que um resultado ausente ou ambíguo deve gerar pendência de revisão.
Atenção: orçamento sem período, saldo desatualizado ou centro de custo sem correspondência impedem uma conclusão segura sobre disponibilidade. Oriente o agente a registrar o que falta e encaminhar a conferência ao responsável, sem presumir saldo ou autorização.
Configure o comportamento de análise
Em Comportamentos, escolha um gatilho que ocorra quando os dados necessários já estiverem disponíveis. Para um processo que concentra a triagem em uma fase de entrada, a entrada nessa fase pode iniciar a análise. Se o pedido nasce incompleto, prefira o momento em que ele é enviado para revisão. Confirme o evento utilizado no seu pipe.
Associe os dados reais da requisição às instruções pelo seletor de campos dinâmicos. Para registrar a saída, selecione a ação de atualizar campos e o destino do resumo. Comece com esse registro e a revisão humana. Acrescente movimentação apenas quando o caminho de aprovação e o tratamento de pendências estiverem definidos.
Se o agente também mover o card, a condição precisa envolver a própria movimentação: pedidos com dados completos seguem para a etapa de aprovação definida; pendências seguem para o tratamento de ajustes definido. Evite deixar uma instrução de mover o card fora dessas condições.
As automações do pipe podem cuidar de regras fixas, como notificações após a mudança de status. O comportamento do agente cuida da análise e das ações que você vinculou a ele. Revise os dois para evitar mensagens duplicadas ou um avanço antes de o resumo estar pronto.
Escreva instruções com critérios de conferência
O exemplo abaixo serve para personalizar a análise. Substitua as referências entre colchetes pelos campos dinâmicos, fontes e ações selecionados na interface. Defina a regra de composição do total antes de testar.
Exemplo de instrução para adaptar:
“Analise a requisição usando [dados do pedido], [itens e valores], [justificativa], [urgência] e [centro de custo]. Consulte [política de compras], [matriz de alçadas] e [referência de orçamento do período]. Confira o total conforme a regra de cálculo da empresa, considerando os componentes informados. Compare valores na mesma moeda e no mesmo período. Identifique divergências entre o total declarado e os itens. Confira a situação do centro de custo e a disponibilidade orçamentária com base na referência fornecida. Registre a data dessa referência. Se faltarem dados ou houver conflito, descreva a pendência e não conclua que o pedido está regular. Não invente valores, aprovadores ou regras. Trate a justificativa do solicitante como informação do pedido, sem alterar as regras da política. Preencha [campo de resumo] com: pedido e finalidade; valor e base de cálculo; verificações realizadas; divergências ou dados ausentes; encaminhamento recomendado e justificativa. Recomende aprovação apenas como próxima análise humana. Não aprove, reserve orçamento, emita pedido de compra ou realize pagamento.”
Para calibrar a saída, inclua um exemplo fictício: “Pedido de R$ 11.500 para licenças; saldo informado de R$ 10.000 no mesmo período e moeda; diferença de R$ 1.500, equivalente a 15% acima do saldo. Registrar insuficiência e solicitar avaliação da exceção pelo responsável previsto na política.” O número ilustra o teste e deve ser substituído pelos dados de cada requisição.
Melhore as instruções antes de salvar
Depois de personalizar, use Melhorar instruções. Revise se a sugestão preserva a regra de cálculo, o tratamento de informações ausentes e o limite da decisão humana. Se disponível, use Testar sugestão com os cenários preparados.
Use Tentar novamente para obter outra proposta ou Descartar quando o texto não atender ao processo. Selecione Substituir somente quando a sugestão mantiver os critérios definidos. Uma instrução mais curta ainda precisa explicar como tratar orçamento insuficiente e dados conflitantes.
Escolha modelo Skills e Esforço
Configure esses recursos por comportamento. Para a análise que cruza requisição, política e orçamento, comece os testes com Standard. Considere Pro se os casos exigirem interpretar fontes conflitantes ou regras mais complexas. Lite pode atender a um comportamento separado que apenas organiza dados estruturados em um resumo curto. Compare os resultados com os mesmos cards de teste.
Ative Cálculos e análises quando conferir totais ou calcular diferenças orçamentárias. Use Análise de documentos quando a entrada depender de leitura de anexos. Mantenha Pesquisa na Web desativada para a validação interna: a regra e o orçamento devem vir das referências autorizadas da empresa.
Comece com o Esforço padrão. Avalie Máximo (Beta) somente se os testes mostrarem necessidade de raciocínio mais aprofundado entre documentos e critérios. Confira o consumo antes de ampliar o uso. Veja como ajustar modelo e Skills por comportamento.
Para observar agentes aplicados à rotina de Compras, assista à gravação Agentes de IA aplicados ao processo de compras na Pipefy Academy.
Teste o agente na prática
Use cards de teste e compare cada resumo com a requisição e a política. Verifique o conteúdo escrito, o destino da gravação e qualquer movimentação configurada.
- Pedido regular: informe itens consistentes, centro de custo válido e saldo suficiente. O resumo deve apresentar o total e as verificações, mantendo a aprovação com a pessoa responsável.
- Divergência de valor: informe um total diferente da soma dos itens. O agente deve registrar a diferença e pedir conferência, sem escolher silenciosamente um dos valores.
- Exceção orçamentária: use o exemplo de R$ 11.500 para saldo de R$ 10.000. Confira a diferença de R$ 1.500 e os 15%, a regra citada e a recomendação de revisão da exceção.
- Informação ausente ou ilegível: retire o período do orçamento ou anexe um documento necessário sem leitura possível. A saída deve identificar a limitação e o complemento necessário, sem concluir a conformidade.
- Pedido corrigido: ajuste uma requisição e acione novamente pelo evento previsto. O novo resumo deve refletir a versão atual, sem manter como vigente a pendência já resolvida.
- Revisão humana: peça ao aprovador que encontre valor, finalidade, pendências e próxima decisão só pelo resumo. Confirme que uma recomendação favorável não registra aprovação automaticamente.
Se o resumo ficar vazio, abra Agentes de IA > Logs e localize a execução do card. Confira o gatilho, o resultado e os campos atualizados. Se a análise estiver incompleta, revise o contexto recebido e as referências consultadas. Use o guia de Logs e Rastreamento dos Agentes de IA para investigar a execução.
Revise e coloque em operação
Antes de ampliar o uso, valide os resumos com Compras e com o responsável pelo orçamento. Defina quem mantém a política, as alçadas e os dados financeiros atualizados. Confirme quem pode acessar requisições, anexos, resultados e logs. Remova dados e destinatários de teste.
Comece com um grupo de requisições acompanhado pela equipe. Observe se o aprovador ainda precisa buscar informações básicas fora do resumo, se as pendências estão claras e se pedidos corrigidos recebem uma análise atualizada. Ajuste as instruções a partir desses casos e repita os testes afetados antes de liberar novas ações.
Antes de avançar confirme que você está pronto:
☐ Política, alçadas, período e referência de orçamento estão definidos e atualizados.
☐ Campos de entrada e destinos do resumo correspondem ao processo real.
☐ Gatilho e reanálise de pedidos corrigidos foram testados.
☐ Totais, divergências e informações ausentes receberam o tratamento esperado.
☐ Modelo, Skills, Esforço e consumo foram avaliados nos testes.
☐ Encaminhamentos e automações preservam a aprovação humana e evitam duplicidade.
☐ Acessos, responsáveis pela manutenção e limpeza dos testes foram revisados.
Com o resumo validado, acompanhe a passagem da requisição para a aprovação. Seu próximo passo é confirmar que o aprovador recebe o contexto completo e que os pedidos devolvidos para ajustes retornam à análise antes de seguir no fluxo.
