👤 Para administradores do pipe e responsáveis pela cotação de compras
🔐 Disponível para todos os planos, conforme acesso e créditos de IA da empresa
🎯 Para organizar solicitações de cotação e comparar respostas de fornecedores no P2P AI Studio
Uma requisição aprovada pode continuar parada enquanto o comprador envia pedidos de orçamento, acompanha respostas e reorganiza propostas em formatos diferentes. Na compra de notebooks para novos colaboradores, por exemplo, preço, configuração e prazo precisam ser comparados sem perder o vínculo de cada proposta com o fornecedor.
Ao terminar a leitura, você saberá criar ou adaptar o Agente de Sourcing Inteligente, configurar o envio de cotações e a consolidação das respostas, testar exceções e preparar a revisão do comprador. O agente organiza essa etapa para que a equipe avalie as condições recebidas com clareza e rastreabilidade.
📖 O que você vai aprender:
Conheça o agente e o resultado esperado
O agente solicita cotações, registra as respostas dos fornecedores e prepara uma comparação das condições recebidas. No P2P AI Studio, ele atua na etapa de Cotação, após a aprovação da requisição. Seu trabalho entrega ao comprador uma visão organizada das propostas, antes da avaliação de conformidade, da negociação e da escolha final.
Considere uma solicitação de dez notebooks com especificação definida. Uma proposta apresenta preço unitário, outra informa apenas o valor total e uma terceira oferece um equipamento diferente. O resultado deve distinguir as condições comparáveis, mostrar a diferença de especificação e indicar os dados que ainda precisam ser confirmados. Menor preço isolado não determina a escolha.
Essa orquestração contribui para um P2P 99% mais rápido da requisição à aprovação, com 100% de rastreabilidade e sete vezes mais eficiência nas negociações. O ganho vem da atuação conjunta dos agentes e do processo: o Sourcing Inteligente prepara as cotações; a negociação e a decisão seguem seus responsáveis e regras.
- Para entender a divisão de tarefas, consulte O que são AI Agents e o que eles fazem no seu processo.
Prepare o processo para utilizar o agente
Comece pela informação que o fornecedor precisa receber para responder corretamente. Reúna a especificação do item ou serviço, a quantidade, a unidade de medida, o local e o prazo desejado de entrega. Defina com Compras quais fornecedores podem participar, quantas respostas são necessárias e quem pode autorizar uma exceção. Esses parâmetros devem refletir a política da empresa.
Organize também a saída: identificação do fornecedor, referência da requisição, proposta original, preço, moeda, frete, tributos quando informados, prazo de entrega, pagamento e validade da oferta. Use os campos reais do processo para guardar esses dados e um campo apropriado para o comparativo. Informação não recebida deve continuar identificada como pendência.
Se você utiliza o studio, confira as conexões do Processo de Compras com os fornecedores homologados e com Cotações. Valide como o fornecedor recebe a solicitação e como sua resposta volta para a compra correspondente. O guia P2P AI Studio: instale e coloque o studio para operar ajuda a revisar essa preparação.
Defina quem acompanha respostas atrasadas e propostas incompletas. Uma regra como solicitar três orçamentos em 48 horas pode servir para um teste, mas precisa ser substituída pelo prazo e pela quantidade aprovados para a sua operação.
Configure e personalize o agente
Escolha como começar
Para criar do zero, abra o pipe, acesse Agentes de IA e clique em Novo Agente de IA. Para partir da biblioteca, consulte Agentes de IA > Templates, escolha uma base compatível com a tarefa e abra Editar agente. Revise o que ela executa antes de adaptar suas instruções para cotação.
Se o agente já estiver no Processo de Compras, abra sua configuração e revise os mesmos pontos. Nos três caminhos, confirme os vínculos com fornecedores, propostas e resultados. Consulte Como criar um Agente de IA para localizar as áreas da configuração.
Geral: defina quem é o agente
Em Nome, use Agente de Sourcing Inteligente. No papel e nos objetivos, descreva a responsabilidade: organizar solicitações de cotação para fornecedores autorizados, consolidar respostas vinculadas à requisição e apresentar condições comerciais e pendências ao comprador. Preserve a aprovação de exceções e a escolha do fornecedor com as pessoas responsáveis.
Essa descrição delimita a atuação. Evite atribuir ao mesmo agente a homologação de novos fornecedores, contrapropostas ou aprovação de compra quando essas tarefas pertencem a outras etapas.
Conhecimento: forneça critérios confiáveis
Adicione a política de cotação e os critérios de comparação aprovados. Inclua orientações sobre especificações equivalentes, tratamento de propostas incompletas, prazos e necessidade de revisão. Quando a tarefa exigir consulta a fornecedores ou histórico de compras, disponibilize o pipe ou database pertinente e confira o acesso.
As regras permanecem no Conhecimento. Os detalhes da compra e as propostas recebidas devem vir dos dados atuais da requisição e de suas cotações. Um preço histórico só serve de referência quando item, unidade, moeda e condições permitem a comparação.
Comportamentos: organize o envio e a atualização do comparativo
Separe os momentos de solicitar cotação e consolidar respostas. Como desenho inicial, configure um comportamento de envio acionado quando o card entrar na fase de Cotação, desde que a aprovação e a seleção dos fornecedores estejam concluídas. Se esses dados forem preenchidos depois, escolha um evento que represente a conclusão dessa preparação.
Para atualizar o comparativo, use um comportamento acionado quando o campo que disponibiliza as respostas for atualizado, se esse evento representar a chegada dos dados no seu processo. Confirme no teste que a resposta efetivamente atualiza esse campo. Receber uma mensagem em outro canal, por si só, não garante que o agente terá acesso ao conteúdo.
Use / ou + para inserir os campos dinâmicos e selecionar as ações. Vincule a requisição, os fornecedores autorizados, suas informações de contato e as propostas. Associe a ação de envio ao template de email correto e confirme destinatário, conteúdo e retorno da resposta. Para consolidar, escolha a ação de atualização e os campos que receberão o comparativo e as pendências.
No studio, a leitura e a estruturação dos arquivos recebidos podem passar por uma integração. Revise essa etapa e a conexão de retorno ao Processo de Compras. Os Comportamentos definem o que o agente interpreta e executa; as automações e Integrações Pipefy que transportam informações entre etapas precisam estar configuradas para completar o percurso.
Personalize as instruções
Use os exemplos abaixo como ponto de partida. Substitua as referências entre colchetes pelos campos dinâmicos reais e selecione as ações correspondentes na interface.
Exemplo para solicitar cotação
Leia [DADOS DA REQUISIÇÃO] e confirme se a solicitação está aprovada, se a especificação e a quantidade estão completas e se os fornecedores de [FORNECEDORES AUTORIZADOS] possuem contato para cotação. Se faltar informação essencial, registre a pendência em [RESULTADO DA PREPARAÇÃO] para revisão do comprador e não envie a solicitação incompleta. Para os destinatários aprovados, use a ação de envio configurada com o template de cotação, incluindo a referência da compra, os itens, as quantidades e o prazo de resposta definido pela empresa. Preserve a separação entre os destinatários. Antes de qualquer novo envio, confira os registros disponíveis para evitar repetir uma solicitação já enviada.
Exemplo para consolidar respostas
Compare [REQUISIÇÃO] com [RESPOSTAS VINCULADAS]. Para cada fornecedor, apresente item, quantidade, unidade, preço unitário, total, moeda, frete, tributos informados, entrega, pagamento e validade. Identifique a proposta que sustenta cada informação. Marque como não informado o dado ausente e como não verificável o trecho ilegível. Destaque diferenças de especificação, quantidade, unidade ou moeda que impeçam comparação direta. Calcule totais apenas com componentes explícitos e regras aprovadas. Registre o comparativo em [COMPARATIVO] e as pendências em [PENDÊNCIAS]. Se a quantidade de respostas for inferior à exigida, informe quantas faltam e encaminhe a avaliação ao comprador pelo fluxo configurado. Não escolha o fornecedor nem inicie contrapropostas.
A verificação de envios depende de registros acessíveis e deve ser testada com uma segunda execução. Para aprofundar a redação, consulte Criando instruções eficazes para Agentes de IA.
Compare propostas com a mesma base. Uma oferta de dez unidades com frete incluso e outra de cinco unidades com frete a confirmar precisam ter suas diferenças visíveis antes de qualquer ordenação por preço.
Melhore as instruções com IA
Após personalizar os campos e as ações, clique em Melhorar instruções. Revise a sugestão, use Testar sugestão quando necessário e aplique com Substituir apenas se ela preservar as regras. Você também pode escolher Tentar novamente ou Descartar. Confira especialmente se foram mantidos os destinatários autorizados, o tratamento de dados ausentes e a revisão humana.
Escolha modelo, Skills e Esforço
Selecione o modelo por comportamento. Como ponto de partida para os testes, recomendamos Pipefy AI Standard na interpretação e consolidação das propostas. Avalie Lite para um envio de texto padronizado com pouca análise e Pro quando houver propostas extensas ou condições conflitantes. Compare os resultados e o consumo antes de escolher, seguindo os modelos e a precificação atuais.
Ative Análise de documentos se o comportamento precisar ler propostas anexadas. Use Cálculos e análises quando houver somas ou transformações numéricas, com moeda, unidades e componentes de custo definidos. A orientação sobre Cálculos e análises ajuda a configurar e conferir esses resultados. Para redigir a solicitação, mantenha somente os recursos necessários.
Comece com o esforço padrão. Avalie Esforço Máximo (Beta) apenas se os testes demonstrarem necessidade de análise mais complexa. Revise suas dependências e seu consumo antes de ativar. Pesquisa na Web não é necessária para cotar com a base de fornecedores homologados e não deve ampliar essa base por conta própria.
A quantidade mínima de propostas, o prazo de resposta e a autorização para consultar outros fornecedores são decisões da empresa. Se houver poucas respostas, registre a pendência para o comprador decidir o encaminhamento.
Teste o agente na prática
Use contatos controlados e propostas de exemplo para acompanhar tanto o teste do comportamento quanto o gatilho real. Confira o que foi enviado, o destinatário, a ligação entre resposta e requisição e os resultados registrados.
- Fluxo regular: envie uma requisição completa e receba propostas equivalentes. O comparativo deve preservar preços, condições e origem de cada resposta.
- Proposta divergente: inclua um notebook com configuração diferente ou prazo incompatível. O resultado deve destacar a diferença para revisão, sem tratar as ofertas como equivalentes.
- Respostas insuficientes: simule apenas uma resposta quando a política exigir mais. O agente deve apontar a pendência sem completar a lista com fornecedores não autorizados.
- Documento ausente ou ilegível: confira se o resultado identifica o que não pôde ser verificado e preserva a necessidade de complemento.
- Nova execução ou proposta revisada: repita o gatilho e atualize uma oferta. Verifique se o fluxo evita envios repetidos e distingue a revisão da resposta anterior.
Se o envio não acontecer, confira a ação, o template e os contatos. Se a resposta chegar sem aparecer no comparativo, revise a conexão e a etapa que disponibiliza os dados. Se houver diferença nos totais, examine componentes, unidade e moeda. Use os Logs e o Rastreamento dos Agentes de IA para localizar a execução e suas ações.
Revise e coloque em operação
Confirme as permissões, as conexões com fornecedores e Cotações, os destinatários e os campos de saída. Combine quem acompanha as pendências e quando a comparação está pronta para a etapa seguinte. O comprador revisa equivalência, condições comerciais e exceções antes de dar continuidade à escolha.
Nas primeiras compras, acompanhe solicitações enviadas, respostas vinculadas, dados pendentes e correções no comparativo. Compare o tempo de preparação com a rotina anterior e revise as instruções quando houver novos formatos de proposta. Mantenha as políticas e os responsáveis atualizados.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Defini como começar e delimitei a atuação do agente na cotação.
☐ Preparei dados da compra, fornecedores autorizados e campos de resultado.
☐ Configurei o envio e o caminho de retorno das respostas.
☐ Vinculei campos e ações e revisei as instruções sugeridas.
☐ Escolhi modelo, Skills e Esforço por comportamento.
☐ Testei divergências, ausência de dados, respostas insuficientes e repetição do gatilho.
☐ Confirmei quem revisa o comparativo e decide as exceções.
Continue sua formação com a Certificação de Especialista em Inteligência Artificial do Pipefy.
