👤 Para usuários iniciantes
🔐 Disponível para todos os planos (com Agentes de IA habilitados)
🎯 Para quem acabou de clonar o P2P AI Studio e precisa deixar o ecossistema inteiro pronto para operar, da compra ao pagamento
Uma compra raramente é um passo só. A requisição chega por um canal, a cotação vem por outro, o recebimento é conferido numa planilha à parte, a nota fiscal cai no e-mail do financeiro e a aprovação de pagamento circula por mensagem. Cada etapa vive num lugar, e ninguém enxerga o processo inteiro de ponta a ponta.
O P2P AI Studio nasce com esse ciclo já orquestrado num conjunto de pipes conectados. Ao terminar este artigo, você vai ter o studio configurado e rodando: a requisição entra por um portal, avança por aprovação, cotação e negociação, gera o pedido de compra, passa pelo recebimento e pelo processamento da nota, e chega ao pagamento com histórico. Ao longo do caminho, agentes de IA fazem o trabalho analítico e você decide nos pontos que importam.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Você não constrói o processo do zero. O studio já traz a operação inteira montada, e o seu trabalho é adaptar cada peça ao seu contexto. Pense no ecossistema em três camadas.
No centro está o Processo de Compras, a espinha dorsal por onde cada requisição avança. Ao redor dele estão os pipes conectados, que assumem partes especializadas do fluxo: Cotações (a conversa com fornecedores), SRM Homologação de Fornecedores (a habilitação de quem pode vender para você), Recebimento de Mercadorias, Processamento de Notas e Contas a Pagar, com o Fluxo de Aprovações. Completando, os portais: o Portal de Requisição, onde o solicitante abre e acompanha pedidos, e o Portal do Fornecedor, onde o parceiro envia documentos, cotações e notas.
A entrada de dados acontece pelos portais e por formulário, e a saída de cada pipe alimenta o próximo.
As integrações com sistemas externos (ERP, Slack e afins) não vêm clonadas no template. A esteira, os pipes, os databases e os agentes você recebe prontos, mas cada conexão com um sistema de fora precisa ser construída de acordo com o seu ambiente e as credenciais da sua empresa.
Ao clonar, os pipes nascem com o sufixo "(Copy 1)" no nome. Renomeie cada um antes de compartilhar com o time, para não confundir a cópia com um template futuro.
A ordem de configuração, da compra ao pagamento
O Portal de Requisição é onde o solicitante abre um pedido e acompanha o andamento, sem precisar de acesso ao pipe. O Portal do Fornecedor é onde o parceiro responde cotações, envia documentos de homologação e sobe notas fiscais. É por esses portais que a maior parte do processo começa, e é para eles que você direciona quem está fora do time de compras.
1. Processo de Compras: a espinha do studio
O que aciona: uma requisição aberta no Portal de Requisição ou por formulário.
Para onde entrega: dispara Cotações durante o processo e, ao fechar, gera o pedido de compra que aciona Recebimento de Mercadorias.
Toda requisição entra por aqui e avança por fases rastreáveis: Caixa de Entrada, Aprovação da Solicitação, Ajustes da RC, Cotação, Compliance Check, Negociação, Escolha do Fornecedor, Documento de Compra, e as duas fases de destino, Concluído e Cancelado/Arquivado.
Na Caixa de Entrada, o Agente de Resumo Executivo lê os dados do solicitante, itens, valores e urgência e grava um resumo estruturado no card. É o que o aprovador lê em segundos, no lugar de abrir anexo por anexo. A aprovação continua sendo uma decisão humana: o agente prepara o terreno, você define o rumo. Quando falta informação, o fluxo devolve a requisição para Ajustes da RC e o solicitante recebe o pedido de complemento.
Aprovada a requisição, ela segue para Cotação, onde o Agente de Sourcing Inteligente dispara e-mails personalizados aos fornecedores e registra as respostas. No Compliance Check, o Agente de Compliance Check cruza a requisição com as cotações e classifica divergências. Na Escolha do Fornecedor, o Agente de Sourcing Estratégico monta a comparação de preço, prazo e risco num scorecard único.
O ganho de escala aparece aqui: o ciclo que leva cerca de 20 dias no modelo manual passa a correr em minutos com os agentes conduzindo cotação e negociação. A escolha final continua sua, agora dentro de um processo que fecha em minutos, não em semanas.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Nas fases com responsável, preencha os campos de atribuição: Aprovador na Aprovação da Solicitação, Analista na Cotação e Responsável na Negociação. Sem responsável definido, o card avança sem dono.
- Ajuste as regras de aprovação por alçada às faixas de valor e aos aprovadores da sua empresa.
- Na fase de Cotação, revise os três campos de conexão: o que cria uma nova homologação, o que seleciona fornecedores homologados e o que traz as cotações recebidas. Eles precisam apontar para os seus pipes reais de Homologação e de Cotações.
- Na Escolha do Fornecedor, confirme os campos de conexão com Cotações e a cotação escolhida, além dos campos de preço final negociado e saving, que alimentam o histórico.
- Confirme que o Agente de Resumo Executivo está lendo os campos da sua requisição e escrevendo nos campos de resumo do card.
Como identificar que deu errado: você move um card para a Caixa de Entrada e os campos de resumo continuam vazios, sinal de que o agente não disparou. A resposta está em Automações, aba Logs.
2. Cotações: a conversa com o fornecedor
O que aciona: o comprador envia a requisição de cotação a partir do Processo de Compras.
Para onde entrega: devolve o resultado da negociação ao Processo de Compras, que retoma na Escolha do Fornecedor.
Este pipe é disparado quando o comprador envia a requisição de cotação. O fornecedor responde pelo Portal do Fornecedor, e uma integração lê o arquivo recebido, identifica o fornecedor e devolve os dados estruturados, que ficam guardados no histórico lá no Processo de Compras.
A negociação acontece aqui, em rodadas. O Agente de Negociação apoia o comprador com base na cotação, no histórico e nas regras comerciais, gerando mensagens e lendo as respostas com anexos. Quando um caso exige, o comprador assume a conversa diretamente, sem a IA. Ao final, um agente consolida o snapshot executivo da negociação, com evolução comercial, preço, saving e prazo, e a solicitação volta para a Escolha do Fornecedor no Processo de Compras.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Revise a integração que lê o arquivo de cotação recebido e identifica o fornecedor. É ela que transforma o anexo do fornecedor em dados estruturados; se estiver inativa, a resposta chega mas não vira registro.
- Ajuste as regras comerciais que orientam o Agente de Negociação (margens, prazos, condições) para a política da sua empresa, já que ele apoia a conversa com base nelas.
- Confirme a automação que devolve o resultado ao Processo de Compras, para que a solicitação volte à Escolha do Fornecedor com o snapshot da negociação.
A negociação de Cotações espelha e alimenta o Processo de Compras. Uma automação entre pipes move o card do Processo de Compras para Escolha do Fornecedor quando a negociação é concluída aqui. Se você renomear fases, revise essa regra para que continue apontando para a fase certa.
- Saiba mais: Como criar automações entre pipes diferentes
3. SRM Homologação de Fornecedores: quem pode vender para você
O que aciona: a necessidade de habilitar um fornecedor novo, seja a partir da Cotação no Processo de Compras, seja por abertura direta.
Para onde entrega: ao homologar, cria o registro na base de Fornecedores, que passa a ficar disponível para cotação.
Este pipe habilita o fornecedor antes de ele entrar na sua operação. As fases vão da Análise de Risco à Pendência após Triagem, Envio do Formulário, Check KYS, Validação Final, e as fases de destino Homologado e Reprovado. O fornecedor preenche o formulário de homologação pelo Portal do Fornecedor.
É o pipe com mais inteligência embarcada do studio. Na Análise de Risco, o Pre Check AI aplica a triagem inicial. No Check KYS, uma bateria de agentes especialistas lê o que o fornecedor enviou: o Legal AI analisa o contrato social e identifica representantes legais, o Compliance AI avalia integridade e reputação, o Finance AI interpreta a saúde financeira, o Operacional AI verifica capacidade e certificações, e o Trust Score AI consolida o risco. Na Validação Final, o Decision Assist AI entrega o parecer, e um analista revisa e decide, com os pareceres da IA como apoio, nunca no lugar da decisão.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Defina o Revisor responsável na fase de Validação Final. É quem confirma a decisão com os pareceres da IA como apoio.
- Ajuste o Prazo Limite na fase de Envio do Formulário, o SLA que o fornecedor tem para devolver os dados complementares.
- Revise a automação que cria o registro conectado na base de Fornecedores ao homologar, garantindo que ela aponta para a sua base real. Sem isso, o fornecedor aprovado não aparece na lista disponível para cotação no Processo de Compras.
- Confirme que os agentes do Check KYS estão recebendo os documentos certos do formulário (contrato social, certidões, dados financeiros), já que cada agente analisa um tipo de informação.
Ao homologar, o pipe cria automaticamente um registro conectado na base de Fornecedores. Essa é a ponte que liga a homologação ao restante do studio.
- Saiba mais: Como criar automações entre pipes diferentes
4. Recebimento de Mercadorias: conferir o que chegou
O que aciona: o pedido de compra gerado no Processo de Compras, quando a requisição é de produto.
Para onde entrega: registra a entrega, e esse registro é o que o Processamento de Notas usa depois para validar a nota no 3-way matching.
Quando a requisição é de produto, o pedido aprovado dispara este pipe. O card entra em Aguardando Recebimento, acompanhando prazos e entregas previstas. Quando o prazo acordado chega, um analista faz a verificação de entrega e a conferência dos itens: quantidade, especificação, integridade e documentação, conferindo contra o pedido de compra.
Se está tudo correto, o recebimento é registrado no sistema e o card é concluído. Se há divergência, o fluxo notifica o fornecedor e inicia a tratativa antes de encerrar. É esse registro de recebimento que fecha o elo entre o que foi pedido, o que chegou e o que será pago, e por isso a conferência precisa ser feita com atenção: uma entrega registrada errada trava o pagamento depois, no matching da nota.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Defina o analista responsável pela conferência, senão o card fica parado sem dono na fase de verificação.
- Ajuste os prazos de recebimento esperado à sua realidade de entrega, já que é o que dispara a verificação quando vence.
- Confirme que a conferência dos itens está comparando contra o pedido de compra gerado no Processo de Compras. Esse registro é o que o Processamento de Notas usa depois no 3-way matching.
5. Processamento de Notas: da nota fiscal ao pagamento liberado
O que aciona: o fornecedor envia a nota fiscal pelo Portal do Fornecedor.
Para onde entrega: valida a nota e, se ela passa, dispara Contas a Pagar.
O fornecedor envia a nota pelo Portal do Fornecedor, e o card entra na Caixa de Entrada com o documento anexado. Um Agente de IA identifica o tipo do anexo, seja nota de produto, nota de serviço ou outro documento, e preenche os campos: número do documento, valor, número do pedido de compra e demais dados.
O pipe então valida a nota em camadas. Primeiro checa duplicidade, para não pagar a mesma cobrança duas vezes. Depois faz o matching: o 2-way matching compara o pedido de compra com a nota ou recibo de serviço, e o 3-way matching cruza pedido, nota e o recebimento registrado no Recebimento de Mercadorias. Se a validação passa, a nota é considerada válida e o fluxo dispara Contas a Pagar. Se falha, o card é bloqueado com o motivo registrado, ou devolvido ao fornecedor no caso de duplicidade.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Confirme que o Agente de IA de extração está mapeando os campos da sua nota corretamente: número do documento, valor e número do pedido de compra são o mínimo para o matching funcionar.
- Revise a regra de validação de duplicidade, para que compare os campos que identificam uma nota repetida no seu contexto.
- Confirme as integrações de 2-way e 3-way matching. O 2-way compara pedido com nota; o 3-way também cruza com o recebimento. Se a integração de matching estiver inativa, a nota não avança para pagamento.
O 3-way matching só fecha se o Recebimento de Mercadorias tiver registrado a entrega. É a conexão entre os dois pipes que permite validar que aquilo que a nota cobra é o que de fato chegou.
6. Contas a Pagar e o Fluxo de Aprovações: o pagamento
O que aciona: uma nota validada no Processamento de Notas
Para onde entrega: executa o pagamento e encerra o ciclo daquela compra.
Disparado pelo Processamento de Notas, este pipe valida os dados extraídos do documento e leva a solicitação para aprovação. Quando o card entra em aprovação, ele dispara automaticamente o Fluxo de Aprovações, um pipe auxiliar que resolve a alçada e devolve o resultado.
O Fluxo de Aprovações trabalha por faixa de valor: valores menores são aprovados num único nível, e valores maiores escalam para níveis adicionais de aprovação antes de liberar. Por exemplo, uma compra de baixo valor pode ser aprovada direto pelo primeiro nível, enquanto uma de valor alto passa por um segundo e um terceiro aprovador. Cada nível recebe uma notificação pelo Slack e decide, e o resultado consolidado volta para o Contas a Pagar.
Aprovado o pagamento, o card segue para a programação, com data, tipo, banco, conta e valor, e depois para o lançamento no seu ERP (como SAP ou Netsuite) via integração e para a execução bancária, encerrando em Pagamento Concluído.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- No Fluxo de Aprovações, ajuste os valores de corte de cada faixa e quem aprova em cada nível. As faixas vêm como exemplo e precisam refletir sobre a sua política de alçada.
- Revise as notificações de aprovação. O template usa Slack para avisar cada nível; confirme que apontam para os canais e responsáveis do seu time.
- Na programação de pagamento, ajuste os dados de saída (data, tipo, banco, conta) ao seu processo financeiro.
- Confirme a integração com o seu ERP (como SAP ou Netsuite), que faz o lançamento do pagamento. Essa etapa depende de uma integração ativa e de credenciais que quem administra o ambiente precisa configurar. No artigo você não precisa dos detalhes técnicos, mas precisa saber que, sem ela, o card chega até a programação e não completa o lançamento.
As faixas de alçada já vêm configuradas no template como exemplo. Ajuste os valores de corte e os aprovadores de cada nível para a política da sua empresa antes de operar.
- Saiba mais: Como funcionam as automações no Pipefy
O ciclo fechado
Com o pagamento concluído, o ciclo daquela compra se fecha. O que começou como uma requisição num portal passou por aprovação, cotação, negociação, virou pedido, foi recebido, teve a nota conferida contra o pedido e o recebimento, e terminou em pagamento executado. Cada passo ficou registrado no card que atravessou os pipes, então o histórico daquela compra fica rastreável de ponta a ponta, sem depender de ninguém juntar as partes depois. É esse encadeamento, e não cada pipe isolado, que o studio entrega: um processo em que a informação anda sozinha de uma etapa para a próxima.
Coloque o studio para rodar
Antes de abrir o processo para o time, rode uma compra de teste do começo ao fim, atravessando os pipes, e confirme cada passagem de bastão:
- Abra uma requisição pelo portal e confirme que o resumo é preenchido na Caixa de Entrada do Processo de Compras
- Aprove e verifique se o card move sozinho para Cotação e dispara o pipe de Cotações
- Simule a resposta de um fornecedor e confirme que a cotação volta e o card avança para Escolha do Fornecedor
- Gere o documento de compra e confirme que, sendo produto, o Recebimento de Mercadorias é disparado
- Registre o recebimento, envie uma nota pelo portal e verifique se o matching passa no Processamento de Notas
- Acompanhe a nota validada disparando Contas a Pagar e confirme que a alçada correta é acionada no Fluxo de Aprovações
Se qualquer passagem entre pipes não disparar, a fonte da resposta está em Automações, aba Logs, no pipe onde a etapa deveria acontecer.
Membros, acesso e higiene do template
Ao clonar, revise a visibilidade de cada pipe antes de operar. Dependendo de como o pipe nasce, pessoas de fora do time podem conseguir visualizar e ingressar. Num studio que lida com valores, dados de fornecedor, notas fiscais e execução bancária, esse é o primeiro ajuste: em Configurações do pipe, restrinja a privacidade e adicione apenas o time do processo. Trate com atenção especial os pipes de Homologação, Processamento de Notas e Contas a Pagar, que concentram dado sensível.
Confirme também, em cada pipe, que as Ferramentas de IA estão habilitadas. Sem "Permitir Agentes de IA" ligado, os agentes daquele pipe não disparam.
Verifique os templates de e-mail de cada pipe antes de operar. Alguns podem vir com remetente ou destinatário fixos de exemplo no lugar dos campos dinâmicos do fornecedor: troque o remetente pelo nome real e o destinatário por um campo dinâmico, senão o e-mail sai para um endereço que não é o do seu contato. Um template de aprovação também pode vir com corpo e destinatário de teste: reescreva o corpo e remapeie o destinatário para o responsável correto. Padronize o idioma dos templates para o do seu time.
Antes de avançar, confirme que você entende:
- Quais pipes compõem o studio e em que ordem o processo flui entre eles
- Que cada pipe tem agentes de IA que preenchem e analisam ao mover o card
- Que as conexões entre pipes apontam para os seus pipes e bases reais
- Que as faixas de alçada do Fluxo de Aprovações foram ajustadas à sua política
- Que a privacidade de cada pipe foi restringida ao time do processo
- Que os templates de e-mail não têm remetente, destinatário ou corpo de teste
