Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns

As permissões do Pipefy ajudam times a trabalhar com mais controle, segurança e autonomia, mesmo em operações complexas e colaborativas. Quando esse modelo está claro, fica mais fácil saber quem pode fazer o quê, em qual contexto e por quê.

Quando o modelo não está claro, aparecem situações que parecem defeito, mas não são:

• Alguém vê o pipe, mas não consegue editar os cards
• Um admin não consegue executar uma ação específica
• Pessoas são adicionadas e depois surgem dúvidas de cobrança
• Permissões em databases parecem não seguir o pipe

Este guia organiza o modelo mental de permissões para você diagnosticar cada uma dessas situações e agir no lugar certo.

📖  O que você vai entender aqui:

Por que permissões geram dúvida no dia a dia

Muita gente espera um modelo simples de tem acesso ou não tem acesso. No Pipefy, o controle funciona por camadas e contextos, e é isso que dá segurança em ambientes colaborativos e regulados.

Uma mesma pessoa pode ter acesso a um pipe sem editar cards, ser admin de um pipe sem ser admin da empresa, e visualizar um database sem poder alterá-lo. Isso não é erro. É o modelo funcionando como foi desenhado. Quando as camadas ficam claras, a decisão de acesso fica simples.

Onde as permissões se aplicam: os três níveis

No Pipefy, as permissões não vivem em um único lugar. Elas se organizam em três níveis, cada um com funções próprias e independentes.

• Empresa. Configurações globais, gestão de pessoas e controles amplos. É o nível da governança.
• Pipe. Onde o trabalho acontece: acesso aos cards, fases e configuração do processo. É o nível da operação.
• Database. Estruturas de dados compartilhadas que podem alimentar vários pipes, com regras próprias de visualização e edição.

Ações dentro de cards e fases (editar um campo, mover um card) são governadas pela função que a pessoa tem no pipe. Entender em qual nível você está tentando agir resolve grande parte das dúvidas.

Funções de empresa

As pessoas adicionadas à conta da empresa têm uma função de empresa, e podem ter funções diferentes nos pipes e databases de que participam. As funções predefinidas de empresa são cinco:

• Super Admin. Controle total do ambiente. Configura tudo, define acessos e enxerga todos os pipes e configurações. As permissões de Super Admin não podem ser alteradas nem removidas.
• Admin. Acesso amplo à empresa: gerencia pessoas, acessa o painel de administração, administra múltiplos pipes.
• Membro. Participa da operação. Pode criar pipes, databases e relatórios da empresa, mas não gerencia pessoas nem acessa o painel de administração.
• Convidado da Empresa. Só abre solicitações nos formulários iniciais que você compartilhar. Não faz parte de pipes nem databases.
• Convidado Externo. O acesso mais pontual, para quem interage com uma solicitação específica sem ver o restante. Suas permissões não podem ser alteradas.

Funções de pipe

As permissões de pipe não estão diretamente ligadas às da empresa. Cada pipe gerencia seus acessos separadamente, e uma mesma pessoa pode ter funções diferentes em cada pipe de que participa. Existem quatro níveis de função dentro do pipe:

• Somente leitura. Vê todos os cards e comenta neles. Não cria nem modifica cards, e não deleta os que criou.
• Somente visão restrita. Cria cards, mas só visualiza e edita os que criou ou pelos quais é responsável. Não acessa os relatórios do pipe nem deleta os cards que criou.
• Membro do pipe. Cria cards, visualiza os existentes, move entre fases e cria, visualiza e exporta relatórios.
• Admin do pipe. Tem tudo do Membro do pipe e ainda edita as configurações do processo.

Funções de database

Databases não seguem a mesma lógica dos pipes, e é por isso que um acesso ao pipe não garante acesso ao database. Um database é uma fonte de dados que pode alimentar vários pipes, então tem funções próprias:

• Admin do database. Administra a estrutura e os registros.
• Membro do database. Trabalha com os registros conforme as permissões concedidas.
• Somente leitura. Visualiza sem alterar.

Por essa independência, aparecem cenários como: a pessoa vê o campo no card mas não consegue alterar o valor, acessa o card mas não o registro do database, ou muda algo no pipe e não vê refletir como esperava. Sempre que a dúvida envolve dados compartilhados, comece checando as permissões do database, não as do pipe.

Grupos e funções personalizadas: o que cada um faz

Estes dois recursos são confundidos com frequência, e a diferença tem impacto direto na cobrança.

• Grupos de usuários facilitam a gestão: adicionam várias pessoas de uma vez a um pipe ou database e mantêm os acessos organizados por time. Grupos não criam permissões novas, não substituem funções e não ignoram as regras do pipe ou do database. Se alguém não consegue fazer algo, o problema quase nunca é o grupo, é a função atribuída.
• Funções personalizadas são outra coisa. Criadas no Painel de administração, elas definem permissões específicas, diferentes das funções padrão, para o painel, pipes, databases e automações. Servem quando áreas diferentes usam o mesmo pipe ou quando é preciso separar responsabilidades com mais precisão.

Funções e cobrança: quem ocupa licença

O que define a cobrança é a natureza do acesso. De forma direta:

• Super Admin, Admin e Membro são usuários que ocupam licença e podem impactar o valor do contrato nos planos Business, Enterprise e Unlimited.
• Convidado da Empresa e Convidado Externo não geram cobrança.
• Convidado da Empresa que cria um pipe passa a ser Membro e, com isso, passa a gerar cobrança.
• Qualquer pessoa em função personalizada é cobrada, independentemente das permissões que a função replica.

Checklist de diagnóstico: resolva antes de abrir ticket

Antes de abrir um chamado, passe por aqui e identifique o contexto certo da permissão.

A pessoa não vê o pipe
→ Verificar se ela foi adicionada ao pipe ou ao grupo correto.
 

A pessoa vê o pipe, mas não consegue editar cards
→ Verificar a função atribuída dentro do pipe.
 

A pessoa é admin, mas não consegue fazer determinada ação
→ Confirmar se é admin do pipe ou da organização.
 

O campo aparece, mas não pode ser editado
→ Verificar permissões do database associado.

Dúvida sobre cobrança
→ Revisar tipo de usuário e nível de acesso concedido.

Ao visualizar uma tela de erro de permissão
→ Isso indica que o usuário não possui acesso ao endpoint solicitado, seja ao card, ao pipe, ao database ou à organização.