👤 Para todos os usuários
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem quer automatizar tarefas repetitivas e não sabe por onde começar
Quando um processo cresce, as tarefas manuais crescem junto. Alguém precisa mover o card. Alguém precisa mandar o e-mail. Alguém precisa lembrar de atualizar o campo. O trabalho não é complexo, mas consome tempo e, mais cedo ou mais tarde, algo escapa.
As automações do Pipefy resolvem exatamente esse problema: você define a regra uma vez, e o Pipefy cuida da execução sempre que a situação se repete. Antes de configurar qualquer coisa, vale entender a lógica por trás. Quando o modelo mental está claro, toda automação que você quiser criar vira apenas uma variação do mesmo padrão.
📖 O que você vai entender aqui:
A lógica por trás de toda automação
Toda automação no Pipefy segue a mesma estrutura: evento → condição → ação.
O evento é o gatilho: algo acontece no seu pipe. Um card entra em uma fase. Um campo é preenchido. Um prazo vence. Assim que o evento ocorre, o Pipefy verifica se existe uma automação configurada para ele.
A condição é um filtro opcional. Ela responde à pergunta: "esse evento específico deve disparar a ação, ou só quando algum critério adicional for verdadeiro?" Se você não configura nenhuma condição, todo evento dispara a ação. Se você configura, apenas os casos que passam pelo filtro avançam.
A ação é o que acontece automaticamente: o card é movido, o e-mail é enviado, o campo é atualizado, o card filho é criado.
💡 A condição é opcional, mas é ela que transforma uma automação genérica em uma regra de negócio. Sem condição, a regra roda para tudo. Com condição, ela roda apenas quando faz sentido.
Os eventos disponíveis: o que pode disparar uma automação
O Pipefy oferece diferentes tipos de evento. Agrupá-los por natureza ajuda a escolher o gatilho certo para cada situação.
- Eventos de movimentação de card: card entrando em uma fase, card saindo de uma fase, todos os cards conectados movidos para uma fase. Use quando o gatilho é a progressão do processo, não uma edição específica.
- Eventos de edição de dados: um campo atualizado no formulário inicial ou no formulário de fase. Use quando o que importa é a mudança de um dado, não a mudança de estágio.
- Eventos de tempo Atividade recorrente (a cada hora, dia, semana ou mês) e alerta de prazo (card atrasado, expirado ou vencido). Use quando a automação precisa agir independente do que o usuário faz, só pelo calendário ou pelo relógio.
- Eventos externos E-mail recebido no pipe e resposta de requisição HTTP. Use quando o gatilho vem de fora do Pipefy.
As ações disponíveis: o que o Pipefy pode executar
Quando o evento ocorre e a condição é satisfeita, o Pipefy executa a ação. As opções disponíveis são:
- Mover o card para uma fase específica no mesmo pipe
- Enviar um template de e-mail
- Atualizar um campo no formulário de fase
- Criar um card ou registro em outro pipe ou database
- Criar um card ou registro no mesmo pipe
- Mover o card pai para uma fase específica (requer pipes conectados)
- Distribuir responsáveis
- Aplicar uma fórmula
- Fazer uma requisição HTTP
- Criar com IA
Cada ação executa exatamente uma coisa. Se você precisar que dois eventos aconteçam ao mesmo tempo, como mover o card e enviar um e-mail, você cria duas automações com o mesmo evento.
Como isso funciona em um processo real
Contexto: time de RH gerenciando solicitações de reembolso de colaboradores.
Problema: quando uma solicitação chega na fase "Aguardando aprovação do gestor", ninguém avisa o responsável automaticamente. O processo trava porque a comunicação depende do solicitante lembrar de notificar.
A automação:
- Evento: card entra na fase "Aguardando aprovação do gestor"
- Condição: nenhuma (toda solicitação precisa de aviso)
- Ação: enviar e-mail para o campo "responsável pela aprovação"
Com uma única regra, o gestor recebe a notificação assim que a solicitação chega na fase correta, sem nenhuma intervenção manual. O fluxo segue.
Esse é o ponto de partida mais comum para novos usuários: um evento de entrada de fase combinado com uma notificação. A partir daí, as variações são apenas refinamentos do mesmo padrão.
Quando usar a condição
A lógica evento → ação resolve a maioria dos casos. Mas processos reais têm variações que exigem o filtro.
Imagine um pipe de solicitações de compra. O evento "card entra na fase Aprovação" acontece para toda solicitação, independente do valor. Se você quer que a notificação ao CFO só dispare para solicitações acima de R$ 10.000, a condição é o recurso certo.
Sem ela, você precisaria de automações separadas para cada variação, ou enviaria notificações irrelevantes para pessoas que não precisam agir. Com ela, uma única regra cobre toda a variação do processo.
Regras de automação e tarefas de automação: a diferença importa
O Pipefy separa dois conceitos que causam confusão com frequência.
- Regras de automação são as automações que você configura, ou seja, a combinação de evento e ação que você define em cada pipe. Não existem limites para regras: você pode criar quantas precisar, em quantos pipes quiser, sem custo adicional.
- Tarefas de automação são os disparos que essas regras realizam. Cada vez que um evento configurado ocorre, o Pipefy conta uma tarefa, mesmo que a condição não seja satisfeita e a ação não aconteça. A verificação em si já é uma tarefa.
Exemplo: você cria uma regra para que, sempre que o João criar um card, o campo de prioridade seja atualizado para "Alta".
- João cria um card. O campo é atualizado. Tarefas consumidas: 1.
- Outra pessoa cria um card. O campo não é atualizado. Tarefas consumidas: 1.
Nos dois casos, a tarefa é contabilizada porque o evento ocorreu e o Pipefy executou a verificação.
Os limites mensais de tarefas variam por plano. Se você ultrapassar o limite do seu plano, é possível adquirir tarefas adicionais via add-on ou fazer upgrade. Veja as opções na página de preços do Pipefy.
⚠ Atenção em pipes de alto volume. Se o evento é frequente e a condição filtra a maioria dos casos, o consumo de tarefas pode ser maior do que parece. Cada verificação conta, mesmo quando a ação não dispara. Revise se a condição está bem calibrada antes de ativar a regra em produção.
O critério que separa o que vale automatizar
Nem toda tarefa manual deve virar automação. O critério central é simples: a tarefa exige julgamento humano, ou só exige que alguém lembre de fazê-la?
Se a resposta for "só precisa que alguém lembre", é candidata a automação. Se exige análise, contexto ou decisão, o humano ainda precisa estar no loop.
- Exemplos de tarefas que exigem julgamento: Avaliar se uma proposta está dentro do escopo. Decidir a prioridade de um chamado com informações incompletas. Aprovar uma exceção fora da política padrão.
- Exemplos de tarefas que só exigem que alguém lembre: Notificar o aprovador quando a solicitação chega na fase certa. Mover o card para "Concluído" quando todos os campos obrigatórios estão preenchidos. Criar o card de onboarding assim que a contratação é confirmada.
Quando você olha para o seu pipe com essa lente, os candidatos a automação aparecem rápido.
Três sinais de que um ponto do processo pede automação
1. A mesma ação acontece sempre, sem variação
Se toda vez que um card entra em uma fase a mesma coisa precisa acontecer, isso é uma regra disfarçada de tarefa manual. O processo já decidiu o que fazer. Só falta deixar o Pipefy executar.
Exemplo: toda solicitação de compra aprovada precisa de um e-mail de confirmação para o solicitante. Sem exceção. Isso é automação.
2. O processo trava quando alguém está ausente
Se uma etapa depende de uma pessoa específica lembrar de agir, o processo tem um ponto frágil. Férias, reunião longa, dia cheio: a fila para. Automações eliminam essa dependência nos pontos que não exigem julgamento.
Exemplo: o gestor só fica sabendo que tem uma aprovação pendente quando o solicitante manda mensagem. O aviso deveria ser automático.
3. Campos repetitivos são preenchidos sempre com o mesmo valor
Quando o time preenche um campo com o mesmo conteúdo na maioria dos casos, essa informação pode ser definida automaticamente como padrão e alterada só quando necessário.
Exemplo: todo card criado no pipe de facilities começa com o campo "departamento solicitante" preenchido como "Operações", porque 90% das solicitações vêm desse time.
Por onde começar: o mapa de atrito
Antes de abrir a tela de automações, faça este exercício no seu pipe.
Percorra cada fase e responda: o que precisa acontecer quando um card entra nessa fase? O que precisa acontecer quando um card sai? O que precisa acontecer se um card ficar parado aqui por mais de X dias?
As respostas que vierem de forma automática ("obviamente precisa notificar o fulano", "sempre atualizamos esse campo") são os seus primeiros candidatos.
Classifique cada um em dois grupos:
Alta frequência + zero variação: automatize agora. São as regras que mais economizam tempo e têm menos risco.
Alta frequência + alguma variação: avalie se a condição resolve. Uma regra com filtro cobre a maioria dos casos sem eliminar as exceções.
⚠ Armadilha comum: automatizar antes de o processo estar estável. Se as fases ainda mudam com frequência, cada mudança vai exigir reconfigurar as automações. Espere o pipe completar pelo menos dois ou três ciclos reais antes de criar regras.
Um exemplo de processo mapeado
Processo: solicitações de reembolso de despesas.
Fases: Preenchimento → Aguardando aprovação → Aprovado → Financeiro → Concluído
Ao percorrer cada fase com as perguntas acima, surgem três candidatos imediatos:
- Card entra em "Aguardando aprovação" O gestor responsável precisa ser notificado. Sempre. Sem variação. Automação: enviar e-mail para o campo "gestor responsável".
- Card entra em "Aprovado" O solicitante precisa saber que foi aprovado. Sempre. Automação: enviar e-mail de confirmação para o campo "solicitante".
- Card fica parado em "Financeiro" por mais de 3 dias O time de finanças precisa de um lembrete. Sempre que o prazo estourar. Automação: alerta de prazo com notificação para o responsável.
Três automações. Nenhuma exige julgamento humano. Todas eliminam dependência de memória e reduzem o risco de o processo travar por falta de comunicação.
O que deixar para automatizar depois
Automações mais sofisticadas, como criar cards em pipes conectados, acionar requisições HTTP ou usar IA para preencher campos, fazem sentido quando o processo básico já está rodando de forma confiável.
Comece pelas notificações e movimentações. Elas têm impacto imediato, são fáceis de ajustar e ensinam como o sistema se comporta antes de você adicionar complexidade.
⚠ Lembre-se do contador de tarefas: cada verificação de automação consome uma tarefa, mesmo quando a condição não é satisfeita e a ação não dispara. Em pipes de alto volume, priorize condições bem calibradas para evitar consumo desnecessário.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ O que é um evento e qual é o seu papel na automação
☐ Quando usar uma condição e quando dispensá-la
☐ Qual ação faz sentido para o problema que você quer resolver
☐ Qual processo do seu pipe tem mais trabalho manual repetitivo hoje
Próximo passo: → Mova um card quando um campo for preenchido
