👤 Para admins do pipe e equipes responsáveis pela gestão de pedidos de clientes.
🔐 Disponível para todos os planos. A configuração exige acesso de admin ao pipe.
🎯 Classificar pedidos, conferir dados do cliente e preparar a próxima etapa com critérios claros de revisão humana.
Um pedido pode chegar com os itens descritos corretamente e, ainda assim, ficar parado porque falta uma informação do cliente. Quando a equipe precisa ler cada solicitação, identificar o tipo de pedido e conferir o cadastro antes de encaminhar o trabalho, a fila cresce junto com o volume de vendas.
Neste artigo, você vai configurar o Agente de triagem de pedidos para organizar essa entrada no processo de Gestão de pedidos de clientes. Ao final, terá definido o que o agente deve analisar, quais resultados registrar e quando encaminhar uma pendência para a equipe.
📖 O que você vai entender aqui:
Conheça o agente e o resultado esperado
O agente classifica as informações do pedido e do cliente, categoriza o tipo de solicitação e organiza os dados para a próxima etapa. Essa triagem contribui para reduzir o tempo de processamento dos pedidos em 99% e os erros operacionais em até 30%. Com menos conferências e correções manuais na entrada, a operação pode processar até 24 vezes mais pedidos por dia sem aumentar a equipe.
Considere um pedido com endereço sem número e identificação do cliente diferente do cadastro. O resultado útil é uma classificação acompanhada da pendência concreta e da informação que precisa ser corrigida. A equipe consegue agir sobre a causa do bloqueio antes de encaminhar o pedido para atendimento ou separação.
A verificação deve se apoiar nos dados e nas regras que você disponibilizar. Consultar uma situação cadastral oficial exige uma fonte autorizada conectada ao processo. A leitura do CPF informado, por si só, não comprova sua situação na Receita Federal.
Prepare o processo para utilizar o agente
Defina quais informações tornam um pedido apto a seguir. Para uma operação com entrega física, isso pode incluir identificação do cliente, contato, itens, quantidades e endereço completo. Adapte a lista ao seu negócio e diferencie o que é obrigatório para todos os pedidos do que depende da categoria.
Escolha as categorias aceitas e descreva como distinguir cada uma. Defina também a fonte que prevalece quando o pedido diverge do cadastro e quem deve resolver esse conflito. Uma divergência de endereço, por exemplo, pode exigir confirmação do cliente antes de substituir um dado já cadastrado.
Prepare os locais de registro da classificação, do resultado da triagem e da justificativa. Se precisar criá-los, nomes como Tipo de pedido, Resultado da triagem e Pendências identificadas são exemplos adaptáveis. As opções desses campos e as fases de destino precisam refletir os caminhos reais do seu processo.
Combine com a equipe quem acompanha pedidos incompletos, quem resolve exceções e como o pedido retorna à análise depois da correção. Revise o acesso aos dados pessoais e disponibilize ao agente somente as fontes necessárias para essa conferência.
Para decidir quais etapas precisam de interpretação e quais seguem regras fixas, faça o curso Panorama da IA na Pipefy Academy. O acesso ao conteúdo requer login ou criação de conta.
Configure e personalize o agente
Escolha o ponto de partida
No pipe de pedidos, abra Agentes de IA. Para criar do zero, selecione Novo Agente de IA. Se preferir partir da biblioteca, consulte a aba Templates e avalie a descrição do modelo antes de escolher Editar agente. Confirme se ele cobre a classificação e a conferência necessárias ao seu processo.
Se o pipe já tiver um agente de triagem, abra sua configuração e revise o que está em uso antes de alterar. Nos três caminhos, ajuste as mesmas definições a seguir. Para acompanhar a criação inicial, consulte Como criar seu primeiro Agente de IA no Pipefy.
Defina o papel em Geral
Use um nome que identifique a triagem de pedidos de clientes. Na descrição do papel, delimite o trabalho: classificar o pedido, conferir a presença e a consistência dos dados exigidos e registrar pendências com justificativa.
Explique também onde termina essa atuação. Aprovar pagamento, conceder desconto ou liberar expedição exige critérios e permissões próprios. A conclusão da triagem cadastral não deve substituir essas decisões.
Adicione o conhecimento necessário
Em Conhecimento, inclua as regras de categorização, os dados obrigatórios por tipo de pedido e os critérios de encaminhamento. Prefira orientações objetivas, com exemplos de pedidos completos e de situações que precisam de revisão.
Quando a conferência depender de cadastro interno, adicione o pipe ou database correspondente. Defina qual identificador deve localizar o cliente e como tratar ausência de correspondência ou mais de um registro encontrado. Um nome parecido não basta para escolher entre clientes diferentes.
Mantenha um responsável pela atualização das regras. Se o catálogo ou a política de atendimento mudar, revise essa base antes de usar o novo critério na triagem.
Configure gatilho instruções e resultados em Comportamentos
Escolha um evento que ocorra depois de os dados necessários estarem disponíveis. A entrada na fase destinada à triagem é um ponto de partida adequado quando o pedido passa por uma preparação anterior. Use card criado somente quando a entrada já reunir os dados necessários à análise.
Nas instruções, selecione os campos reais do pipe pelo menu / ou pelo botão +. Faça o mesmo ao inserir a ação Atualizar campos do card e mapear os destinos dos resultados. Digitar o nome de um campo no texto não substitui selecionar a referência dinâmica.
O exemplo abaixo propõe uma lógica para adaptar. Substitua os trechos entre colchetes pelos critérios da sua empresa e pelas referências selecionadas na interface antes de usar.
Exemplo de instrução para personalizar
Analise [dados do pedido] e [dados do cliente]. Consulte [regras de triagem] e, quando necessário, [cadastro autorizado], usando [identificador definido pela empresa]. Classifique o tipo de pedido apenas entre [categorias aceitas].
Confira os dados obrigatórios para a categoria identificada. Não complete informações ausentes por suposição e não altere o cadastro original do cliente. Se houver dados conflitantes, descreva a divergência e encaminhe o resultado para revisão humana.
Se a categoria for reconhecida, os dados obrigatórios estiverem completos e não houver divergência, registre [resultado apto]. Se faltar informação, registre [resultado pendente] e detalhe o que precisa ser complementado. Se a categoria não puder ser definida, a consulta não localizar um cliente único ou a regra não cobrir o caso, registre [resultado para revisão].
Use a ação Atualizar campos do card para salvar a categoria, o resultado e a justificativa nos campos selecionados. Na justificativa, descreva o critério aplicado, os dados conferidos e a pendência, quando existir. Quando um documento obrigatório estiver ausente ou ilegível, registre essa condição sem presumir seu conteúdo.
Configure cada resultado para corresponder a uma opção aceita pelo campo de destino. Um pedido classificado como pendente deve continuar acessível à pessoa responsável pela correção. Evite incluir movimentação incondicional depois das instruções de análise, pois ela poderia encaminhar também os pedidos incompletos.
Melhore as instruções antes de concluir
Depois de personalizar o texto, use Melhorar instruções. Leia a sugestão e confira se preserva as categorias, os critérios de pendência e os limites de atuação. Se a opção Testar sugestão estiver disponível, compare o resultado com os mesmos cards usados no teste original.
Use Tentar novamente quando a proposta ainda estiver ambígua. Escolha Descartar se ela mudar a regra de negócio e Substituir somente quando a nova redação representar o comportamento desejado. Melhorar o texto exige manter o mesmo significado operacional.
Escolha modelo Skills e Esforço por comportamento
Comece com Pipefy AI Standard para um comportamento que cruza informações do pedido, regras internas e cadastro do cliente. Avalie Lite se a tarefa se limitar a classificar texto curto em categorias bem definidas. Considere Pro quando houver documentos extensos ou exceções que exijam uma análise mais profunda, comparando os resultados nos mesmos casos.
Ative Análise de documentos quando a triagem depender de pedidos ou comprovantes em PDF ou imagem. Para pedidos preenchidos em campos estruturados, avalie primeiro a execução sem essa habilidade. Pesquisa na Web não é necessária para comparar um pedido com o cadastro interno, e Cálculos e análises só faz sentido se houver uma conferência numérica específica no escopo.
Mantenha o esforço padrão na triagem comum. Reserve Esforço Máximo para análises complexas que os testes mostrarem necessárias. Essa opção utiliza Pro; considere também o consumo de créditos ao avaliar a configuração.
Conecte a análise ao próximo passo
Defina o que acontece depois do registro do resultado. Quando a regra for fixa, configure uma automação do pipe para encaminhar pedidos aptos à próxima fase e manter pendências no caminho de correção. O comportamento do agente produz a análise; a automação executa o encaminhamento configurado a partir dela.
Se quiser solicitar a correção por email, prepare o template, o destinatário e a condição de envio. Teste o conteúdo com dados fictícios antes de ativar a comunicação. Evite manter agente e automação responsáveis pelo mesmo envio ou pela mesma movimentação.
Para aprofundar essa divisão, consulte Automações e Agentes de IA combinando tecnologias para escalar processos. Exceções comerciais e conflitos de cadastro devem chegar à pessoa responsável com a justificativa da triagem.
A classificação como apto indica que os critérios desta triagem foram atendidos. Liberação financeira, disponibilidade de estoque e autorização de expedição precisam seguir suas próprias etapas de validação.
Teste o agente na prática
Use Testar Agente para avaliar a análise antes de colocá-la em operação. Monte cards de teste com dados fictícios e resultados esperados definidos pela equipe.
- Pedido completo: envie um pedido de categoria conhecida e dados consistentes. Confira a categoria, o resultado apto e a justificativa.
- Informação ausente: retire o número do endereço em uma entrega que exige esse dado. O resultado deve indicar a pendência sem inventar um número.
- Dados divergentes: use identificadores incompatíveis ou dois cadastros correspondentes. Espere revisão humana com a divergência descrita, sem sobrescrever o cadastro.
- Documento ausente ou ilegível: quando o processo exigir anexo, remova o arquivo ou use uma imagem sem leitura suficiente. O agente deve registrar a impossibilidade de conferir o conteúdo.
- Exceção à regra: envie uma categoria não prevista. O pedido deve seguir para revisão, acompanhado da razão pela qual a classificação não foi concluída.
Depois, valide o fluxo completo em ambiente de teste: entrada do pedido, acionamento do comportamento, gravação dos resultados, encaminhamento, comunicação e correção humana. Corrija uma pendência e repita o evento previsto para a nova análise. Confirme que o pedido pode avançar sem mensagens duplicadas ou repetição contínua do gatilho.
Revise e coloque em operação
Compare a saída do agente com a avaliação de quem conhece os pedidos. Se um resultado estiver errado, identifique se o problema está na regra, na fonte consultada, no campo selecionado ou na instrução antes de mudar o modelo.
Acesse Agentes de IA, abra Logs e examine Ver detalhes e Rastreamento para investigar execuções. Confira o comportamento acionado, as ações e as fontes utilizadas. O guia de Logs e Rastreamento dos Agentes de IA ajuda nessa leitura.
Antes de salvar a configuração para operação, revise membros, permissões, destinatários de email e dados disponíveis ao agente. Remova resíduos de teste e combine quem acompanha as primeiras execuções. Monitore tempo de triagem, pedidos que exigem correção e classificações alteradas pela equipe para ajustar os critérios com base nos casos reais.
Antes de avançar confirme que você concluiu:
☐ Categorias e dados obrigatórios foram adaptados ao processo.
☐ Fontes de cadastro e critérios de divergência foram definidos.
☐ Campos dinâmicos e destinos dos resultados foram selecionados na interface.
☐ Instruções foram revisadas com Melhorar instruções.
☐ Modelo, Skills e Esforço foram escolhidos e testados por comportamento.
☐ Pedidos completos, pendentes, divergentes e com anexos ilegíveis foram testados quando aplicáveis.
☐ Encaminhamentos e emails foram validados sem duplicidade.
☐ Responsáveis, acessos e rotina de acompanhamento foram definidos.
Com a triagem validada, avance para a orquestração das próximas etapas. Use o curso Panorama da IA para revisar onde aplicar regras fixas, Agentes de IA e decisão humana no restante do processo de pedidos.
