👤 Para administradores do pipe e times de RH que recebem e analisam solicitações de benefícios
🔐 Para quem tem acesso ao template; condicionais disponíveis nos planos Business, Enterprise e Unlimited
🎯 Para adaptar a entrada, organizar a análise e registrar a decisão de cada solicitação
Uma pessoa pede a inclusão do filho no plano de saúde, outra solicita uma mudança no vale transporte, e o RH precisa reunir documentos, conferir a política e responder a cada uma. Quando as informações ficam em mensagens e planilhas diferentes, o time precisa retomar o contexto antes de conseguir decidir.
Ao terminar este artigo, você terá o pipe Administração de Benefícios adaptado aos pedidos que sua empresa atende, com responsáveis definidos e uma jornada testada do recebimento à decisão. Também saberá como registrar o encaminhamento para efetivar o benefício e comunicar o resultado ao colaborador.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Cada solicitação é um card, ou seja, um registro que reúne os dados do pedido e acompanha seu andamento. O formulário inicial cria esse registro. Depois, o trabalho percorre três fases:
- Solicitação Recebida: o RH reúne os documentos, define a prioridade e indica quem fará a análise.
- Em Análise: a pessoa responsável verifica o pedido, registra o andamento e classifica a solicitação.
- Aprovado/Recusado: a decisão é registrada com motivo, data e nome de quem decidiu. Essa é a fase final, tanto para pedidos aprovados quanto recusados.
A operação é conduzida pelo time: a análise e a decisão dependem das pessoas responsáveis. Use essa estrutura para concentrar o contexto do pedido e adapte os tipos de solicitação, critérios e responsabilidades à política da empresa.
Antes de inserir documentos reais, ajuste a privacidade do pipe para privado e revise os membros. O template está configurado como público para a empresa. Essa configuração é diferente de disponibilizar um formulário público para receber pedidos.
Configure para o seu processo
1. Prepare a entrada conforme os benefícios atendidos
Comece pelo que o colaborador precisa pedir. Em Tipo de solicitação, as opções são Troca de saldo entre VR e VA, Inclusão em assistência médica, Exclusão em assistência médica, Aposentadoria, Auxílio creche, Licença maternidade, Licença paternidade, Alteração de VT e Afastamento INSS. Confirme quais entram nesta fila e ajuste a lista ao catálogo real do RH.
Esse campo é opcional na estrutura inicial. Se a classificação define quais documentos serão pedidos e quem fará a análise, torne o preenchimento obrigatório. Nome do Solicitante e Justificativa já são obrigatórios. Oriente a pessoa a explicar a mudança desejada, sem incluir dados sensíveis que o RH não precise para tratar o pedido.
Para inclusões de dependentes, adapte Qual parente?, com as opções Cônjuge e Filho(a), aos vínculos aceitos pela política. Defina quando Data de nascimento do filho e Data de casamento são necessárias. Essas datas apoiam a conferência humana; registre nas orientações do processo quais critérios e comprovantes devem ser considerados.
Nas trocas entre vale alimentação e vale refeição, esclareça nas descrições de Saldo VA e Saldo VR se a pessoa deve informar o saldo atual ou a distribuição desejada. São campos de moeda. Determine como o RH conferirá os valores, os limites permitidos e a janela de alteração com o fornecedor. O preenchimento registra a solicitação; a efetivação será tratada pelo responsável definido pela empresa.
Para pedir apenas o que se aplica a cada caso, configure condicionais. Por exemplo, mostre os saldos na troca entre VR e VA e os dados do dependente nas solicitações correspondentes. Confira as regras existentes antes de ajustar e teste cada combinação.
- Aprofunde esse raciocínio em Lógica condicional em campos: mostre só o que importa.
Quer apoio para fazer esses ajustes? O minicurso Template instalado, e agora?, na Academy, aborda a adaptação de formulário, campos e responsáveis. É necessário entrar ou criar uma conta para acessar as aulas.
2. Organize a triagem em Solicitação Recebida
Nesta fase, garanta que alguém consiga assumir o pedido com as informações necessárias. Documentos Anexados, Prioridade da Solicitação e Responsável pela Análise são obrigatórios. O anexo aceita vários arquivos, e a seleção de responsáveis permite indicar mais de uma pessoa.
Defina quais comprovantes são necessários para cada tipo de pedido e atualize a orientação do anexo. Como a documentação é coletada nesta fase, combine quem a solicita e como o colaborador a envia. Se algum tipo de solicitação puder seguir sem documento, ajuste a obrigatoriedade ou a exibição desse campo ao cenário, antes de liberar a entrada.
Estabeleça critérios para Alta, Média e Baixa em Prioridade da Solicitação. Por exemplo, o RH pode avaliar a proximidade de uma janela operacional do fornecedor. Documente os critérios e o prazo de atendimento adotados pela empresa, sem tratar as opções de prioridade como prazos já definidos.
Escolha quem fará a análise e, se houver várias pessoas selecionadas, combine quem conduz o caso. O nome de quem decide no encerramento será registrado separadamente. Antes de encaminhar o card para Em Análise, confira os documentos e a pessoa responsável. Um pedido que aguarda complemento precisa ter a pendência e a próxima ação registradas para que outro analista consiga retomar o pedido.
3. Conduza a conferência em Em Análise
Agora, a pessoa responsável compara a solicitação com a política aplicável e com os comprovantes. Combine o significado dos estados de Status da Análise: Pendente quando falta algo para analisar, Em Progresso durante a conferência e Concluído quando a análise terminou. Essa convenção deve ser compartilhada pelo time.
Use Comentários da Análise para registrar o que falta, quem deve responder e qual informação sustentará a decisão. Na inclusão de um filho no plano de saúde, por exemplo, o analista confere o vínculo e os documentos exigidos pela empresa antes de encaminhar o resultado. A data informada no formulário é parte da análise, não uma aprovação por si só.
Adapte Categoria da Solicitação, que é obrigatória e oferece Financeira, Operacional, Técnica e Outros. Defina a diferença entre essa classificação e Tipo de solicitação: o tipo identifica o serviço pedido; a categoria pode agrupar o trabalho para acompanhamento interno. Se a empresa precisar de outra classificação, ajuste as opções e explique o critério para o time.
Ao concluir a conferência, registre a conclusão e encaminhe o card para a decisão. Marcar Status da Análise como Concluído registra o andamento dessa análise. A aprovação ou a recusa será informada em Decisão Final. Se o card continuar aguardando ação, confira quem assumiu a próxima etapa antes de considerar o atendimento encerrado.
- Para aprofundar a adaptação dos campos ao trabalho do seu time, consulte Como personalizar um template para o seu processo.
4. Registre a decisão e feche o encaminhamento
Em Aprovado/Recusado, selecione Aprovado ou Recusado em Decisão Final e preencha Motivo da Decisão, Data da Decisão e Responsável pela Decisão. Esses quatro registros são obrigatórios. O responsável pela decisão é informado em texto, portanto combine um padrão de identificação e confirme quem pode decidir cada tipo de pedido.
Registre um motivo que permita compreender o resultado depois. Em uma aprovação, explique o que foi autorizado e o encaminhamento combinado. Em uma recusa, documente o critério aplicado e informe como o colaborador pode complementar ou reapresentar o pedido, quando isso fizer parte da política. Use Comentários Adicionais para preservar contexto útil.
Como esta é a fase final, defina o que precisa estar resolvido para encerrar o atendimento. Para pedidos aprovados, combine quem realizará a alteração com a operadora ou com o fornecedor e onde ficará a confirmação. Se o RH encerra o card ao encaminhar a execução, deixe explícitos o responsável, a ação pendente e o canal de acompanhamento. Se o atendimento só termina após a efetivação, registre essa confirmação antes de considerar o caso encerrado.
Aprovado e Recusado compartilham a mesma fase final. Para distinguir os resultados, consulte Decisão Final. A aprovação registrada no card precisa ser acompanhada do encaminhamento operacional e da comunicação ao colaborador definidos pela empresa.
As automações que já vêm ligadas
Neste processo, o RH conduz a movimentação dos cards e a comunicação com o colaborador. Para reduzir repasses manuais, configure automações depois de definir os critérios de cada passagem. As orientações abaixo são melhorias que você pode implementar no seu pipe.
Um primeiro candidato é a passagem para Em Análise, quando a triagem estiver completa. Defina qual informação confirmará essa conclusão antes de criar uma regra de movimentação. Para comunicar a decisão automaticamente, prepare um template de email e uma condição que considere o resultado preenchido e a decisão registrada, evitando enviar a mensagem apenas porque o card entrou na fase final.
Antes de habilitar o envio, adicione um campo Email para o endereço do solicitante ou defina outro destinatário verificado. Teste remetente, destinatário, assunto e conteúdo para aprovação e recusa. O nome do solicitante, sozinho, não determina o endereço de entrega.
- Veja Como as automações funcionam no Pipefy para aprofundar gatilhos, condições e ações. A análise da política e a decisão continuam com as pessoas responsáveis. Se decidir incluir um Agente de IA em uma evolução do processo, configure suas instruções e teste seus comportamentos separadamente das automações.
Para construir e testar essas regras, faça o curso Faça o trabalho rodar sozinho, na Academy. Ele aborda condições e comunicação automática para quem já tem um pipe em operação. O acesso às aulas exige entrar ou criar uma conta; confira também os recursos e limites do seu plano antes de ativar as regras.
Coloque para rodar
Use dados e documentos fictícios para simular uma inclusão de filho na assistência médica. Faça o teste com as pessoas que vão receber, analisar e decidir os pedidos.
- Abra a solicitação: informe nome, tipo, justificativa e os dados do dependente aplicáveis. Confira se o card aparece em Solicitação Recebida e se cada condicional configurada apresenta os campos esperados.
- Faça a triagem: reúna os comprovantes de teste, selecione a prioridade e indique o responsável. Confirme que essa pessoa consegue abrir o card e os anexos. Encaminhe para Em Análise pelo modo de operação escolhido, manual ou automatizado após configuração.
- Simule uma pendência: registre o complemento necessário, mantenha o acompanhamento em Pendente e confira se o time identifica quem deve agir. Depois, complete a documentação fictícia e retome a análise como Em Progresso.
- Conclua e decida: finalize a conferência, marque o status como Concluído e encaminhe para Aprovado/Recusado. Preencha resultado, motivo, data e responsável pela decisão. Confira se o histórico permite entender a conclusão.
- Feche a saída: simule o encaminhamento para efetivação e a comunicação ao colaborador. Se configurou email automático, use um endereço controlado e confirme o recebimento e o conteúdo. Teste separadamente qualquer Agente de IA que tenha adicionado.
- Repita com outros desfechos: percorra uma recusa e uma troca entre VR e VA. Confira os campos exibidos, a justificativa da decisão e a interpretação dos saldos. Se ativou automações, confira a ação esperada e situações em que ela deve permanecer sem disparo.
Considere o teste concluído quando o time conseguir explicar quem assume cada passagem, qual decisão foi tomada e o que ainda precisa acontecer para efetivar o benefício. Corrija campos, instruções ou regras que deixarem essa resposta indefinida e repita o cenário afetado.
Membros, acesso e higiene do template
Mantenha o pipe privado e convide apenas quem precisa tratar os pedidos. Separe quem administra a estrutura de quem opera os cards. Teste o acesso com os perfis reais de trabalho, principalmente aos anexos com dados de dependentes e informações de saúde. O artigo Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns ajuda a distinguir os níveis de acesso.
Escolha o canal pelo qual o colaborador enviará o pedido. Um formulário público pode receber solicitações de pessoas sem login, enquanto a privacidade do pipe controla o acesso ao processo. Avalie essa escolha conforme os dados coletados e teste separadamente a experiência de quem solicita e de quem analisa.
Revise o nome do pipe, as pessoas convidadas e as etiquetas, incluindo Licença Maternidade, Licença Paternidade, Ajuste de VT e Uber Corporativo. Mantenha somente as que representam serviços atendidos. Uma etiqueta, por si só, não inclui um serviço no catálogo nem define seu encaminhamento.
Antes de liberar o processo, remova os cards e anexos de teste. Nos emails e nas regras que configurar, substitua destinatários, remetentes, CC e quaisquer referências de exemplo pelos valores corretos. Corrija nomes com sufixos de cópia, quando existirem, e confirme que as pessoas responsáveis estão disponíveis para assumir a fila.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Ajustei os tipos de solicitação, as opções de parentesco e a interpretação dos saldos à política da empresa.
☐ Defini documentos, critérios de prioridade, prazos de atendimento e responsáveis pela análise e decisão.
☐ Testei os caminhos do formulário e as passagens com pendência, aprovação e recusa.
☐ Configurei e testei as automações e os Agentes de IA que decidi adicionar, quando aplicável.
☐ Combinei a efetivação do benefício e a comunicação do resultado ao colaborador.
☐ Revisei privacidade, membros, etiquetas, destinatários e resíduos de teste.
Pronto para organizar outro serviço do RH? Veja Pipefy para times de RH: 11 processos para organizar do recrutamento ao desligamento e escolha o próximo processo do seu time.
