Background check AI Studio: prepare seu fluxo de análise

Conferir dados de uma pessoa, reunir resultados de consultas e encaminhar uma decisão pode exigir várias trocas entre analistas. Em uma solicitação de financiamento, por exemplo, o responsável precisa saber se os dados cadastrais conferem, quais apontamentos exigem análise e o que ainda falta antes de concluir o atendimento.

Ao terminar este artigo, você terá o Background check AI Studio adaptado à política da empresa, com as conexões verificadas, o resumo com IA revisado e os caminhos de aprovação, reprovação e pendência testados. Assim, cada solicitação poderá percorrer as verificações e chegar a uma decisão humana registrada no próprio processo.

📖 O que você vai entender aqui:

O que você tem nas mãos agora

O pipe centraliza uma análise de pessoa física. A entrada reúne identificação e contato; depois, a solicitação passa pela validação de dados básicos, pelas listas restritivas e PEP, e pela análise jurídica. Cada verificação tem espaço para conexão, observações, resultado e status de processamento.

Na sequência, Tomada de Decisão reúne o responsável, o resumo das análises, a decisão e sua justificativa. Pendencias recebe casos que precisam de tratamento. Aprovado e Reprovado são as fases finais.

As etapas de verificação acionam a criação de cards conectados. O preenchimento dos resultados orienta a passagem para a etapa seguinte ou para pendências. Já a consolidação do parecer usa uma automação com IA, acionada em Usar IA:. O analista continua responsável por registrar Decisão Final.

Você parte dessa estrutura organizada e adapta as fontes de consulta, os critérios de análise, os responsáveis e a documentação ao contexto da empresa. Para orientar essa adaptação, consulte Como personalizar um template para o seu processo.

Configure para o seu processo

1. Prepare a entrada e o modo de consulta

Comece definindo quais informações são necessárias para identificar a pessoa e realizar as consultas contratadas. O formulário inicial reúne Nome Completo, CPF, Data de nascimento, Nome da Mãe, Telefone, Email, Protocolo e Tipo de consulta:. Esses campos estão opcionais na entrada. Torne obrigatórios os dados exigidos pelos serviços e pela operação antes de receber solicitações reais.

Use Protocolo para localizar a solicitação no atendimento. Ajuste as orientações de preenchimento para que os dados de identificação cheguem consistentes às verificações. Por exemplo, uma diferença entre o nome informado e o cadastro consultado deve ter um responsável por conferir e solicitar correção.

Em Tipo de consulta:, as opções são Real e Simulação. Antes do primeiro teste, confira como esse valor é recebido pelos serviços conectados e como cada serviço distingue os dois modos.

2. Conecte a validação de dados básicos

A primeira verificação compara a identificação informada com a fonte cadastral definida pela empresa. Na etapa de validação de dados básicos, confira o destino de Validação RF e a automação que cria o card conectado quando a solicitação entra nessa fase.

Revise no mapeamento quais dados chegam ao destino, incluindo o vínculo com a solicitação original. Depois, confirme como o retorno preenche Observações da Validação RF, Resultado da Validação RF e Status Processamento RF. Defina quem acompanha a consulta e em quanto tempo deve agir se o retorno ficar pendente.

Aprovar essa verificação encaminha o card para listas restritivas e PEP. Reprovar encaminha para Pendencias. Documente quais divergências permitem correção e quais exigem avaliação do analista antes de registrar o resultado.

Teste também se a criação da solicitação inicia a primeira consulta. Se a abertura do card for o início definido pela empresa, configure um gatilho de criação para essa consulta e teste sua relação com a regra de entrada na fase, evitando criar duas consultas para a mesma solicitação.

O ganho operacional depende de fechar as duas pontas: enviar a demanda e devolver a conclusão ao card de origem. Se a consulta terminar no destino, mas o resultado continuar vazio no processo principal, confira o vínculo e a regra de retorno. O artigo Automações entre pipes: conectando processos aprofunda essa relação.

3. Defina o tratamento de listas restritivas e PEP

Nesta etapa, estabeleça quais fontes de consulta serão usadas e como a equipe deverá avaliar cada retorno. Confirme o destino de Listas Restritivas + PEP, o envio da identificação e a atualização de Observações da Validação Lista + PEP, Resultado da Analise Lista + PEP e Status Processamento Lista + PEP.

Registre a identificação de pessoa politicamente exposta em Pessoa PEP?, com Sim ou Não. Defina com a área responsável o tratamento desse apontamento e a evidência necessária para concluir a etapa. A movimentação configurada depende de Resultado da Analise Lista + PEP, com Aprovado ou Reprovado.

Quando o resultado é aprovado, o card segue para análise jurídica. Quando é reprovado, vai para Pendencias, onde a equipe pode conferir o apontamento e o encaminhamento adequado. Um retorno sem evidência suficiente deve permanecer em análise até que o responsável consiga fundamentar o resultado.

4. Prepare a análise jurídica e seus retornos

Antes da decisão final, defina quais verificações jurídicas fazem parte deste processo e quais critérios serão usados pelo time responsável. Confira o destino de Validação Juridica e os dados enviados pela criação do card conectado. Valide o preenchimento de Observações da Validação Jurídica, Resultado da Analise Validação Jurídica e Status de Processamento Validação Jurídica.

Use as observações para preservar o contexto que sustenta a avaliação. Uma ocorrência precisa ser conferida quanto à identidade da pessoa e à relevância para a solicitação antes de orientar a conclusão da etapa. Ajuste os critérios e as instruções dos serviços ou agentes que executam essa análise à política aprovada pela empresa.

Com o resultado aprovado, o card chega a Tomada de Decisão. Com o resultado reprovado, segue para Pendencias. Se o processamento terminou e o card não avançou, confira o valor retornado, o campo atualizado e a condição da automação correspondente.

5. Ajuste o resumo com IA e a decisão humana

Na chegada a Tomada de Decisão, uma automação distribui responsáveis. Ajuste essa distribuição para os analistas habilitados e confira o preenchimento de Responsável pela Decisão, que é obrigatório. Defina também a cobertura quando alguém estiver ausente.

Para reunir o contexto das três verificações, selecione 🤖 em Usar IA:. A automação usa as observações de RF, listas e PEP, e análise jurídica para preencher Resumo das analises com um relatório estruturado e uma recomendação. Isso reduz a necessidade de reconstruir o histórico a partir de cada etapa.

Adapte a instrução de IA para explicitar os critérios da empresa, apontar informações ausentes e separar evidências de recomendação. Confira as três entradas e o campo de saída. A recomendação deve se apoiar no conteúdo recebido; inclua a orientação de não presumir resultado favorável quando uma verificação estiver incompleta. O guia de criação de automação com IA, em inglês, detalha a configuração desse recurso.

Depois de conferir o resumo e os retornos, o analista registra Motivo da Decisão e preenche Decisão Final, que é obrigatório. ✔️ Aprovado envia para Aprovado; ❌ Reprovado, para Reprovado; Pendente., para Pendencias. Preserve os valores usados nas condições ou ajuste as automações junto com qualquer mudança de nomenclatura.

6. Organize pendências, correção e comunicação

Defina quem assume Pendencias, qual é o prazo de tratamento e para qual verificação o caso deve retornar depois da correção. Configure e teste esse encaminhamento para que a equipe saiba quando refazer uma consulta e quando retomar a decisão.

Adapte a lista Pendências ao serviço prestado. Ela inclui exemplos ligados a financiamento, como documentos de identidade, declaração de IRPF, extratos de três meses, três holerites e documentos de imóvel. Mantenha apenas os itens pertinentes e ajuste os períodos conforme a política da empresa.

Confira também o destino de Enviar pendência(s). Se a operação usar esse vínculo para tratar documentos em outro processo, teste quais informações seguem e como a resolução retorna. Para comunicar uma solicitação de documento por email, configure o template e a regra de envio, com destinatário, remetente e conteúdo adequados ao atendimento.

Ao retornar a uma etapa que cria cards conectados, confira como reaproveitar uma consulta ou abrir uma nova, preservando o histórico. Essa decisão evita consultas repetidas sem necessidade e mantém claro qual resultado sustenta a nova análise.

7. Defina a saída operacional

Em Aprovado e Reprovado, a análise fica encerrada. Combine qual equipe recebe o resultado, onde consulta a justificativa e que ação deve tomar depois. Por exemplo, o atendimento pode continuar uma proposta após a aprovação ou comunicar o encerramento após a reprovação.

Se a aprovação precisar iniciar outro processo, como uma etapa financeira, configure a conexão e a automação específicas, com os dados necessários para esse próximo trabalho. Teste também a comunicação de conclusão. O critério para liberar o fluxo é conseguir identificar a decisão, seu responsável, as evidências e o próximo encaminhamento.

As automações que já vêm ligadas

O pipe tem 14 automações ativas. Elas cobrem quatro grupos de trabalho:

• Três criam cards conectados quando a solicitação entra em cada etapa de verificação.
• Seis encaminham os resultados das verificações: cada etapa aprovada avança e cada etapa reprovada segue para Pendencias.
• Uma distribui responsáveis na entrada em Tomada de Decisão e uma gera o resumo com IA quando Usar IA: recebe 🤖.
• Três encerram ou redirecionam a solicitação conforme Decisão Final.

A geração do resumo é uma automação com IA. Ao revisar agentes nos serviços conectados, confira separadamente suas instruções, fontes, gatilhos e saídas. Isso permite localizar se um ajuste pertence à execução da consulta, ao retorno dos dados ou à movimentação do processo principal.

Depois de alterar opções ou campos, teste as condições que dependem deles. Para aprofundar essa lógica, consulte Como as automações funcionam no Pipefy.

Coloque para rodar

Prepare casos de teste autorizados para percorrer o processo, com o modo de simulação confirmado nos serviços. Registre o que deve acontecer em cada passagem:

• Entrada e RF: envie uma solicitação, confira o card conectado, os dados recebidos e o retorno ao card original. O resultado aprovado deve encaminhar para listas e PEP.
• Listas e análise jurídica: confira cada novo card conectado, as observações e o resultado. Aprovar listas encaminha para análise jurídica; aprovar a análise jurídica encaminha para decisão.
• Responsável e IA: confirme a atribuição ao chegar à decisão. Acione o resumo e compare o texto com as três observações de origem. Repita com uma entrada incompleta para conferir se a lacuna é apresentada ao analista.
• Saídas: em casos separados, teste ✔️ Aprovado, ❌ Reprovado e Pendente.. Confira a fase de destino e a justificativa registrada.
• Exceções e retorno: teste a reprovação em cada verificação, a correção em Pendencias e a retomada da etapa adequada. Confirme o histórico e o tratamento de consultas repetidas.
• Comunicação e continuidade: se configuradas, confira as mensagens com destinatários de teste e a criação do trabalho no processo seguinte.

Se uma passagem não entregar o esperado, localize o último ponto concluído: criação da consulta, execução, retorno, geração do resumo ou movimentação. Ajuste esse trecho e repita o cenário antes de liberar solicitações reais.

Membros, acesso e higiene do template

Antes da operação, configure o pipe como privado e conceda acesso às pessoas que precisam executar ou acompanhar a análise. Separe quem administra a estrutura, quem registra resultados e quem decide. Revise também os acessos nos destinos conectados. O artigo Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns ajuda nessa revisão.

Mantenha dados pessoais e documentos nos canais definidos pela empresa. Revise o acesso a formulários compartilhados e a necessidade de cada dado coletado. Confira credenciais, URLs, destinatários, remetentes e CC usados pelos serviços e pelas comunicações.

Remova cards e vínculos de teste conforme a política da empresa, ajuste nomes de exemplo e registre na descrição do pipe os responsáveis pela manutenção, os destinos das consultas e os critérios de retorno e decisão.

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐ Adaptei os dados obrigatórios, o modo de consulta e a lista de documentos.

☐ Confirmei os destinos, os mapeamentos e os retornos das três verificações.

☐ Revisei os serviços e agentes conectados e testei o resumo com IA.

☐ Defini os responsáveis, os critérios de decisão e o tratamento de pendências.

☐ Testei as 14 automações nos caminhos aplicáveis e percorri aprovação, reprovação e correção.

☐ Configurei a saída operacional, os acessos e as comunicações necessárias.

☐ Removi os resíduos de teste e documentei quem mantém o processo.