👤 Para admins do pipe e equipes de Marketing
🔐 Requer acesso ao pipe e aos recursos de IA e automação utilizados na conta
🎯 Para adaptar o briefing, a criação e a aprovação de campanhas à rotina da empresa
Uma campanha pode chegar com objetivo definido, mas ainda depender de várias conversas para esclarecer o público, alinhar a mensagem e conseguir aprovação. Na rotina de lançamento de um produto, por exemplo, a equipe precisa transformar o briefing em uma proposta criativa sem perder de vista o orçamento e a data de publicação.
Ao terminar este artigo, você vai saber adaptar a entrada das solicitações, as análises com IA e a aprovação humana do pipe, testar as passagens entre etapas e organizar a execução e o encerramento de cada campanha.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Cada card reúne o trabalho de uma campanha. O formulário inicial recebe o solicitante e o briefing; depois, o processo percorre Análise por IA, Coleta de Dados e Segmentação, Design e Personalização da Campanha, Avaliação de Risco e Aprovação Humana, Finalização e Execução da Campanha e Campanhas Concluídas.
As análises de validação, segmentação, mensagem e risco são executadas por automações com IA. As duas primeiras passagens automáticas dependem de atualizações em campos. A equipe criativa refina a proposta, o aprovador decide e o responsável pela campanha coordena a execução. A fase Campanhas Concluídas encerra o card.
Você parte de uma estrutura organizada e adapta critérios, responsáveis e informações ao contexto da empresa. Para acompanhar essa preparação, consulte como personalizar um template para o seu processo.
Configure para o seu processo
1. Prepare um briefing que sustente as análises
Defina o mínimo necessário para uma campanha entrar no fluxo: produto, público, objetivo, orçamento e data de referência. Use Nome da Campanha para identificar a iniciativa e mantenha os dados do solicitante atualizados para esclarecer dúvidas ao longo do trabalho.
Os campos começam como opcionais. Torne obrigatórias as informações que sua equipe precisa receber na entrada e descreva o nível de detalhe esperado. Pedir à IA que sinalize uma lacuna ajuda a analisar o briefing, mas não substitui essa configuração.
Em Prazo, estabeleça uma interpretação comum: o campo recebe uma data, portanto combine se ela representa o lançamento ou o encerramento da campanha. Se precisar das duas datas, adapte a estrutura. Defina também a moeda utilizada em Orçamento e diferencie o limite disponível da estimativa que será revisada na aprovação.
Por exemplo, em uma campanha de lançamento de uma linha de produtos, descreva o perfil do público e a ação desejada em Objetivos Desejados. Isso fornece contexto mais útil para a criação do que registrar apenas “divulgar o lançamento”.
Se ainda estiver se familiarizando com formulários e fases, faça o curso Fundamentos do Pipefy, da Academy. O conteúdo está em português e requer login ou cadastro para começar.
2. Ajuste a validação em Análise por IA
Ao criar um card, a automação Agente de Validação e Categorização de Dados solicita uma leitura de produto, orçamento, público, objetivos e prazo. Ela pede categorização e sinalização de informações ausentes.
Ajuste a instrução para reconhecer as categorias usadas pelo Marketing e explicar o que constitui um briefing suficiente. Confira os valores dinâmicos e os campos selecionados para receber resultados, relacionando a classificação a Categoria da Campanha e a síntese a Resumo da Campanha. Faça essa conferência também nas demais automações com IA.
O benefício é ter uma leitura inicial estruturada para a equipe, preservando a revisão humana de dados incompletos ou interpretações inadequadas. Se o resumo omitir uma lacuna evidente, revise a instrução e os dados recebidos antes de usar a análise como referência.
3. Dê contexto à segmentação
Em Coleta de Dados e Segmentação, a automação Agente de Segmentação de Clientes usa categoria, produto, público e objetivos para sugerir grupos e produzir um relatório. Confira os resultados em Grupos de Clientes Segmentados e Relatório de Segmentação.
Adapte os critérios à estratégia: por exemplo, separar clientes que já conhecem a linha de produtos de pessoas que ainda precisam entender sua aplicação. A instrução também solicita relevância, recência e valor monetário. Para usar essas métricas, forneça dados que as sustentem e explique como interpretá-las; quando não estiverem disponíveis, peça que a IA indique a limitação sem inventar valores.
Trate a saída como proposta de segmentação a ser validada pela equipe. Antes de utilizar uma audiência em um canal, confirme a origem dos dados e sua adequação às regras da empresa. A geração de um relatório não representa, por si só, a criação de uma lista de contatos na ferramenta de distribuição.
4. Personalize a mensagem com a equipe criativa
A entrada em Design e Personalização da Campanha aciona Agente de Recomendação de Promoção Personalizada. A instrução pede uma mensagem baseada em segmento, foco do produto, mensagem central e nome do produto. Confira se cada referência dinâmica aponta para a informação pretendida, especialmente quando o texto de uma instrução usa um nome diferente do campo correspondente.
Ajuste tom de voz, restrições de oferta e orientação por canal. Use Mensagem Gerada por IA como ponto de partida; a equipe escolhida em Equipe Criativa registra os refinamentos em Contribuições da Equipe Criativa e confere as afirmações sobre o produto antes da aprovação.
Seleção de Plataforma permite escolher uma opção entre email, redes sociais, SMS e anúncios na web. Adapte as opções à operação. Se a criação precisar considerar vários canais desde esta etapa, ajuste o tipo de seleção e teste a informação recebida pela IA. A distribuição final dispõe de uma seleção múltipla em outra fase.
5. Preserve a decisão humana sobre risco e orçamento
Ao entrar em Avaliação de Risco e Aprovação Humana, o card aciona Agente de Avaliação de Risco da Campanha. A análise considera resumo, orçamento, segmentação e prazo, e entrega uma síntese para revisão em Resumo da Avaliação de Risco.
A instrução pede análise histórica e previsão de ROI. Ajuste esse pedido aos dados efetivamente disponibilizados à IA: se não houver histórico adequado, oriente a análise a apontar riscos qualitativos e informações necessárias para uma estimativa. O aprovador deve distinguir evidências de hipóteses antes de autorizar investimento.
Defina quem responde pela decisão em Aprovador, compare Orçamento Real Necessário com o orçamento inicial e registre Sim ou Não em Você aprova esta campanha?. Embora o campo de aprovador aceite várias pessoas, combine quem dá a decisão final; selecionar nomes não estabelece uma sequência de alçadas.
Quando a resposta for Não, registre os ajustes em Comentários para Modificação e encaminhe o card à etapa que precisa de revisão. Quando for Sim, a equipe pode encaminhá-lo à execução. Defina esse procedimento e configure as movimentações permitidas para preservar o ponto de aprovação. Consulte como controlar as movimentações entre fases.
Preencher uma resposta de aprovação não equivale a configurar um bloqueio de movimentação. Teste os caminhos de aprovação e de revisão com os papéis que realmente vão operar o processo.
6. Organize a execução e o encerramento
Em Finalização e Execução da Campanha, defina o Responsável, combine a data e o horário em Cronograma da Campanha e selecione os canais em Distribuição por Canal. Mantenha essa escolha coerente com a proposta aprovada.
Escolha um indicador numérico para KPIs de Desempenho e documente sua unidade e período de medição. Como o campo armazena um número, adapte a estrutura se precisar acompanhar vários indicadores com unidades diferentes. Em URL do Painel de Monitoramento, informe o endereço real do painel e confira o acesso de quem acompanha os resultados.
Atualize Status de Lançamento da Campanha conforme a rotina: Não Iniciado, Lançado, Em Andamento ou Concluído. O campo aceita múltiplas etiquetas; combine o uso de apenas um status atual ou adapte a seleção para evitar interpretações ambíguas.
A equipe executa a distribuição nas ferramentas de cada canal e registra o andamento no pipe. Se quiser conectar publicação e métricas ao fluxo, configure e teste as integrações necessárias antes de depender delas. Conclua o acompanhamento combinado e mova o card para Campanhas Concluídas. Marcar a etiqueta Concluído e encerrar o card são ações distintas.
As automações que já vêm ligadas
O pipe possui seis automações ativas: quatro geram análises com IA e duas movimentam cards. Os nomes das quatro análises começam com Agente, mas sua configuração neste processo está nas automações do pipe.
- Na criação do card, a validação e categorização gera a leitura inicial.
- Ao entrar em Coleta de Dados e Segmentação, a análise de segmentação gera os grupos e o relatório.
- Ao entrar em Design e Personalização da Campanha, a recomendação gera a mensagem promocional.
- Ao entrar em Avaliação de Risco e Aprovação Humana, a avaliação de risco gera a síntese para revisão.
- Mover para Coleta de Dados reage à atualização de um campo e encaminha o card à segmentação.
- Relatório de Segmentação Concluído, no nome da regra de movimentação para Design, reage à atualização de um campo e encaminha o card à criação.
Nas duas regras de movimentação, confirme no editor qual campo é monitorado e confira a ligação pretendida com Resumo da Campanha e Relatório de Segmentação, respectivamente. Teste cada atualização isoladamente antes de depender do encadeamento. Para organizar essa revisão, use a lógica de evento, condição e ação das automações.
Essas regras começam sem condições adicionais. Adapte a condição à fase de origem e ao critério de prontidão da equipe, para que uma atualização posterior de texto não encaminhe uma campanha em revisão ao destino errado. Produzir texto não significa que o conteúdo foi aprovado.
O avanço da criação para a aprovação, a liberação para execução e o encerramento devem fazer parte da rotina dos responsáveis. Se quiser automatizar essas passagens, crie regras específicas após definir os critérios de negócio e teste cada caminho.
Coloque para rodar
Use dados fictícios de uma campanha de lançamento de produto e mantenha o teste separado dos envios reais.
1. Envie um briefing completo. Confira categoria e resumo, os campos de saída da IA e a movimentação esperada para segmentação.
2. Na segmentação, verifique se os grupos fazem sentido e se o relatório distingue dados fornecidos de informações indisponíveis. Confirme o avanço para Design quando o campo monitorado for atualizado.
3. Em Design, confira a mensagem gerada, atribua a equipe criativa e registre uma revisão de oferta ou tom de voz. Encaminhe à aprovação apenas quando a proposta estiver pronta.
4. Na aprovação, confira riscos, orçamento estimado e aprovador. Primeiro responda Não e teste o retorno para ajustes; depois revise e responda Sim. Confirme que uma campanha sem aprovação não segue para publicação pela rotina definida.
5. Na execução, atribua o responsável, preencha cronograma e canais, registre o indicador e abra o painel com o acesso de quem o utilizará. Simule a distribuição sem enviar mensagens reais.
6. Atualize o status e encerre em Campanhas Concluídas. Confira se o histórico permite recuperar a decisão e a versão executada.
Repita a entrada com uma informação essencial ausente para verificar a obrigatoriedade e a sinalização da IA. Teste também a edição posterior do resumo e do relatório, além de uma nova entrada nas fases com geração de IA, para observar novas execuções e preservar o trabalho já revisado.
Membros, acesso e higiene do template
O pipe começa com visibilidade pública dentro da empresa. Revise essa configuração antes de incluir orçamento, estratégia comercial ou dados de clientes e defina o acesso necessário para solicitantes, criação, aprovação e execução.
Configure com um admin do pipe e valide os papéis de quem vai operar. A escolha de uma pessoa em um campo de responsável precisa ser acompanhada da conferência de seu acesso ao processo. Use o guia de permissões no Pipefy para orientar essa revisão.
Remova cards fictícios, nomes de teste e links de painéis sem uso. Confira referências dinâmicas, moeda, datas e responsáveis. Se configurar comunicações por email, revise remetente, destinatários e cópias antes de ativar o envio. Compartilhe somente os dados necessários às análises e mantenha as evidências de execução no local autorizado pela empresa.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Adaptei o briefing, a obrigatoriedade, a moeda e o significado das datas.
☐ Conferi as entradas e saídas das quatro análises com IA e os dados disponíveis para segmentação e risco.
☐ Testei os dois gatilhos de movimentação e as edições posteriores dos campos monitorados.
☐ Defini equipe criativa, aprovador, responsável pela execução e critérios de retorno para ajustes.
☐ Percorri aprovação, execução e encerramento com um card de teste.
☐ Revisei privacidade, acessos, links, comunicações e resíduos de teste.
Para ampliar a organização do trabalho de Marketing, veja o exemplo de gestão de projetos de Marketing no Pipefy e avalie como coordenar as próximas entregas da equipe.
