Coordenação de Recuperação de Desastres: configure o template

Quando uma enchente afeta vários clientes na mesma região, os relatos chegam em momentos diferentes, a situação muda durante o atendimento e as equipes precisam decidir quem mobilizar e quem avisar. Sem um registro central, parte do tempo vai para reunir contexto antes de cada decisão.

Ao terminar este artigo, você terá um caminho para adaptar o pipe Coordenação de Recuperação de Desastres aos critérios da empresa, testar a classificação e a comunicação com IA e conduzir o incidente até o relatório e as lições aprendidas, com responsáveis definidos em cada passagem.

 📖 O que você vai entender aqui:

O que você tem nas mãos agora

Cada card concentra um incidente e acompanha sua evolução. O formulário inicial registra o relato, a localização, a gravidade percebida, a data e informações de contexto. A primeira fase, Classificação Automatizada de Incidentes e Alocação de Recursos, usa IA para sugerir gravidade, plano de resposta e recursos.

A jornada se divide conforme a gravidade classificada. Baixa segue para Monitoramento do Evento. As demais classificações seguem para Elaboração de Comunicação por IA e Despacho de Coordenação e, depois da geração do rascunho, para Revisão Humana e Ajuste de Recursos. Uma alteração registrada no monitoramento devolve o incidente à classificação.

Depois da revisão, o trabalho segue para Sinistros e Coordenação de Campo. O registro do fim do evento encaminha o card a Encerramento do Evento e Geração de Relatório por IA. A fase final concentra a revisão posterior ao evento e as lições aprendidas.

A IA atua em três automações de geração, dentro de um conjunto de nove automações ativas. Você parte de uma estrutura organizada e adapta os critérios, os responsáveis e as condições de passagem ao modo como sua empresa responde a incidentes.

Configure para o seu processo

1. Prepare a entrada do incidente

Defina o que a equipe precisa saber para iniciar a análise. Use Título do Incidente e Localização/Região para identificar o evento sem ambiguidade. Em Descrição, oriente quem registra a separar fatos confirmados, fonte da informação, horário da observação e pontos ainda em apuração.

A entrada oferece Gravidade Inicial com Baixa, Média e Alta. Essa é a percepção de quem reporta; o encaminhamento automático depende de Gravidade Classificada pela IA, preenchida depois. Documente os critérios de cada nível para que o relato inicial e a análise posterior tenham uma referência comum.

Adapte Categoria do Incidente à exposição da empresa. As opções atuais são Terremoto, Explosão, Vazamento químico, Evento biológico, Doença infecciosa e Enchente. Defina também quem informa Dados de Previsão do Tempo e Alertas de Sensores, com qual fonte e frequência. Esses espaços recebem texto; para trazer dados de outros sistemas, configure e teste a integração correspondente com o time responsável.

Todos os campos do formulário inicial estão opcionais. Torne obrigatórias as informações que sua triagem realmente exige, sem presumir preenchimento automático de Data/Hora de Envio. Esse campo registra o envio: se a avaliação precisar do horário de ocorrência, registre esse contexto no relato e ajuste a instrução da IA para distinguir os dois momentos.

Para decidir como coletar cada informação, consulte Tipos de campo disponíveis no Pipefy e quando usar cada um.

2. Ajuste a classificação e a sugestão de recursos

A primeira análise deve transformar o relato em uma recomendação que a equipe consiga conferir. Na automação de classificação, substitua referências genéricas a métodos do setor pelos critérios aprovados pela empresa: o que caracteriza cada gravidade, quais evidências sustentam a classificação e quando uma pessoa deve complementar a análise.

A instrução usa título, descrição, previsão do tempo, data/hora, localização e alterações do evento. Se Categoria do Incidente, Gravidade Inicial ou Alertas de Sensores forem necessários à avaliação, inclua esses campos explicitamente na instrução. Para usar ocorrências históricas, disponibilize uma fonte autorizada e teste sua consulta; citar o histórico na instrução, por si só, não conecta uma base de dados.

Confira se os resultados chegam a Gravidade Classificada pela IA, Plano de Resposta Sugerido pela IA e Recursos Alocados Sugeridos. A gravidade deve usar exatamente Baixa, Média ou Alta. O checklist de recursos é obrigatório e oferece Equipe de Emergência, Suporte Médico, Suporte Técnico e Outro. Adapte a lista às equipes disponíveis e defina como detalhar a escolha Outro.

Uma sugestão de recurso orienta a coordenação; a confirmação da disponibilidade e o acionamento continuam com a equipe responsável. Defina quem assume essa conferência e o prazo de resposta esperado. Se o card sair da classificação com plano incompleto ou recursos sem preenchimento, confira a execução da geração e as condições de movimentação antes de liberar o fluxo.

3. Defina o acompanhamento dos eventos de baixa gravidade

Quando Gravidade Classificada pela IA recebe Baixa, uma automação encaminha o card a Monitoramento do Evento. Defina uma pessoa responsável por acompanhar a evolução e uma frequência de checagem compatível com o protocolo da empresa.

Registre a nova situação em Alterações no Evento. A atualização desse campo devolve o card à classificação e dispara uma nova análise ao entrar na fase. Por exemplo, um relato inicialmente localizado pode passar a abranger outra região; registre o que mudou, a fonte e o horário para que a nova recomendação use esse contexto.

Combine também como concluir um evento que permaneça com gravidade baixa. Se a empresa quiser encaminhar o incidente diretamente ao encerramento após uma decisão humana, configure esse caminho com critérios de conclusão e responsável definidos. O monitoramento precisa terminar com um encaminhamento claro, mesmo quando a situação não exige comunicação ampliada.

4. Prepare a comunicação e o despacho

Quando a gravidade é diferente de Baixa, o card segue para Elaboração de Comunicação por IA e Despacho de Coordenação. A geração usa nome, região, gravidade e plano sugerido para preparar um aviso à equipe de atendimento. Ajuste a instrução ao público real e peça que ela use apenas fatos e prazos confirmados.

A automação pode preencher Rascunho da Mensagem de Comunicação, Canais de Comunicação e Quem Comunicar. Oriente a seleção dos canais e públicos com critérios explícitos. Os canais atuais são SMS, email e ligação telefônica; os públicos são analistas de sinistros, clientes na região, equipe de resposta e executivos. Ajuste essas escolhas à operação e à disponibilidade dos contatos.

A atualização do rascunho encaminha o card à revisão humana. Teste se a mensagem, os canais e o público estão disponíveis quando o revisor recebe o card. Se a equipe precisar de todos esses dados para começar, ajuste a condição de passagem para conferir o preenchimento necessário.

5. Preserve a decisão humana antes de mobilizar as equipes

Em Revisão Humana e Ajuste de Recursos, atribua quem confere a recomendação em Nome do Revisor, que é obrigatório. A fase reúne o contexto em um resumo para que essa pessoa compare gravidade, plano, recursos e comunicação sem reconstruir o incidente em mensagens separadas. Confira se o resumo exibe os valores atuais do card.

A pessoa revisora decide entre Aprovado e Ajustado em Decisão de Aprovação da Revisão. Quando houver mudança, registre o motivo em Descrição dos Ajustes e confirme a mobilização em Resposta de Emergência Necessária. Use Notas de Ajuste para detalhar mudanças nos recursos. Mantenha coerência entre a sugestão inicial e a decisão efetivamente autorizada.

Configure o encaminhamento para Sinistros e Coordenação de Campo a partir dessa decisão, com as informações necessárias preenchidas. Defina se Ajustado significa uma resposta já validada ou se exige nova conferência. A movimentação deve representar a decisão concluída, com revisão da mensagem antes de qualquer envio externo.

6. Organize a execução em campo e o fim do evento

Após a validação, centralize a situação dos atendimentos em Visão Geral dos Sinistros e distribua o trabalho em Alocação de Tarefas de Campo. Padronize o registro de responsável, atividade, prazo e situação de cada tarefa para permitir a passagem de turno sem perder contexto.

Esses dois campos são de texto longo. Para acompanhar cada sinistro em um processo próprio, configure a conexão com a esteira correspondente e defina quem mantém os registros consistentes. Evite tratar o resumo do incidente como se ele já fosse um cadastro conectado de sinistros.

Preencha Fim do Evento somente quando a coordenação confirmar o término. A automação reage à atualização do campo e encaminha o card ao encerramento; ela não espera a chegada do horário informado. Se a empresa precisar aguardar uma data futura, adapte o gatilho para representar essa necessidade antes de operar.

7. Valide o relatório e consolide as lições aprendidas

Ao entrar em Encerramento do Evento e Geração de Relatório por IA, a geração reúne informações do evento para preparar a documentação final. Ajuste a instrução para usar a gravidade, as decisões humanas, os recursos efetivamente mobilizados, o fim do evento e os resultados registrados. Solicite estatísticas apenas quando houver dados suficientes e verificáveis.

A instrução atual faz referência ao total de sinistros usando o conteúdo de Visão Geral dos Sinistros. Se esse texto não trouxer uma quantidade confirmada, oriente a IA a registrar que o total precisa de conferência. Faça o mesmo para duração e resultados, sem pedir que ela estime números ausentes.

Revise os campos de saída dessa automação para manter a geração restrita ao relatório e aos aprendizados. Reserve Aprovação do Relatório de Encerramento à decisão de uma pessoa, entre Aprovado e Precisa de Revisões. Preencha Data de Encerramento, que é obrigatória, e anexe em Relatório Final a versão aprovada quando a empresa exigir um arquivo. A geração de texto e a disponibilização de um anexo devem ser testadas como entregas distintas.

Na fase final de revisão e lições aprendidas, confira Resumo das Lições Aprendidas e Recomendações para o Futuro. Consolide o que a equipe validou em Principais Aprendizados e Sugestões de Melhoria, definindo quem acompanha as ações fora do incidente encerrado. Essa fase está marcada como conclusão do processo; alinhe o momento de entrada à política de fechamento da empresa.

As automações que já vêm ligadas

As nove automações se dividem entre geração com IA e movimentação do card. Para revisar as regras, abra Automações no pipe com uma pessoa administradora. Compare evento, condição e ação, seguindo a lógica de Como as automações funcionam no Pipefy.

• Entrada na classificação: gera a avaliação de gravidade, o plano e os recursos sugeridos.
• Entrada na elaboração de comunicação: gera o rascunho e as sugestões de canais e públicos.
• Entrada no encerramento: gera conteúdo para o relatório e a revisão posterior ao evento.
• Atualização da gravidade classificada com valor diferente de Baixa: encaminha à elaboração de comunicação.
• Atualização do rascunho de comunicação: encaminha à revisão humana.
• Atualização da gravidade classificada com valor Baixa: encaminha ao monitoramento.
• Atualização de Alterações no Evento: devolve à classificação.
• Atualização de Fim do Evento: encaminha ao encerramento.
• Atualização do campo configurado na regra de lições aprendidas: encaminha à fase final; acrescente a validação de aprovação descrita acima.

Antes de ativar a operação, restrinja os gatilhos de atualização ao contexto adequado do card. Uma correção tardia na gravidade, no rascunho ou no fim do evento precisa ter um destino combinado. Teste também a entrada inicial: as gerações usam movimentação para uma fase como gatilho. Se um card recém criado ainda não executar a primeira análise, configure um evento de criação apropriado, preservando uma única execução por entrada.

Coloque para rodar

Faça uma simulação com dados fictícios antes de receber ocorrências reais. Use uma enchente em uma região fictícia como cenário e combine previamente os resultados esperados com a pessoa que coordena o processo.

• Registre o incidente com localização, relato, fonte, data e contexto. Confirme quem recebe o card e se a primeira geração executa uma única vez.
• Simule uma classificação Baixa. Confira plano e recursos e verifique o encaminhamento ao monitoramento. Registre uma mudança em Alterações no Evento e confirme o retorno à classificação.
• Valide separadamente Média e Alta. Confira o encaminhamento à comunicação, a geração de mensagem, canais e públicos e a chegada à revisão humana com o contexto completo.
• Atribua o revisor e teste Aprovado e Ajustado. Confira o registro dos ajustes e o encaminhamento configurado para o trabalho em campo. Valide qualquer envio apenas com contatos de teste.
• Registre os sinistros e as tarefas executadas. Preencha Fim do Evento e confira a passagem ao encerramento. Em outro card, confirme o efeito de informar um horário futuro para verificar se o gatilho segue a política definida.
• Confira o relatório contra os fatos registrados. Marque Precisa de Revisões e confirme que o card permanece em análise. Depois da correção, registre a aprovação humana e a data, disponibilize o arquivo final quando exigido e confirme a chegada à fase final.
• Confira os aprendizados e o responsável pelas melhorias. Teste também a conclusão de um incidente que permaneceu Baixa e o acesso de cada perfil que participará da rotina.

Se alguma passagem não produzir o resultado esperado, compare o campo atualizado, a condição da regra, os dados da instrução e os resultados da execução antes de repetir o teste. Aprove a liberação somente quando os caminhos de acompanhamento, resposta e encerramento estiverem completos.

Membros, acesso e higiene do template

O pipe está configurado como público. Antes de registrar informações de clientes, equipes ou ocorrências, ajuste a privacidade para o acesso necessário à operação e revise separadamente quem pode enviar o formulário inicial. Um pipe público e um formulário compartilhado são configurações distintas.

Defina quem administra critérios e automações, quem acompanha o incidente, quem revisa as decisões e quem executa o trabalho em campo. Restrinja a edição conforme as responsabilidades e teste esses acessos com os perfis reais. Use Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns para conferir cada nível.

Revise os nomes das regras, removendo referências antigas a outro idioma e sufixos de cópia. Confira os vínculos dos campos nas instruções e no resumo da revisão, os contatos, os remetentes e destinatários de qualquer comunicação adicionada. Se configurar conexões externas, revise também contas de serviço, URLs e permissões com o time responsável. Remova dados fictícios e anexos de teste conforme a política da empresa, preservando os registros necessários à validação.

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐ Adaptei categorias, critérios de gravidade, recursos e públicos à empresa.

☐ Defini os responsáveis, a rotina de monitoramento e os prazos de cada etapa.

☐ Conferi os dados de entrada e os campos de saída das três gerações com IA.

☐ Testei Baixa, Média, Alta, reclassificação e conclusão de um evento monitorado.

☐ Configurei e testei a passagem da revisão humana para a coordenação de campo.

☐ Reservei a aprovação do relatório à pessoa responsável e testei o bloqueio de revisões pendentes.

☐ Validei os envios, o relatório, o arquivo final quando exigido e a fase de conclusão.

☐ Revisei privacidade, membros, nomes e resíduos de teste.