👤 Para equipes jurídicas e pessoas responsáveis por elaborar, revisar e acompanhar contratos
🔐 Requer acesso ao pipe e permissão de administrador para configurar regras; confirme os recursos contratados de IA e integrações
🎯 Para adaptar a entrada, a aprovação, os ajustes e a assinatura à rotina da empresa
Uma minuta volta com mudanças por email, o responsável precisa descobrir qual é a versão atual e o cliente aguarda uma resposta. Enquanto isso, o prazo de assinatura se aproxima. Sem um registro comum, cada nova rodada exige recuperar o que foi pedido e conferir se o documento atende à solicitação.
Ao terminar este artigo, você terá um caminho para adaptar o pipe à sua empresa, definir quem conduz cada passagem e testar a jornada até a assinatura e a entrega à gestão de contratos vigentes. Vamos acompanhar como exemplo um contrato de serviços que recebe uma solicitação de mudança na data de início antes de ser aprovado.
📖 O que você vai aprender aqui:
O que você tem nas mãos agora
O processo começa no formulário inicial, que reúne identificação das partes, tipo de contrato, vigência, resumo, valor, anexos e prazo de elaboração. O card segue por Elaboração, Aprovação do Cliente, Ajustes, quando necessários, e Assinatura. Os encerramentos são Finalizado e Reprovado.
A aprovação tem três saídas: seguir para assinatura, solicitar ajustes ou reprovar. A etapa de ajustes devolve a nova versão para outra aprovação. Duas automações com IA apoiam a leitura: uma produz o resumo para aprovação e outra compara o documento original com o atualizado. A decisão sobre aceitar o contrato continua com as pessoas responsáveis.
O pipe também possui regras de atribuição, emails de aprovação, prazo de assinatura e criação de card conectado ao finalizar. Você parte dessa estrutura organizada e adapta responsáveis, comunicações, documentos e destinos ao contexto real da empresa.
Configure para o seu processo
1. Prepare a entrada com o contexto necessário
Antes de pedir uma minuta, defina o que o Jurídico precisa saber para começar. No exemplo de serviços, descreva o objeto, o valor negociado, a vigência e a data desejada de entrega. Use Resumo, Valor, Vigência do Contrato, Anexos e Prazo de elaboração para preservar esse contexto junto da solicitação.
Identifique se a contratação envolve Pessoa ou Empresa em O contrato será referente a: e confira a coleta de CPF ou CNPJ, nome e contato. Defina quais informações serão obrigatórias e quais devem aparecer em cada situação. Teste a exibição dos campos antes de compartilhar o formulário; a seleção da parte deve resultar em uma coleta coerente com o caso.
Adapte Tipo de Contrato, que oferece NDA, Adesão, Compra e Venda, Serviços, Garantia e Outro. A seleção influencia as regras de responsáveis. Se mudar as opções, ajuste também as condições dessas regras. Revise as vigências Anual, Semestral, Bimestral e Mensal conforme os acordos atendidos pela empresa.
Diferencie o tempo concedido ao Jurídico para elaborar o documento do período em que o contrato produz efeitos. Prazo de elaboração e Vigência do Contrato atendem a decisões diferentes. Ao configurar o resumo com IA, essa diferença também precisa ficar explícita.
2. Defina como a minuta será preparada
Em Elaboração, escolha quem conduz a solicitação e confira Responsável pelo contrato. A atribuição inicial depende do tipo de contrato; substitua os responsáveis das regras pelas pessoas da sua equipe. Combine também critérios para a prioridade em Urgencia, com as etiquetas Alta, Media e Baixa.
Decida se o atendimento seguirá um modelo aprovado ou exigirá redação específica em Será um contrato padrão ou customizado?. Para o caminho padrão, Criar Contrato Padrão está associado à geração por integração com Word. Antes de usar esse caminho na operação, conecte e teste a integração, o modelo e o preenchimento dos dados. Confira se o documento gerado chega a Contrato e se Link do contrato abre o arquivo correto com o acesso esperado.
Para contratos customizados, estabeleça quem prepara a minuta e anexa a versão que seguirá para avaliação. Use Contrato Válido Até: conforme a política definida para esse documento e mantenha a identificação da versão consistente. A regra inicial de Versão preenche 1 quando o valor atende à condição de ser menor que 0,1; teste também uma solicitação criada com esse campo vazio.
Em Assinantes, confirme a base de destino da conexão e substitua os registros de exemplo pelos contatos autorizados. Verifique as permissões dessa base separadamente. Combine ainda como o responsável liberará a minuta de Elaboração para Aprovação do Cliente e configure esse encaminhamento conforme a política de revisão da empresa.
3. Prepare uma aprovação com decisão explícita
Ao entrar em Aprovação do Cliente, o card aciona o resumo com IA e regras de envio de email. Revise os templates, os destinatários, o remetente, as cópias e o link de resposta antes de utilizar contatos reais. Teste se o aprovador consegue consultar a minuta e responder apenas ao que precisa.
A geração do resumo busca partes, objeto, valor, pagamento, vigência, cláusulas relevantes, responsável e riscos. Confira as referências dinâmicas da instrução: a vigência deve vir do período contratual, e a análise de cláusulas deve receber o documento correto. Oriente a IA a sinalizar informações ausentes e submeta o resultado à conferência humana. O ganho é ter uma síntese no card para orientar a leitura da minuta.
Para aprofundar critérios de instrução, consulte como escrever instruções específicas para IA.
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Registre a decisão em O contrato está aprovado?. Se a resposta for Sim, a confirmação do preenchimento encaminha para Assinatura. Se for Não, responda O contrato precisa de ajustes?: Sim direciona para Ajustes; Não direciona para Reprovado. Descreva a mudança em O que precisa ser alterado? antes de marcar Eu confirmo que preenchi os campos adequadamente., que dispara a avaliação dessas regras.
Responder Não à necessidade de ajustes, junto de uma aprovação negativa e da confirmação preenchida, encerra a solicitação em Reprovado. No exemplo, para mudar a data de início e continuar a negociação, selecione Não para aprovação, Sim para ajustes e descreva a nova data antes de confirmar.
4. Compare a nova versão e devolva para aprovação
Em Ajustes, confira o responsável e anexe a nova minuta em Atualizar Contrato. Preserve o original em Contrato para permitir a comparação. Só depois sinalize Contrato atualizado: esse preenchimento aciona a análise com IA das diferenças e de sua aderência ao pedido de alteração.
Revise a instrução para comparar o original, a versão atualizada e O que precisa ser alterado?. Confira a análise gerada e registre o contexto necessário em Comentários. Adapte as categorias de O que foi ajustado?, como Datas & Vigências, Condições, Itens e alterações de cláusulas, ao vocabulário da equipe. No nosso exemplo, confirme que a data mudou e que nenhuma condição comercial foi alterada sem negociação.
Quando a revisão estiver concluída, preencha Próxima Etapa. A regra encaminha para Aprovação do Cliente. Atualize a descrição desse campo para orientar esse destino, preservando a mesma referência na documentação da equipe.
Esse retorno também aciona uma requisição para limpar as respostas anteriores de aprovação e o pedido de alteração. Antes de liberar o processo, preserve o histórico da rodada em um registro acessível à equipe e teste a limpeza e a nova resposta. Confira a autenticação da requisição com a pessoa responsável pela integração. Cada rodada deve receber uma decisão nova e um resumo que corresponda à versão submetida.
Se a minuta aprovada mudar após a comparação, atualize a referência usada na próxima geração do resumo. A síntese precisa acompanhar o documento que o cliente está avaliando.
5. Feche a assinatura e a entrega operacional
Em Assinatura, defina quem acompanha a coleta e como será feito o envio aos assinantes. Configure e teste o serviço de assinatura adotado pela empresa antes de depender de disparos ou retornos automáticos. ID envelope e ID autentique devem refletir a integração efetivamente utilizada; a presença desses campos deve acompanhar uma configuração validada.
Revise o prazo de resposta. Ao entrar nessa fase, uma regra preenche Validade com sete dias a partir da execução. Ajuste esse intervalo à política da empresa e confira qual vencimento alimenta a regra que move cards vencidos em Assinatura para Reprovado. Esse prazo operacional precisa permanecer distinto da vigência do contrato.
O preenchimento de Data da Assinatura aciona a movimentação para Finalizado. Defina a conferência do documento em Contrato Assinado antes desse registro e revise as duas regras que usam essa data para concluir o card, evitando execuções redundantes.
Ao finalizar, valide a criação do card conectado para a gestão de contratos vigentes. Confirme o pipe de destino, os campos exigidos e o mapeamento de identificação, partes, tipo, vigência, valor, versão, documentos e resumo. Confira especialmente se a versão final assinada chega ao destino escolhido. Mantenha a regra alternativa de criação desativada até decidir qual caminho será usado, para evitar duplicação.
- Para aprofundar regras e conexões, consulte como as automações funcionam no Pipefy.
Na Academy, o webinar Automações avançadas no Pipefy ajuda a revisar condições e conexões entre processos. A página requer conta para acessar o conteúdo; confira a disponibilidade da sessão.
As automações que já vêm ligadas
As regras se distribuem por quatro momentos da jornada. Na criação, atribuem responsáveis conforme o tipo e inicializam a versão sob a condição configurada. Nas entradas de Ajustes e Assinatura, atualizam responsáveis. Na aprovação, geram o resumo com IA, enviam emails e avaliam a decisão após a confirmação.
Durante a revisão, Contrato atualizado aciona a comparação com IA; Próxima Etapa devolve o card à aprovação e aciona a limpeza das respostas anteriores. Na assinatura, há atualização de prazo, conclusão pela data de assinatura e reprovação por vencimento. Em Finalizado, a criação de card conectado dá continuidade à gestão do contrato.
Abra as regras na área de automações do pipe para conferir evento, condição e ação. Dois nomes merecem cuidado na revisão: uma regra com nome que sugere apagar campos executa envio de email, e a descrição de Próxima Etapa precisa refletir o retorno à Aprovação do Cliente. Alinhe os rótulos ao comportamento confirmado no teste.
As duas análises de IA são ações das automações do processo. Se a empresa optar por configurar essas análises como Agentes de IA, use a orientação oficial sobre criação de agentes e teste os novos comportamentos antes de substituir as regras em uso.
Coloque para rodar
Faça o teste em um ambiente controlado, com documentos fictícios e emails da equipe. Registre o resultado esperado e o observado em cada passagem.
- Crie o contrato de serviços do exemplo com partes, valor, vigência e prazo. Confira o responsável e a inicialização da versão. Repita a atribuição com os outros grupos de tipos de contrato e com um caso de Pessoa.
- Em Elaboração, teste os caminhos padrão e customizado. Confira o modelo gerado, o anexo, o link e os assinantes. Libere a minuta pela passagem definida para aprovação.
- Na aprovação, confira o resumo contra a minuta e verifique os emails recebidos. Peça mudança na data de início, responda Não para aprovação e Sim para ajustes, descreva a mudança e confirme. O card deve chegar a Ajustes.
- Anexe a revisão e sinalize Contrato atualizado. Confira se a IA identifica a nova data e se a decisão permanece humana. Preencha Próxima Etapa e confira retorno, limpeza das respostas e preservação do histórico. Valide também a renovação da confirmação e do resumo na nova rodada.
- Aprove a nova versão e confirme. O card deve chegar a Assinatura com responsável e prazo corretos. Anexe o documento assinado antes de preencher Data da Assinatura. Confira Finalizado e a criação de um único card no destino, com os dados e o documento corretos.
- Em solicitações separadas, teste reprovação sem ajustes e vencimento durante Assinatura. Ambas devem alcançar Reprovado pelas condições previstas. Confira que uma solicitação reprovada não produz a entrega destinada aos contratos finalizados.
Se uma passagem divergir, revise primeiro o evento disparado, os valores preenchidos, a condição da regra e o destino configurado. Para as análises, confira ainda o documento e os campos recebidos pela IA. Libere a operação depois de validar novamente o caminho afetado.
Membros, acesso e higiene do template
Antes de inserir contratos reais, ajuste a privacidade do pipe e confirme quem pode consultar documentos, editar solicitações e administrar regras. A estrutura de referência utiliza configuração pública; revise essa definição para o tratamento de contratos da empresa. Confira também acesso à base de assinantes e ao pipe de contratos vigentes.
Separe a pessoa que configura o processo de quem elabora, aprova ou acompanha assinaturas. Teste o acesso do aprovador no canal escolhido e preserve a consulta apenas às informações necessárias. Use o artigo sobre papéis e permissões no Pipefy para revisar as camadas de acesso.
Remova cards e documentos fictícios após o teste. Revise nomes com sufixos de teste, instruções internas, imagens de demonstração, links de apoio, destinatários fixos e referências a outros ambientes. Atualize a orientação de edição da minuta para apontar ao documento correto. Confira credenciais, conexões e a responsabilidade por sua manutenção.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Adaptei tipos, vigências, obrigatoriedade, prioridades e prazo de assinatura.
☐ Defini responsáveis, aprovadores e assinantes com acesso adequado.
☐ Validei Word, assinatura, emails e destino de contratos vigentes.
☐ Testei as duas análises de IA com as versões corretas e revisão humana.
☐ Testei aprovação, ajustes, reprovação, vencimento e conclusão sem duplicação.
☐ Confirmei privacidade, histórico e remoção dos dados de teste.
Pronto para ampliar esse desenho no Jurídico? Consulte os exemplos de processos jurídicos e de compliance com IA e escolha o próximo fluxo que se conecta à sua operação.
