Gestão de Atestados: configure o pipe

Um atestado chega por mensagem, o RH precisa conferir o documento, registrar o período no controle de ponto e lembrar de acompanhar o retorno. Quando essas ações ficam em lugares diferentes, uma dúvida recorrente aparece: esse afastamento já foi tratado ou ainda depende de alguém?

Ao terminar este artigo, você vai ter o pipe ajustado aos critérios da empresa, com a leitura do documento pela IA conferida, responsáveis definidos e um percurso de teste completo, do envio à fase de Arquivamento. Assim, o registro do afastamento e as ações que ainda precisam acontecer ficam no mesmo processo.

📖 O que você vai entender aqui:

O que você tem nas mãos agora

Cada card representa um documento enviado por um colaborador. O formulário inicial reúne identificação, email, departamento, tipo de afastamento e anexo. A entrada segue para Triagem 🤖, onde o agente MedicalCertificateAI 🤖 apoia a leitura e a análise do documento.

A jornada tem cinco fases: Triagem 🤖, Pendências, Lançamento no Sistema, Acompanhamento e Retorno e Arquivamento, que encerra o card. Pendências é o caminho de tratamento de exceções, não uma passagem obrigatória para todos os documentos. Depois de uma análise favorável, o RH conduz o registro no sistema usado pela empresa e acompanha o retorno antes de encerrar.

O agente tem um comportamento ativo acionado na criação do card. Separadamente, uma automação ativa move o card para Pendências quando O atestado é válido? recebe Não. A etapa de lançamento organiza a confirmação do registro no sistema externo; para executar esse lançamento por integração, configure a conexão com a ferramenta da empresa.

Você parte de uma estrutura organizada. O trabalho agora é ajustar os critérios de análise, os responsáveis e os encaminhamentos à rotina do seu RH.

Configure para o seu processo

1. Prepare uma entrada que permita analisar o documento

Defina quem registra a solicitação: o próprio colaborador ou uma pessoa do RH. Para a análise começar com contexto suficiente, confira Nome do (a) colaborador (a), Email do (a) colaborador (a) e Anexe seu atestado. Esses campos estão opcionais no formulário inicial. Torne obrigatórias as informações que a sua operação exige para identificar o envio e ler o documento.

Adapte as opções de Departamento à estrutura da empresa. A lista inicial inclui Marketing, TI, Vendas, Comercial, Recursos Humanos, Financeiro e Jurídico. Se Vendas e Comercial representam a mesma área no seu contexto, padronize a escolha para evitar registros separados do mesmo time.

Em Tipo do afastamento, a pessoa escolhe entre Atestado médico e Declaração de horas. Preserve a distinção no tratamento: uma declaração de comparecimento por algumas horas precisa de uma conferência diferente de um afastamento por dias. Defina quais informações devem constar em cada tipo de documento e quem resolve envios incompletos.

Por exemplo, se uma colaboradora envia uma declaração de atendimento pela manhã, o RH precisa conseguir identificar que o período é em horas antes de registrar o evento no controle de ponto. O objetivo da entrada é permitir essa decisão, com o documento e a identificação disponíveis no mesmo card.

2. Ajuste a Triagem 🤖 e confira o trabalho do agente

A triagem transforma o documento em informações que o RH consegue conferir. O MedicalCertificateAI 🤖 tem a instrução de analisar atestados, extrair informações relevantes, avaliar a conformidade documental e gerar um resumo estruturado. Seu comportamento é disparado quando o card é criado e inclui atualização de campos, entre eles O atestado é válido?, Motivo da Reprovação e Resumo da análise.

Antes de usar documentos reais, confira nas instruções e no comportamento do agente qual anexo ele lê e quais campos recebe como destino. Vincule explicitamente a leitura a Anexe seu atestado e confirme o preenchimento esperado no teste. Isso reduz a transcrição manual sem retirar do RH a conferência do documento e do encaminhamento.

Defina os critérios documentais aprovados pela empresa e inclua o contexto necessário nas instruções ou no conhecimento do agente. Oriente a sinalizar informação ausente ou ilegível e a não completar dados por suposição. Para aprofundar essa adaptação, consulte Instruções para AI Agent: do genérico ao especialista.

Na conferência, compare a identificação extraída com a informada no envio. Verifique Período do atestado, com as opções Dias e Horas, e a coerência entre Quantidade de dias, Data de início e Data fim. Para declarações em horas, defina como o RH registrará o intervalo necessário ao lançamento; não use Quantidade de dias para representar horas. Se precisar de informação estruturada adicional, adapte o formulário antes de liberar o fluxo.

Padronize também o uso de Tipo de Licença e das etiquetas Curto Prazo e Longo Prazo. Combine o critério que separa as categorias e mantenha esse mesmo significado nas instruções e na rotina do RH, sem presumir um limite já definido.

Se o resumo ficar vazio, apontar um período diferente do documento ou trouxer uma conclusão sem justificativa, confira o anexo, as instruções, os destinos de preenchimento e os registros de execução do agente antes de seguir.

3. Resolva Pendências com uma próxima ação clara

Quando o documento exigir esclarecimento, defina quem assume o atendimento em Analista de RH. A fase apresenta um quadro com identificação, resultado da validade, motivo da reprovação e resumo. Confira se esses valores acompanham o card correto e aparecem preenchidos antes de usar o quadro como apoio à decisão.

Depois da revisão, escolha entre arquivar o caso ou pedir uma correção em Próximos passos. Use a opção de envio de email ao colaborador para pedir a correção. Combine quais situações justificam cada caminho e como a pessoa será informada.

Para executar essa comunicação automaticamente, configure um template de email, associe o envio à opção correspondente e use Email do (a) colaborador (a) como destinatário dinâmico. Confira remetente, assunto, conteúdo e eventuais destinatários fixos. Explique o que precisa ser corrigido sem reproduzir informações do documento além do necessário.

Defina também como o documento corrigido volta à análise. O comportamento atual do agente responde à criação do card; anexar uma nova versão ao card existente precisa de um caminho de reanálise configurado e testado. Até essa adaptação estar validada, o analista deve conferir a correção e conduzir o encaminhamento.

Se a pessoa pedir a correção e o card continuar sem comunicação registrada, confira a regra de envio e o destinatário. Registrar uma escolha em Próximos passos precisa estar associado à ação que a empresa deseja executar.

4. Confirme o lançamento no sistema da empresa

Com a documentação conferida e o encaminhamento definido pelo RH, conduza o card para Lançamento no Sistema. Defina quem registra o afastamento no controle de ponto ou na folha de pagamento e qual confirmação deve existir para considerar essa tarefa concluída.

Use Afastamento registrado no sistema?, Data do lançamento e Protocolo para preservar essa confirmação. Marque Sim somente depois de verificar o registro no destino. Se a ferramenta não gerar protocolo, combine qual referência poderá ser usada para localizar o lançamento.

Para integrar essa etapa, mapeie a identificação da pessoa, o período e o tipo de afastamento com o time responsável pelo sistema. Defina como reconhecer uma confirmação, tratar uma falha e evitar lançamento duplicado antes de habilitar o envio. A introdução às Integrações Pipefy ajuda a avaliar esse caminho. Enquanto a integração é preparada, o responsável pode realizar o lançamento e registrar a confirmação no card.

5. Acompanhe o retorno e encerre com o registro completo

Depois do lançamento confirmado, acompanhe a pessoa em Acompanhamento e Retorno. Defina quem confere a Data prevista de retorno, quem faz o acompanhamento e como registrar uma alteração de período ou uma nova pendência em Observações adicionais.

Revise com os responsáveis da empresa a orientação associada a Necessidade de reavaliação médica?, que usa como referência atestados acima de 15 dias. Trate esse valor como parâmetro a validar para a operação, sem transformar esse valor em regra geral. Ajuste a descrição e o encaminhamento aos critérios aprovados pela área responsável.

Adapte o Checklist de validação do RH 👤, que reúne contato com Previdência, médico e médico da empresa. Defina em quais situações cada ação se aplica e quem a executa. A marcação deve representar uma ação realizada, e não apenas a possibilidade de realizar a ação.

Conduza o card para Arquivamento depois de confirmar o registro, o acompanhamento de retorno e a resolução das pendências aplicáveis. Se o caso for encerrado diretamente a partir de Pendências, registre o motivo e a comunicação necessária antes da movimentação. Assim, o encerramento preserva o desfecho operacional do caso.

As automações que já vêm ligadas

O pipe tem uma automação ativa: quando O atestado é válido? é atualizado para Não, o card é movido para Pendências. O gatilho é a atualização do campo, e a condição é o valor Não. Essa regra é separada do comportamento do agente, embora o preenchimento feito pelo agente possa acionar o encaminhamento.

Teste também o resultado Sim. Para os casos liberados, combine quem move o card para Lançamento no Sistema. Se quiser automatizar essa passagem, crie uma regra com o critério aprovado pela empresa e preserve o ponto de revisão humana que o RH definiu. Faça o mesmo para as passagens após o lançamento e o acompanhamento, caso queira automatizar essas passagens.

Ao ampliar o fluxo, retome como as automações funcionam no Pipefy.

Coloque para rodar

Use identificação fictícia e documentos de teste preparados para essa finalidade. Faça os percursos abaixo antes de receber documentos reais:

• Documento completo em dias: envie o formulário com anexo legível. Confirme a execução do agente na criação, confira os resultados com o documento e valide o responsável pela decisão. Com a análise liberada, conduza o card ao lançamento, registre a confirmação no destino, acompanhe o retorno e encerre em Arquivamento.
• Declaração em horas: confira a seleção do tipo, o período em Horas e a forma definida para registrar o intervalo. O lançamento precisa refletir esse intervalo sem converter o intervalo indevidamente em dias.
• Documento com pendência: use um arquivo de teste com informação ausente ou ilegível. Confira como o agente registra a análise e confirme que a atualização de O atestado é válido? para Não move o card para Pendências. Verifique o analista, o quadro de informações e o tratamento humano do caso.
• Correção e reanálise: solicite a correção pelo canal configurado, confira a entrega da comunicação e envie uma nova versão. Valide o caminho definido para reanálise antes de liberar o lançamento. Teste separadamente o encerramento de uma pendência que será arquivada.
• Registro ainda não confirmado: mantenha Afastamento registrado no sistema? em Não enquanto o destino não confirmar a inclusão. Se houver integração, simule uma falha e uma nova tentativa sem duplicar o lançamento.

Aprovar o teste significa conseguir explicar quem assume cada passagem, o que o agente preenche, qual regra move o card e o que autoriza o encerramento. Se uma dessas respostas depender de alguém lembrar por fora, ajuste o encaminhamento antes de liberar.

Membros, acesso e higiene do template

Ajuste a privacidade antes de incluir documentos reais. O pipe parte de uma configuração pública. Nesse contexto, público significa acessível a usuários da empresa conforme as permissões do produto, não uma publicação dos documentos na internet. Defina o pipe como privado e revise os membros que precisam trabalhar com esses registros.

Pipes privados continuam acessíveis aos administradores da empresa e às pessoas convidadas. Confira os papéis disponíveis no seu plano e teste a experiência de cada perfil. Conceder acesso para enviar uma solicitação precisa ser uma decisão separada de permitir consultar documentos de outras pessoas. Use Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns como apoio e consulte os níveis de permissão do pipe para conferir a disponibilidade.

Defina quem administra o agente e as regras, quem atende pendências, quem confirma o lançamento e quem acompanha o retorno. Revise acesso ao formulário, links compartilhados, comunicações e informações presentes no resumo. Mantenha apenas o contexto necessário ao trabalho de cada pessoa.

Antes de compartilhar, remova registros e anexos de teste, revise membros temporários e destinatários fixos de email e ajuste o nome do pipe se houver um sufixo como (Copy 1). Se configurar integração, confirme conta de serviço, credenciais e destino de produção. Combine também como a empresa mantém e revisa os registros encerrados.

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐ Ajustou os campos necessários na entrada, os departamentos e o tratamento de dias e horas.

☐ Definiu os critérios de triagem e conferiu leitura do anexo, destinos de preenchimento e revisão humana.

☐ Testou a movimentação para Pendências quando o resultado é Não.

☐ Definiu responsáveis, comunicação de correção e caminho de reanálise.

☐ Confirmou o lançamento no sistema e o acompanhamento antes de encerrar o caso.

☐ Validou a referência de 15 dias e as ações do checklist com os responsáveis da empresa.

☐ Percorreu os casos de teste, restringiu o acesso e removeu dados de teste.