👤 Para admins do pipe, equipes jurídicas e responsáveis por contratos
🔐 A configuração exige acesso de administração ao pipe; confirme os recursos de IA e conexões habilitados no seu plano
🎯 Para adaptar o acompanhamento de contratos, antecipar revisões e registrar o encerramento de cada ciclo
Um contrato continua exigindo atenção depois da assinatura. O documento fica em uma pasta, a data de vencimento em uma planilha e a decisão de renovar depende de alguém lembrar de avisar o Jurídico. Quando o aviso chega perto do prazo, sobra pouco tempo para negociar condições e reunir as pessoas certas.
Ao terminar este artigo, você vai saber adaptar o pipe Gestão de Contratos para registrar os documentos em vigor, conferir os prazos, encaminhar renovações ou alterações e encerrar cada ciclo com o histórico preservado. Pense, por exemplo, em um contrato de serviços que precisa ser revisto antes da próxima renovação: a equipe terá um ponto de acompanhamento para o documento, a análise e o encaminhamento.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Este pipe organiza o acompanhamento de contratos em três fases. Em Em Vigência, o documento permanece sob acompanhamento. Em Vencimento em 30 dias, o Jurídico decide entre renovação, alteração e rescisão. Em Contratos Encerrados e Vencidos, o ciclo fica concluído.
O formulário inicial reúne identificação das partes, tipo de contrato, vigência, data de conclusão, documento, valor e frequência de fiscalização. Há campos para pontos relevantes e resumo, além de conexões para solicitar renovação e alteração durante a revisão.
As automações apoiam o preenchimento de datas, a geração de texto com IA, o aviso de vencimento e a movimentação para encerramento. A IA atua por uma ação de automação, Crie com IA. A análise e a decisão contratual continuam com a equipe responsável.
Você parte dessa estrutura organizada e ajusta prazos, responsáveis, documentos e conexões ao modo como a sua empresa acompanha contratos. Para aprofundar essa adaptação, consulte Como personalizar um template para o seu processo.
Configure para o seu processo
1. Defina como o contrato entra no acompanhamento
Comece pelo que torna um contrato identificável e utilizável pela equipe. Combine uma convenção para ID do Contrato e Título do Contrato, registre a parte contratante e confirme quem pode ser contatado. Use [Auxiliar] O contrato será referente a: para indicar Pessoa ou Empresa e confira a apresentação de CPF e CNPJ para cada situação. Defina quais dados precisam ser obrigatórios no seu processo antes de liberar o formulário.
Organize a classificação de acordo com o trabalho real do Jurídico. Tipo do Contrato oferece NDA, Adesão, Compra e Venda, Serviços, Garantia e Outro. Ao ajustar essas opções, confira também as regras que dependem delas. Para a opção Outro, estabeleça quando a equipe deve complementar a classificação no campo correspondente.
Anexe a versão que será acompanhada em Contrato e confira o endereço em Link do contrato. Registre o valor e a versão de modo consistente: defina, por exemplo, se Valor representa o total contratado ou uma parcela recorrente. Essa convenção precisa ser a mesma para quem cadastra e para quem revisa.
Se o contrato vier de outro processo, confira a conexão de entrada e o mapeamento dos dados antes de cadastrar a carteira. Há regras associadas à conclusão de processos de elaboração e revisão. Mantenha apenas as origens utilizadas pela empresa e teste se documento, identificação, contato e vigência chegam ao destino correto, sem duplicar o cadastro.
Para praticar a adaptação de formulário, fases e responsáveis, faça o minicurso Template instalado, e agora?, na Pipefy Academy. O conteúdo está em português e requer entrar ou criar uma conta.
2. Ajuste as datas antes de acompanhar a vigência
A data de um contrato já assinado precisa refletir o documento, mesmo quando ele é cadastrado meses depois. Confira Data de Conclusão do Contrato antes de depender de qualquer aviso.
As regras de criação usam Vigência do Contrato para calcular uma data a partir do momento em que a automação é executada. Os períodos configurados correspondem a 365 dias para Anual, 180 para Semestral, 60 para Bimestral e 30 para Mensal. São intervalos fixos; confira se correspondem às datas e às condições do instrumento contratual. Para contratos que já estavam vigentes antes do cadastro, ajuste ou desative essas regras de cálculo e preserve a data efetiva do documento.
Defina também com quanto tempo de antecedência a revisão precisa começar. A regra ativa de atualização da data de conclusão calcula Um mês antes do vencimento com uma subtração de 30 dias. Se a sua empresa precisa iniciar a negociação com outra antecedência, ajuste esse intervalo, o nome do campo e o nome da fase de revisão em conjunto.
A data de término e a data de revisão têm funções diferentes. Confira qual campo determina o vencimento do card e qual alerta aciona sua movimentação. Use um contrato de teste para comprovar que a revisão começa na data planejada, enquanto ainda há tempo para agir.
A movimentação para Vencimento em 30 dias usa um evento de alerta de vencimento e uma condição que verifica se o card está em Em Vigência. Conferir somente o nome da regra não basta: revise o alerta selecionado e a data que o alimenta. O Help Center explica a diferença entre alertas de vencimento, atraso e expirado.
Combine ainda a rotina de fiscalização. Quando o Contrato deve ser fiscalizado? oferece Mensalmente, Semestralmente e Anualmente. Defina quem fará essa verificação e quando ela será executada. Para transformar essa escolha em lembretes recorrentes, configure e teste regras específicas para cada frequência.
Por fim, confirme o acesso ao documento de trabalho. A regra que atualiza Link do Google Drive na criação está condicionada à vigência Semestral. Se o link precisa acompanhar outros tipos de vigência, adapte essa condição e confira o campo de origem. Registrar um endereço no card não equivale a enviar arquivos para o Google Drive.
3. Prepare a IA para produzir um apoio útil à revisão
A geração de texto com IA é acionada quando o card é criado. Antes de usar essa ação na carteira real, confira o documento ou campo usado como entrada e o campo que recebe a resposta. Verifique também como Resumo do contrato e Pontos relevantes do contrato serão utilizados pela equipe.
As instruções atuais pedem setor, necessidades, oportunidades de negócio e tendências de mercado. Para apoiar a gestão contratual, substitua esse foco por uma orientação alinhada à análise desejada. Uma proposta é solicitar objeto, partes, obrigações, datas e condições de renovação, somente quando essas informações estiverem expressas no documento. Oriente a IA a sinalizar dados não localizados e a não estimar valores ou prazos.
Compare a resposta com o contrato antes de adotar o texto como apoio. A equipe jurídica valida o conteúdo e decide o encaminhamento. Um resumo que introduz condições não presentes no documento ou deixa de apresentar uma obrigação importante indica que a entrada e as instruções precisam ser ajustadas.
Como o gatilho é a criação do card, teste também o que acontece quando o documento é anexado ou substituído depois. Se a rotina exige nova análise após uma atualização, configure um gatilho compatível e teste esse cenário antes de liberar o uso.
4. Organize a decisão em Vencimento em 30 dias
Quando o contrato entrar em revisão, defina quem conduz a análise em Analista Jurídico e confira a regra de atribuição associada à entrada na fase. Substitua qualquer pessoa de demonstração pelo responsável real e comprove que o card fica atribuído como a equipe espera.
Registre em Qual tipo de Revisão? se o encaminhamento é Renovação, Alteração ou Rescisão. Para uma alteração, preserve o contexto em Motivo da alteração; quando houver nova versão, mantenha o controle em Versão Atualizada. A equipe precisa entender o que mudou e qual documento sustenta a decisão.
Para iniciar o trabalho relacionado, confira os destinos de Solicitar Renovação do Contrato e Solicitar Alteração do Contrato. Ajuste cada conexão ao pipe ou à base realmente utilizada pela empresa, confirme quem recebe a demanda e quais informações devem acompanhar a solicitação. Depois, teste a solicitação e o vínculo com o contrato de origem. Aprofunde essa configuração em Automações entre pipes: conectando processos.
Há também uma regra de atualização de título associada a uma alteração de campo. Confira o campo que a dispara, o título de destino e a composição desejada para que a identificação continue útil durante a revisão.
Preencher Confirmar movimentação aciona a ida para Contratos Encerrados e Vencidos. Use essa confirmação somente depois de concluir o encaminhamento. Revise a condição para exigir a fase correta e os pré requisitos definidos pela empresa, pois a condição atual verifica o preenchimento do campo.
Solicitar uma renovação inicia um trabalho relacionado. Combine quem acompanha sua conclusão e como o contrato renovado retorna à carteira com documento, versão e datas atualizados. Teste esse retorno antes de considerar o ciclo pronto para operar.
5. Feche o ciclo em Contratos Encerrados e Vencidos
Esta é a fase final do pipe. Antes de confirmar a movimentação, registre a decisão, confira o documento relevante e garanta que qualquer solicitação relacionada tenha um responsável definido. Para rescisão, a equipe valida se o encerramento pode ocorrer e preserva a evidência correspondente.
Um contrato em negociação continua exigindo acompanhamento. Estabeleça o critério de fechamento do ciclo anterior e a responsabilidade pelo novo ciclo para que a passagem à fase final represente uma conclusão operacional clara.
As automações que já vêm ligadas
Revise as regras pela combinação de evento, condição e ação. A leitura abaixo ajuda a reconhecer o que precisa ser conferido no seu pipe:
- Na criação do card: regras calculam a data de conclusão para as quatro opções de vigência; outra atualiza o link de trabalho para vigência Semestral; uma ação Crie com IA gera texto de apoio.
- Quando a data de conclusão é atualizada: uma regra recalcula a antecedência de 30 dias. A regra equivalente disparada diretamente na criação está desativada; teste a sequência completa de criação e atualização para conferir o preenchimento da data auxiliar.
- Quando o alerta de vencimento ocorre: a regra verifica se o card está Em Vigência e o move para Vencimento em 30 dias. Confira a data que efetivamente dispara o alerta.
- Na entrada em Vencimento em 30 dias: regras acionam a atribuição e o envio de um template de email de alerta. Confira o responsável, remetente, destinatários, cópias, assunto e variáveis antes do primeiro envio real.
- Em atualizações de campos: regras ajustam o título e levam o card à fase final quando Confirmar movimentação é preenchido.
- Na conclusão de processos relacionados: há regras de criação de cards conectados e alternativas desativadas. Confira a origem e o destino de cada regra e mantenha apenas os caminhos necessários para a operação.
Essas regras são automações do pipe. A ação de geração com IA faz parte delas e deve ser testada separadamente das movimentações e comunicações. Para entender a lógica, consulte Como as automações funcionam no Pipefy.
Para praticar gatilhos, condições e envio de avisos, siga o curso Faça o trabalho rodar sozinho, na Pipefy Academy. Ele está em português e requer entrar ou criar uma conta. Aplique o aprendizado ao aviso de revisão antes de ampliar as regras da carteira.
Coloque para rodar
Teste em um ambiente controlado, com contrato fictício e destinatários internos de teste. Use o seguinte roteiro antes de liberar a operação:
- Cadastre um contrato de serviços com parte identificada, contato, documento, valor, versão e datas conhecidas. Confira a entrada em Em Vigência e o resultado da IA contra o conteúdo do documento.
- Crie exemplos para Anual, Semestral, Bimestral e Mensal. Compare as datas calculadas com as esperadas e verifique o link de trabalho. Inclua um contrato cuja vigência começou antes do cadastro para confirmar a preservação da data real.
- Atualize a data de conclusão. Confira o recálculo da antecedência e provoque o alerta em uma janela curta de teste. O card deve entrar em Vencimento em 30 dias no marco definido para revisão.
- Confira atribuição e recebimento do email. O destinatário de teste deve receber os dados do contrato correto, com links acessíveis e sem contatos de demonstração.
- Teste Renovação e Alteração em cards separados. Confira os destinos, as informações encaminhadas e o vínculo com a solicitação. Valide quem acompanha o retorno e a atualização de documento, versão e datas no próximo ciclo.
- Teste Rescisão com a evidência fictícia adequada. Após concluir a análise e o encaminhamento, preencha Confirmar movimentação. O card deve chegar a Contratos Encerrados e Vencidos.
- Teste o controle de fechamento: antes dos pré requisitos, a confirmação deve ficar protegida pela configuração adotada. Se a operação usar entrada por outro pipe, conclua também um caso nessa origem e confira a criação de um único registro no acompanhamento.
Se um resultado esperado não ocorrer, localize a etapa afetada e confira evento, condição, campos mapeados e destino antes de repetir o teste. Libere o processo depois de comprovar a jornada completa, incluindo a comunicação e os processos relacionados que serão usados.
Membros, acesso e higiene do template
O pipe está configurado como público. Antes de inserir contratos reais, ajuste a privacidade conforme a política da empresa e confira quem pode visualizar documentos, dados pessoais, valores e decisões jurídicas. Revise também a forma de compartilhar o formulário inicial.
Defina quem administra regras e acessos, quem acompanha a carteira, quem conduz revisões e quem apenas consulta. Confira o acesso aos pipes conectados e aos arquivos externos com o perfil de cada participante. Use Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns para aprofundar essa revisão.
Limpe o ambiente antes do uso: substitua links internos de demonstração, orientações de vídeo e feedback que não servem à equipe, pessoas e emails de teste e nomes com referências de cópia. Confira dependências antes de remover regras ou campos auxiliares. Remova os cards fictícios conforme a política de retenção e registre quem mantém o processo.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Identificação, classificações, dados obrigatórios e convenção de valor foram definidos.
☐ As datas efetivas foram preservadas e os intervalos de cálculo e revisão foram adaptados.
☐ O alerta movimenta o card no marco de revisão esperado.
☐ A entrada, as instruções e a resposta da IA foram conferidas com um documento de teste.
☐ Responsável, template de email e destinatários foram ajustados e testados.
☐ Renovação, alteração, rescisão e retorno do novo ciclo foram testados nos caminhos utilizados.
☐ A confirmação de fechamento exige os pré requisitos da empresa.
☐ Privacidade, acessos, links e resíduos de demonstração foram revisados.
Quer ampliar essa estrutura para outras rotinas do departamento? Explore aplicações práticas e seguras de IA no Jurídico e escolha o próximo processo que precisa se conectar ao acompanhamento de contratos.
