👤 Para profissionais de RH e responsáveis por configurar o desligamento de colaboradores
🔐 Para empresas com o template disponível e os recursos de IA e integrações utilizados habilitados na conta
🎯 Para adaptar o pipe às responsabilidades da empresa e acompanhar cada desligamento até o encerramento
Quando uma saída é combinada, RH, contabilidade, gestor e TI precisam agir sobre o mesmo caso. Se a carta fica em uma conversa, o acerto em outra e a devolução do notebook depende de um lembrete, fica difícil saber o que ainda precisa acontecer antes de encerrar o desligamento.
Ao terminar este artigo, você terá um caminho para adaptar o pipe à rotina da empresa, conferir responsáveis e conexões e testar a jornada completa. Por exemplo, poderá acompanhar um pedido voluntário desde a conferência da carta até os comprovantes, a recuperação dos equipamentos e a remoção dos acessos.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Cada card reúne um desligamento. O formulário inicial identifica quem solicita, conecta o colaborador ao processo e recebe a carta, o motivo e as informações sobre a data de saída.
A jornada segue por Triagem, Aguardando Contabilidade, Agendamentos, Entrevista Demissional, Documentação e Recuperação de Acessos. As saídas são Desligamento Realizado e Cancelar Solicitação, ambas fases finais.
A estrutura inclui uma análise da carta por IA, uma regra para buscar o gestor a partir do cadastro conectado e regras de atualização dos campos de responsáveis em etapas do processo. Agenda, assinatura e retirada de acessos precisam ser conferidas com os serviços e responsáveis da empresa.
Você parte de uma jornada organizada. A adaptação transforma cadastros, critérios, comunicações e responsabilidades em um combinado que o seu time consegue executar.
Configure para o seu processo
1. Prepare a entrada e as conexões
Defina quem pode iniciar um desligamento. Em Solicitante:, as opções são Gestor, Colaborador e RH. Essa escolha também influencia o disparo da análise da carta, por isso mudar o nome de uma opção exige conferir a condição da automação correspondente.
Conecte Colaborador: à base correta e confira o destino de Gestor do Departamento:. Use um cadastro de teste para verificar se o nome e o relacionamento com o gestor estão atualizados. Essa preparação permite aproveitar o cadastro existente sem redigitar o vínculo de gestão em cada pedido.
A entrada exige Carta de Rescisão: e Motivo do desligamento:. Os motivos disponíveis são Acordo entre as partes, Justa causa, Pedido voluntário, Redução de quadro e Término de contrato. Ajuste as opções e a exigência do documento ao modo como cada tipo de solicitação deve começar, com validação do RH responsável.
Combine como registrar uma saída ainda sem data. O formulário pergunta Data de saída definida? e também tem Data do último dia de trabalho: como obrigatório. Teste Sim e Não e ajuste a exibição e a obrigatoriedade para permitir uma solicitação coerente, sem usar uma data fictícia para avançar.
Para organizar essas mudanças, consulte Como personalizar um template para o seu processo. Se precisar retomar a relação entre formulário, fases e cards, faça o curso Fundamentos do Pipefy na Academy, com acesso pela conta da plataforma de cursos.
2. Faça a triagem e confira o retorno da IA
O RH precisa confirmar se a solicitação pode seguir para contabilidade e quem acompanha o caso. Revise Analista responsável: e combine quem assume quando a pessoa principal estiver ausente.
Quando o card é criado com Solicitante igual a Colaborador e a carta está anexada, uma automação com IA analisa o documento e registra o parecer em Retorno AI Agent. As instruções verificam se a data da solicitação pertence ao mês e ano vigentes, se o nome corresponde ao cadastro conectado e se o documento foi assinado. O resultado esperado é OK ou NOK, com indicação dos itens não atendidos.
Adapte o critério de mês e ano à política real de recebimento. Uma carta recebida no começo de um mês pode ter sido assinada no fim do mês anterior. O RH precisa decidir como esse cenário será tratado e refletir a decisão nas instruções, sem usar o parecer como confirmação definitiva da validade do documento ou da autenticidade da assinatura.
Se o retorno ficar vazio, confira primeiro o perfil de solicitante, o anexo, o status da regra e a referência ao nome no cadastro. Como o gatilho é a criação do card, anexar ou substituir uma carta depois requer definir e testar como a nova análise será solicitada.
Registre se a contabilidade já foi comunicada em Contabilidade foi informada? e se haverá reposição em Haverá substituição?. Combine quem envia a comunicação e quem abre a demanda de recrutamento quando necessário. Marcar Sim registra uma decisão; confirme a execução do encaminhamento antes de seguir para Aguardando Contabilidade.
3. Reúna a conferência da contabilidade
Nesta fase, a contabilidade confirma os valores e as pendências que precisam ser resolvidos. Defina quem confere Aviso prévio será pago?, as despesas adicionais e Valor total a ser pago:, de acordo com as políticas e os critérios aplicáveis ao caso.
Quando houver despesas, registre a composição em Descreva as despesas adicionais:. Teste também o caminho sem despesas, pois esse detalhamento está definido como obrigatório. Ajuste a exibição e a exigência ao cenário correto para que a pessoa não precise inventar uma pendência.
O valor registrado deve representar o montante conferido pelo responsável. Combine onde o cálculo é realizado, quem o valida e qual evidência acompanha o caso. Com a conferência concluída, encaminhe para Agendamentos.
4. Organize os agendamentos e confirme os convites
Defina o responsável em Analista de RH: e registre data e hora do exame em Agendamento do exame demissional: e da conversa em Data da entrevista de desligamento:. Em O gerente irá participar da reunião?, registre a participação combinada e confira o fuso horário usado pelo time.
O controle Agendar reunião: é apresentado como ponto de acionamento de uma integração com Google Calendar. Antes de usá lo com pessoas reais, confira a conexão, o calendário, os participantes e o mapeamento das datas. Faça um teste e confirme que o evento aparece no calendário esperado, com horário e convidados corretos.
Marcar Agendar reunião não substitui a confirmação do evento no calendário. Se a integração ainda precisar ser preparada, mantenha um responsável pelo agendamento e registre a confirmação antes de seguir para Entrevista Demissional.
5. Conduza a entrevista e alinhe o último dia
Atribua Analista responsável pela entrevista: e adapte o roteiro à conversa que o RH precisa conduzir. O checklist contempla dúvidas sobre a carta, o exame, os valores devidos e a conclusão do documento de Handoff, usado para a passagem de atividades.
Defina como o checklist será interpretado: um assunto conversado não significa necessariamente uma pendência resolvida. Preserve em Anotações da entrevista: os encaminhamentos e responsáveis pelo que continuar aberto, respeitando o nível de confidencialidade necessário.
Confirme Qual será o último dia de trabalho do colaborador? e compare com a data informada na entrada. Se houve mudança, alinhe o novo combinado com contabilidade, gestor e TI. Evite que uma área use a data inicial enquanto outra trabalha com a data confirmada. Depois da entrevista e dos registros necessários, siga para Documentação.
6. Complete a documentação e a assinatura
O RH reúne as evidências para formalizar a saída. Defina o responsável da etapa e revise o canal de envio do contrato, que oferece Whatsapp e Email. No pipe, essa seleção aparece em Canal para envio do Contrato de recisão:. Adeque o rótulo à comunicação da empresa preservando as referências usadas pelas regras.
Antes de usar Enviar contrato para assinatura:, confira como o serviço de assinatura recebe o documento e os dados do destinatário. Teste com destinatários controlados e confirme envio, recebimento e retorno do arquivo assinado. A seleção do controle, sozinha, não comprova que houve envio ou assinatura.
Reúna Rescisão assinada:, Comprovante do exame demissional: e Comprovante do acerto:. Esses anexos são obrigatórios na etapa. Combine quem confere se pertencem à pessoa correta e se estão completos antes de encaminhar para Recuperação de Acessos.
7. Recupere os equipamentos e remova os acessos
Defina Analista de TI: e combine o momento da retirada de cada acesso com RH e gestor, considerando o último dia confirmado e eventuais ações antecipadas previstas pela empresa. Se uma retirada precisar acontecer antes desta fase, coordene a execução no momento combinado e mantenha o registro no processo.
Confirme a devolução em Todos os equipamentos foram recuperados? e a retirada de permissões em Todos os acessos foram removidos?. Revise os vínculos de equipamento e acesso no cadastro do colaborador e desvincule os itens conforme o procedimento da empresa. O registro de Sim precisa corresponder a uma ação verificada no inventário ou sistema responsável.
Por exemplo, receber o notebook não comprova que o acesso ao email corporativo foi removido. Confira cada frente com quem a executa. Se houver pendência, mantenha o acompanhamento e defina quem resolve antes de encerrar.
8. Defina o encerramento e o cancelamento
Use Desligamento Realizado quando o RH confirmar que os critérios de conclusão foram cumpridos, inclusive documentação, equipamentos e acessos. Reserve Cancelar Solicitação para os casos que não continuarão e combine como registrar o motivo e comunicar as áreas já envolvidas.
Para concluir o fluxo com consistência, configure uma regra de avanço que exija as confirmações necessárias. Um campo obrigatório com respostas Sim e Não comprova o preenchimento, mas a política de encerramento precisa considerar qual resposta permite concluir.
As automações que já vêm ligadas
O pipe tem seis automações ativas. Uma faz a análise com IA descrita na Triagem; as outras cinco atualizam informações de gestão e responsabilidade. A análise está configurada como ação de automação com IA, e deve ser revisada nessa regra.
Na criação do card, uma regra busca o gestor a partir do cadastro conectado e inclui a atualização de Analista responsável. Ao entrar em Agendamentos, Entrevista Demissional, Documentação e Recuperação de Acessos, outras regras atualizam os respectivos campos de responsáveis. Abra cada ação e confirme quem deve ser atribuído na sua empresa; valide também quem efetivamente passa a responder pelo card.
Essas regras reduzem repasses de dados entre as etapas. Para manter o efeito esperado, confira os campos de origem, os vínculos de gestão e os usuários escolhidos após adaptar o processo. Para entender evento, condição e ação, consulte Como as automações funcionam no Pipefy.
Se quiser acrescentar avisos à contabilidade ou comunicações ao colaborador, prepare o template de email, os destinatários e a condição de envio. Para praticar essa construção, faça o curso Faça o trabalho rodar sozinho, na Academy, com login na plataforma de cursos.
Coloque para rodar
Simule um pedido voluntário com cadastro, carta e destinatários de teste. Percorra a jornada com as pessoas que responderão por cada etapa e confira o resultado em cada passagem.
- Crie a solicitação como Colaborador, anexe uma carta coerente e confira a conexão com o cadastro, o gestor e o responsável pela triagem. Verifique o parecer da IA. Em outros cards de teste, use nome divergente, data fora do critério e documento sem assinatura; confira se o retorno aponta a pendência esperada.
- Teste uma entrada como Gestor ou RH. Confira que a análise da carta segue a condição configurada. Teste também a saída sem data e valide a exibição e a exigência do campo de data.
- Na Triagem, confirme o envio da comunicação à contabilidade e o encaminhamento de eventual reposição. Em Aguardando Contabilidade, teste com e sem despesas e registre um valor fictício validado para a simulação.
- Ao entrar em Agendamentos, confira o responsável, as datas, o fuso e o evento de teste no calendário. Depois, registre a entrevista e simule uma mudança no último dia para verificar se todas as áreas recebem a atualização.
- Em Documentação, confira a atribuição, teste o canal e o serviço de assinatura e reúna os três comprovantes de teste. Confirme o retorno do arquivo assinado antes de avançar.
- Em Recuperação de Acessos, confira a atribuição à TI. Simule um equipamento pendente ou um acesso ainda ativo e verifique se o critério definido impede o encerramento indevido. Depois, confirme as ações e a atualização dos vínculos no cadastro de teste.
- Conclua em Desligamento Realizado. Use outro card para testar Cancelar Solicitação e confira a comunicação às áreas envolvidas. Ajuste qualquer passagem cujo responsável ou resultado ainda não esteja claro e repita o cenário afetado.
Membros, acesso e higiene do template
Antes de inserir dados reais, configure o pipe como privado. Ele está inicialmente configurado como público para a empresa. Revise quem precisa participar, quem pode alterar a estrutura e quem precisa apenas fornecer uma informação, considerando cartas, valores, anexos e anotações da entrevista.
Defina papéis para RH, contabilidade e TI e teste a visibilidade com cada perfil, incluindo os cadastros conectados. Se TI precisar apenas confirmar equipamentos e acessos, valide um canal de interação compatível com essa tarefa e com a confidencialidade dos demais dados. Aprofunde essa revisão em Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns.
Revise remetentes, destinatários, cópias, links e credenciais das comunicações e integrações que forem utilizadas. Remova cards e anexos de teste, revise nomes com sufixos de cópia e confira se etiquetas, orientações de fase e contatos refletem a operação. Combine também quem mantém essas configurações quando alguém troca de função.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ As conexões de colaborador e gestor foram ajustadas e testadas.
☐ Os motivos, documentos obrigatórios e cenários sem data ou sem despesas foram revisados.
☐ Os responsáveis reais foram definidos e as seis automações foram testadas.
☐ O critério da IA foi adaptado e os retornos OK e NOK foram conferidos.
☐ Agenda, assinatura, comunicações e atualização dos cadastros foram verificadas.
☐ O fluxo completo, as pendências e o cancelamento foram testados.
☐ A privacidade e os acessos foram conferidos e os dados de teste foram removidos.
Pronto para conectar esse fluxo às outras rotinas de RH? Explore Pipefy para times de RH: 11 processos para organizar do recrutamento ao desligamento e identifique qual passagem entre processos seu time precisa organizar em seguida.
