👤 Para administradores de pipes e responsáveis pelo processo
🔐 Configurações do pipe em todos os planos; funções conforme o plano contratado
🎯 Para quem precisa preservar informações sem limitar o trabalho necessário do time
Uma solicitação de compra deixa de ser necessária, e alguém sugere apagar o registro. Em outro momento, um analista encontra dois pedidos parecidos e quer remover um deles. Antes de decidir, o time precisa saber quem avalia essas situações e quais informações devem continuar disponíveis para acompanhar o trabalho.
Ao terminar este artigo, você vai saber definir quem precisa excluir cards, aplicar o controle que reserva essa ação aos administradores do pipe e verificar se o restante da equipe continua executando suas tarefas. O foco é a exclusão de cards dentro de um processo.
📖 O que você vai entender aqui:
Separe o trabalho operacional da exclusão
Uma pessoa pode precisar atualizar uma solicitação, comentar sobre uma negociação ou mover um pedido para a próxima etapa. Essas necessidades devem orientar o acesso concedido. Excluir informações exige uma decisão própria sobre o que a empresa precisa preservar.
No Pipefy, a função que uma pessoa tem na empresa e a função que exerce em um pipe pertencem a contextos diferentes. Para analisar uma ação sobre cards, confira primeiro o papel atribuído naquele pipe. O guia da Community sobre como entender as camadas de permissão ajuda a localizar esse contexto.
Também vale separar o cancelamento de uma solicitação da remoção do registro. Se a empresa precisa consultar o motivo pelo qual uma compra não foi adiante, manter essa informação pode fazer parte do desenho do processo. Defina como registrar o encerramento de acordo com o fluxo da sua empresa antes de optar pela exclusão.
Comece pela pergunta: essa pessoa precisa apagar informações para realizar seu trabalho? A resposta ajuda a escolher o acesso necessário e a identificar quem deve avaliar exceções.
Defina quem responde pela remoção de informações
Considere este cenário hipotético: em um processo de compras, analistas recebem pedidos, atualizam informações e acompanham o andamento. O responsável pelo processo decide concentrar a avaliação de remoções nos administradores do pipe.
Nessa política, encontrar um pedido duplicado é motivo para solicitar uma avaliação. O administrador verifica se os registros representam a mesma demanda e se existe informação que precisa ser mantida antes de remover qualquer card. Esse combinado é uma decisão operacional da empresa.
Registre três pontos: quem solicita a avaliação, quem pode executar a exclusão e quais situações justificam remover o registro. O time passa a ter um caminho conhecido para tratar exceções, sem distribuir acesso administrativo apenas para resolver um caso pontual.
A função de Administrador do pipe também permite editar as configurações do processo. Ao atribuir essa função, considere o conjunto de responsabilidades que a pessoa vai assumir.
Se você também precisa revisar a configuração do ambiente e a gestão de membros, a Certificação de Gerente de Processos do Pipefy aborda essa base. Entre na sua conta da Academy ou crie uma para iniciar o curso.
Use o controle adequado no pipe
Quando a política escolhida for reservar a exclusão aos administradores do pipe, use a restrição disponível nas configurações desse processo. Para acessar essa área, você precisa ter administração no pipe. O ponto de entrada documentado é Configurações do pipe, acessível pelo ícone de engrenagem.
- Saiba mais: consulte as configurações do pipe e o controle de exclusão de cards no Help Center para aplicar o ajuste.
Depois, compare os participantes com a política definida. A página de pessoas do pipe mostra as funções atribuídas. Confira também se o plano contratado oferece os níveis de permissão necessários ao desenho do seu time.
A regra deve acompanhar a responsabilidade pelo processo. No exemplo de compras, os analistas precisam continuar tratando solicitações, enquanto os administradores assumem a avaliação das remoções. Verifique os acessos reais de cada pessoa antes de ampliar essa política para outros pipes.
Funções personalizadas são uma avaliação adicional, caso sua empresa precise de outra combinação de acessos. A documentação de funções personalizadas é direcionada a Super Admins e informa disponibilidade nos planos Business, Enterprise e Unlimited. Pessoas atribuídas a essas funções são cobradas. Confirme com o responsável pelo ambiente se esse caminho atende à necessidade específica da empresa.
Valide a regra com quem vai trabalhar no processo
Prepare cards descartáveis, com dados fictícios, em um ambiente de teste. Use uma sessão de uma pessoa que deve operar o processo e outra de quem deve poder excluir. Comparar as duas experiências permite verificar a política que você definiu.
No cenário de compras, organize a validação assim:
- Com a pessoa da operação, confira as tarefas previstas, como criar, atualizar e mover solicitações, conforme o acesso escolhido para ela.
- Com essa mesma pessoa, verifique se a exclusão está bloqueada após a restrição.
- Com o administrador, teste a exclusão somente em um card descartável, sem informações que precisem ser preservadas.
- Registre o resultado observado e confira se ele corresponde às responsabilidades combinadas.
Use somente cards descartáveis, com dados fictícios, nessa validação. Antes de remover uma solicitação real, confira quais informações a empresa precisa preservar. Consulte Gerenciando cards em um pipe para entender a ação.
Se uma tarefa necessária não estiver disponível, revise a função atribuída no pipe e o contexto de acesso com o administrador. Ajuste a permissão necessária à tarefa antes de conceder administração ao usuário.
Revise os acessos quando as responsabilidades mudarem
Uma pessoa que passa a administrar o processo pode precisar de novos acessos. Outra que muda de área pode deixar de precisar deles. Retome a política de exclusão nessas mudanças e confira quem continua responsável pelas decisões de remoção.
Escolha um pipe prioritário para começar. Registre os responsáveis, aplique o controle e valide a experiência das funções envolvidas. Depois, use o que observou para avaliar outros processos, considerando as necessidades de cada equipe.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Operar uma solicitação e excluir suas informações exigem decisões de acesso distintas.
☐ A função no pipe deve ser conferida no contexto daquele processo.
☐ A restrição documentada permite reservar a exclusão de cards aos administradores do pipe.
☐ O teste deve confirmar tanto a restrição quanto a continuidade das tarefas previstas.
Pronto para revisar as demais decisões antes de liberar o processo ao time? → Como ajustar as configurações do seu pipe antes de lançar
