👤 Para administradores da empresa e responsáveis por processos com clientes ou fornecedores
🔐 Disponível nos planos Business, Enterprise e Unlimited
🎯 Para quem precisa receber solicitações externas com limites claros de participação
Um fornecedor envia documentos por mensagem, o time pede uma informação complementar por email e, dias depois, ninguém sabe em qual conversa ficou a atualização. Para organizar essa troca, é preciso definir como a pessoa participa do processo e quais informações precisa receber.
Ao terminar este artigo, você vai saber escolher entre convidado e membro, relacionar o convite aos formulários necessários e conferir a experiência de quem envia a solicitação. Assim, poderá planejar o cadastro de um fornecedor ou o atendimento de um cliente sem abrir a operação interna para quem só precisa fazer um pedido.
📖 O que você vai entender aqui:
Defina a participação antes de enviar o convite
Comece pelo trabalho que a pessoa precisa realizar. Enviar uma solicitação é diferente de atuar nos cards do time. O formulário inicial recebe os dados que dão origem ao card; o pipe organiza o trabalho interno a partir dessa entrada.
Para um fornecedor que precisa encaminhar documentos, avalie a função Convidado externo. Para um colaborador que apenas solicita reembolso, avalie Convidado da empresa. Se uma prestadora precisa trabalhar nos cards da operação, avalie com o administrador o acesso como membro e as permissões necessárias no pipe.
“Pessoa externa” descreve a relação com sua empresa. Convidado externo é uma função específica do Pipefy. Clientes e fornecedores podem ter necessidades diferentes, por isso a atividade esperada deve orientar a escolha.
Convidados não integram pipes ou databases. A permissão de visão restrita de um pipe pertence a outro modelo de participação. Para aprofundar essa distinção, consulte as diferenças entre funções da empresa e permissões do pipe.
Convidados não geram cobrança como membros. Se um convidado da empresa estiver autorizado a criar um pipe e fizer isso, passará a membro, sujeito às condições de cobrança. Confira o enquadramento antes de ampliar sua participação.
Relacione o convite aos formulários necessários
O convite define a função da pessoa na empresa. O compartilhamento define os formulários disponíveis para suas solicitações. São decisões complementares: aceitar o convite não substitui a definição das entradas do processo.
Imagine uma prestadora que precisa enviar documentos para cadastro. Defina o formulário correspondente e confirme com quem administra a conta a atribuição da função de convidado externo. A pessoa receberá por email as instruções para aceitar o convite.
O critério é disponibilizar o que atende à atividade combinada. Convidar a prestadora para operar diretamente o pipe seria uma decisão diferente, com outro escopo de acesso.
- Saiba mais: consulte os procedimentos oficiais para adicionar um usuário convidado e compartilhar formulários com pessoas convidadas.
A função de convidado externo não permite personalizar suas permissões. Escolher os formulários disponíveis não comprova, por si só, uma separação individual entre fornecedores. Se cada parceiro deve acessar conteúdos diferentes, valide essa necessidade antes de compartilhar.
Oriente o convidado sobre envio e acompanhamento
A pessoa precisa entender por que recebeu o acesso. Na comunicação de entrada, explique a finalidade do processo, qual formulário deve utilizar e quais informações precisa reunir. Se houver acompanhamento habilitado, informe também como consultar o pedido.
No exemplo do cadastro, a orientação pode ser: “Use o formulário indicado para enviar os documentos solicitados. Depois do envio, acompanhe sua solicitação pelo canal informado pelo nosso time.” Só indique um canal de acompanhamento depois de conferir que ele está disponível naquele processo.
O Pipefy para convidados oferece uma experiência autenticada para enviar e acompanhar solicitações. O acompanhamento depende da configuração de Status de solicitações no formulário inicial; não basta presumir que estará disponível em todo formulário compartilhado.
- Saiba mais: entenda a experiência do Pipefy para convidados.
Para preparar quem vai enviar e acompanhar pedidos, compartilhe o curso Pipefy para Usuários Convidados, da Academy. Ele aborda formulários e a experiência de solicitante. É necessário entrar ou criar uma conta para iniciar.
Confira a experiência antes de ampliar o acesso
Antes de convidar todos os parceiros, faça uma validação com uma conta de convidado autorizada e dados fictícios. A visão do administrador ajuda a preparar o processo; a visão do destinatário confirma o que ele encontrará.
Confira se a pessoa consegue aceitar o convite, acessar o formulário esperado e enviar uma solicitação. Quando o acompanhamento estiver habilitado, confira também como ela consulta a demanda. Compare o resultado com o trabalho que foi combinado.
Se o formulário esperado não aparecer, revise com o administrador a função atribuída, os formulários disponibilizados e a empresa acessada pela conta. A experiência de convidados permite alternar entre empresas, quando a pessoa participa de mais de uma.
Se houver fornecedores com necessidades diferentes, valide a experiência com contas distintas. O teste deve confirmar tanto o acesso necessário quanto os limites de informação de cada participante.
Revise o acesso quando a relação mudar
O cadastro de um fornecedor pode terminar, o contato responsável pode mudar e uma prestadora pode deixar de atuar com seu time. Use essas mudanças como gatilho para revisar a participação com quem administra a conta.
Retirar a autorização de um formulário e encerrar a participação da pessoa na empresa são decisões diferentes. Defina qual delas atende à situação e confira o resultado. Não considere que retirar um formulário, sozinho, encerra todos os outros acessos da pessoa.
Comece por um parceiro real: registre o que ele precisa enviar, quais formulários deve encontrar e quando seu acesso será revisto. Esse registro conecta a escolha inicial à manutenção do processo.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ A diferença entre enviar uma solicitação como convidado e operar um pipe como membro.
☐ Por que convite e compartilhamento de formulário são decisões complementares.
☐ Que o acompanhamento depende da configuração do processo.
☐ Como conferir a experiência de um convidado e planejar a revisão do acesso.
Pronto para manter os acessos organizados ao longo do tempo? → Continue com Como gerenciar membros e convidar usuários para o seu workspace.
