👤 Para quem administra processos no Pipefy e precisa organizar acessos de time
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem assistiu ao webinar e quer o conteúdo por escrito, ou para quem quer entender permissões sem depender da gravação
Esse conteúdo nasceu do primeiro webinar da nova série de treinamentos ao vivo da Pipefy Academy. Na sessão utilizamos um processo de recrutamento e seleção como exemplo prático para mostrar, dentro do produto, como o acesso de cada pessoa é definido etapa por etapa.
Ao terminar a leitura você vai saber diferenciar as funções de usuário, entender por que uma delas muda a fatura e configurar um processo em que cada card já nasce com dono e nenhum fica parado esperando iniciativa de alguém.
📖 O que você vai entender aqui:
O problema que aparece antes de qualquer configuração
Um processo de contratação que trava logo no início quase nunca trava por causa da vaga. Trava porque um card não foi criado, uma pessoa não recebeu a notificação que deveria, ou alguém de fora recebeu um acesso que não precisava ter. Na prática do dia a dia com clientes, a raiz costuma ser a mesma: uma decisão de acesso que não foi bem estruturada no começo.
É por isso que permissão vem antes da automação, antes do relatório, antes de qualquer refinamento do fluxo. Quando o acesso está desenhado, o processo anda sozinho. Organizei a sessão em torno de três pilares, e é essa estrutura que sustenta o resto deste texto.
Um framework simples para guardar: acesso em camadas (quem vê o quê), função e cobrança (quem custa e quem não custa) e controle por fase (quem avança o quê). Todo problema de permissão cabe em uma dessas três caixas.
Pilar 1: permissões funcionam em camadas
Acesso no Pipefy não é uma chave única. Ele é definido pelo contexto e pelo nível de interação que cada pessoa precisa ter. Alguém pode acompanhar um pipe sem conseguir alterá-lo. Ver e editar são coisas diferentes, e essa distinção é o começo de tudo.
As camadas vão da mais ampla para a mais específica: organização, workspace, pipe e, dentro do pipe, cada fase. Cada camada resolve uma necessidade diferente de acesso, e uma configuração feita em uma camada mais específica se sobrepõe à camada acima. Uma permissão definida no pipe prevalece sobre a da organização, e uma definida na fase prevalece sobre a do pipe.
No painel administrativo, dentro de Pessoas e permissões, você vê a lista de quem faz parte da organização: nome, e-mail, função, se é pagante e o último login. Esse último dado é útil para higienizar a base, identificar quem não acessa há tempo e revisar acessos que não fazem mais sentido. A mesma tela permite extrair um CSV com essa base completa.
A visão de Pessoas e permissões no painel administrativo é a visão de organização. Dentro de cada pipe existe uma visão própria, com suas próprias configurações. Boa parte da confusão sobre acessos vem de confundir essas duas visões.
As funções de organização (Super Admin, Admin, Membro, Convidado da empresa, Convidado externo) não são as mesmas de dentro do pipe. Cada pipe tem quatro níveis próprios: Somente leitura, Somente visão restrita, Membro do pipe e Admin do pipe. Uma pessoa pode ser Membro da empresa e, ainda assim, ter uma função diferente em cada pipe de que participa.
- Saiba mais sobre cada nível em funções e permissões do pipe e funções e permissões no Pipefy.
Pilar 2: funções de usuário e o impacto na cobrança
Nem todo usuário tem o mesmo papel no workspace, e a função escolhida no momento de adicionar alguém é o que define tanto o que a pessoa pode fazer quanto se ela entra na fatura.
As funções na organização
Na visão de organização, percorri as funções e o que cada uma alcança:
- Super Admin cuida da estrutura inteira. Configura fases, campos e automações, define quem tem e quem não tem acesso, e enxerga todos os pipes e todas as configurações da empresa. É o acesso master, reservado a quem de fato responde pela gestão e governança do processo. As opções desse perfil já vêm todas habilitadas e nem o próprio Super Admin consegue desativá-las.
- Admin tem acesso total aos pipes, pode ajustar parte das configurações da empresa e pode adicionar e remover pessoas.
- Membro acompanha os cards e as fases do pipe, mas não altera a estrutura do processo. Serve bem para gestores e para quem precisa de visão da operação. Pode criar novos pipes e acessar os pipes públicos. Suas permissões são granulares: dá para liberar ou restringir coisas como ver atividades da empresa, ver estatísticas de uso, gerenciar configurações de e-mail, convidar membros ou excluir membros. Algumas ações permanecem bloqueadas por natureza da função: um Membro não se torna administrador de interfaces nem por configuração manual, porque o sistema não permite esse nível para essa função.
- Convidado da empresa pode ver e criar cards nos formulários que foi autorizado a usar, mas não vê nem edita os cards dentro do pipe. Pode virar Membro se for adicionado a um pipe nessa condição, e é nesse momento que passa a ser pagante.
- Convidado externo é o acesso mais pontual, para quem precisa interagir com um card específico sem ver o restante. Em recrutamento, é o caso do candidato ou de um gestor que participa de uma etapa.
Resumo de cobrança: Super Admin, Admin e Membro ocupam licença e entram na fatura conforme o plano. Convidado da empresa e Convidado externo não geram cobrança, a menos que o convidado seja promovido a Membro de um pipe. A própria tela de convite mostra essas tags no momento em que você adiciona a pessoa, justamente para evitar a atribuição equivocada.
A pergunta que evita a surpresa na fatura
Quando um cliente pergunta por que a cobrança subiu depois de adicionar pessoas, a primeira verificação é sempre a mesma: essa pessoa entrou como Membro ou como Convidado? Muitas vezes a necessidade era um acesso pontual, mas a pessoa foi adicionada como Membro da organização por engano.
Antes de conceder acesso, faça uma pergunta só: essa pessoa precisa participar do processo de forma contínua, ou só interagir com um card específico? Contínuo tende a Membro. Pontual e externo tende a Convidado. Essa decisão pesa ainda mais em operações de grande volume, como recrutamento com muitas vagas e muitos candidatos ao mesmo tempo.
Pilar 3: abertura ao externo e controle por fase
O terceiro pilar responde à pergunta que fecha o desenho: como deixar alguém de fora participar do processo sem dar acesso ao pipe, e como garantir que o processo ande sem depender da memória de ninguém.
O formulário público recebe dados sem dar acesso
Um candidato nunca terá login no Pipefy, e ainda assim precisa enviar as informações dele e fazer um card nascer na primeira fase. O formulário inicial resolve isso. No compartilhamento do formulário, você escolhe o nível de acesso: restrito a pessoas selecionadas, restrito à organização ou público para qualquer pessoa com o link. Para o candidato externo, a opção é o link público, que é o que permite receber dados de fora sem expor o pipe.
Dentro do formulário você também controla campo a campo: quais aparecem para quem preenche, quais são obrigatórios, quais têm valor único, e como o card entra no processo, por exemplo com o título já assumindo o nome do candidato.
Responsável por fase mais campo obrigatório: a dupla que faz o processo andar
Aqui está o ponto central da demonstração, e vale ler com atenção porque é o que separa um processo que anda de um que fica parado.
Cada fase pode ter um ou mais responsáveis. Quando um responsável está atribuído a uma fase, ele recebe automaticamente um e-mail avisando que há uma ação pendente dele. Com mais de um responsável, os cards se distribuem entre eles, equilibrando o volume, o que é útil quando várias pessoas trabalham a mesma etapa de currículos recebidos.
Sem responsável definido, o card entra na fase e fica esperando alguém lembrar de olhar o pipe. Ninguém é avisado, ninguém sabe que aquilo é dele. O card fica perdido.
O segundo elemento é o campo obrigatório. Todo campo marcado com asterisco precisa ser preenchido para o card avançar. No exemplo, o responsável pela triagem só recebe o card na fase dele depois que o responsável anterior preenche as informações obrigatórias, como um status ou um comentário sobre o candidato. A obrigatoriedade de cada campo também é configurável por fase.
A combinação é o que garante o "quem faz o quê em cada fase". Responsável por fase diz quem age; campo obrigatório diz o que precisa estar pronto antes de avançar. Juntos, tiram o processo da dependência da iniciativa de alguém e colocam no próprio desenho do fluxo.
Atribuição manual e atribuição por automação
Há duas formas de atribuir responsável, e a diferença importa. A atribuição feita direto no pipe ou na fase sempre aponta para o mesmo responsável, independentemente do conteúdo do card. A atribuição por automação decide o responsável a partir de uma condição, por exemplo o nível da vaga: analista vai para um grupo, coordenador para outro, gerente para outro, cada um com sua alçada de aprovação.
Use atribuição fixa quando o dono da fase é sempre o mesmo. Use automação quando o responsável muda conforme uma informação do card, como senioridade da vaga ou área solicitante.
Grupos, visibilidade e histórico
Dá para criar grupos por área, como RH ou financeiro, e definir a que pipes e interfaces cada grupo tem acesso. Assim o grupo de RH enxerga os pipes de RH e o financeiro os dele, sem que todos vejam tudo. Um pipe pode ser configurado como privado e simplesmente não aparecer na tela inicial para quem não é do grupo, lembrando que Super Admins e Admins sempre enxergam todos os pipes.
Dentro do card, a aba de atividades registra as ações: quem mudou o responsável, quem aprovou uma fase. É a camada de auditoria que dá visibilidade sobre o que aconteceu no fluxo.
Databases têm funções próprias (Admin, Membro, Somente leitura) e seguem uma lógica separada da do pipe. Ter acesso ao pipe não garante acesso ao database. Se a dúvida envolver dados compartilhados ou o passo a passo de diagnóstico por sintoma, consulte o artigo Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns.
Perguntas da audiência, respondidas ao vivo
Estas foram as dúvidas trazidas pelos participantes durante a sessão.
Os três relógios na parte de baixo do card, como configuro?
Eles marcam o tempo de duração do card, contado a partir da abertura. Você define um SLA em Opções avançadas da fase, com um alerta de atraso e um tempo máximo que o card pode ficar parado ali. Quando esse tempo é ultrapassado, aparece o relógio vermelho, e você pode criar automações que avisam o responsável sobre cards vencidos. Isso dá previsibilidade em processos onde a etapa seguinte depende da anterior, de recrutamento a pagamentos.
Consigo esconder da lista alguns pipes estratégicos?
Sim. A visibilidade é definida pelo nível de permissão do pipe, não pela tela inicial. Configurando o pipe como restrito a determinadas pessoas ou grupos, ele deixa de aparecer na listagem para quem não tem acesso. Membros só enxergam os pipes públicos e os que foram liberados a eles. Super Admins e Admins continuam vendo todos.
Dá para definir permissões por grupo em vez de usuário a usuário?
Sim. Dentro de cada grupo você define a quais pipes e interfaces aquele grupo tem acesso. Não é preciso configurar pessoa por pessoa: o grupo de RH recebe o conjunto de pipes de RH, o financeiro o dele, e assim por diante.
Num processo de compras, o solicitante pode ser convidado sem custo?
Sim. O solicitante pode ser um usuário externo que abre o card e depois acompanha o andamento, sem gerar cobrança. Para ele visualizar o status sem acessar o quadro, é preciso um passo adicional: configurar uma interface que mostre os estágios, por exemplo nota recebida, nota em processamento, nota aguardando aprovação e nota paga. Assim ele acompanha toda a jornada sem acesso ao pipe nem ao card.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ A diferença entre ver e editar, e que o acesso é definido em camadas que se sobrepõem da organização até a fase
☐ Quais funções ocupam licença (Super Admin, Admin, Membro) e quais não geram cobrança (Convidado da empresa, Convidado externo)
☐ Que um formulário público recebe dados de fora sem dar acesso ao pipe
☐ Que responsável por fase mais campo obrigatório é o que impede um card de ficar parado
