👤 Para administradores de processos, gestores e analistas que precisam gerenciar registros estáticos (como cadastros de fornecedores, clientes ou produtos) e reutilizá-los em múltiplos Pipes sem duplicar informações.
🔑 DisponÃvel para todos os planos.
🎯 Diferenciar claramente a estrutura de um Pipe da estrutura de uma Database, demonstrar a importação em massa de registros via planilha (Importer), ensinar a realizar conexões entre tabelas e Pipes e utilizar o banco de dados como base de conhecimento para Agentes de IA.
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Esse conteúdo nasceu de mais uma edição da série de treinamentos ao vivo da Pipefy Academy. Nele, foi utilizado um fluxo de Processo de Compras e Contas a Pagar integrado a uma Database de Fornecedores para demonstrar como centralizar e reutilizar registros estáticos na organização.
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Ao terminar a leitura, você vai entender como formatar planilhas para importação sem erros de dÃgitos, como criar relacionamentos de 1 para 1 e como alimentar a IA do Pipefy com seus bancos de dados.
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📖 O que você vai entender aqui:
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O problema que aparece antes de qualquer configuração
Em muitas operações, cada novo pedido de compra ou atendimento exige que o operador digite novamente todos os dados do fornecedor ou do cliente (como CNPJ, e-mail e telefone). Essa redigitação manual gera cadastros duplicados, dados despadronizados e retrabalho contÃnuo em diferentes setores da empresa.
Além disso, tentar usar colunas de um Pipe dinâmico para salvar tabelas permanentes desorganiza o fluxo de trabalho e prejudica os indicadores da equipe.
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Framework para guardar: Pipe é o processo em movimento (com fases, ações e aprovações). Database é o repositório estático (tabela de cadastro que alimenta um ou mais Pipes).
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Pipe vs. Database: quando usar cada um?
Para organizar a arquitetura da plataforma, defina o tipo de dado antes da construção:
| Recurso | CaracterÃsticas | Exemplo de Aplicação |
| Pipe (Processo) | Possui fluxo dinâmico, movimentação de fases, responsáveis, prazos (SLAs) e exige ações de aprovadores. | Processo de Compras, Solicitação de Reembolso, Onboarding de Funcionários. |
| Database (Tabela) | Cadastro estático de registros que não mudam de fase nem possuem fluxo de aprovação. | Cadastro de Fornecedores, Tabela de Produtos/SKUs, Lista de Colaboradores ou Clientes. |
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Importação em massa com o importer
Para criar dezenas ou centenas de registros na Database sem preenchimento manual formulário por formulário, utilize o aplicativo Importer:
- Ativação: Acesse as ferramentas do Pipe ➔ Apps ➔ Ative o app Importer.
- Formato do Arquivo: O Importer aceita exclusivamente arquivos no formato .XLSX (Excel), não aceitando arquivos .CSV.
- Mapeamento de Cabeçalhos: As colunas do arquivo Excel devem ser associadas aos campos do formulário da Database no momento do envio.
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Regra de Ouro para Formatação de Dados (CNPJ / MatrÃculas): no Excel ou Google Sheets, formate a coluna de CNPJ ou códigos como Texto Simples antes de salvar. Se a coluna for mantida como Número, o Excel removerá automaticamente os zeros à esquerda do documento no upload, corrompendo a informação. Certifique-se também de enviar uma planilha limpa, sem linhas congeladas ou filtros ativados.
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Conectando a database aos seus pipes
Após cadastrar ou importar os registros na Database, vincule a tabela aos formulários operacionais do dia a dia:
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- Criar Campo de Conexão: No formulário do Pipe (ex: Compras), insira o campo do tipo Conexão com Database e selecione a tabela desejada (ex: Fornecedores).
- Definir a Regra de Acesso: Configure a ação para "Apenas pesquisar registros existentes" (para impedir que usuários poluam o banco de dados com cadastros duplicados).
- Reutilização em Múltiplos Fluxos: A mesma Database de Fornecedores pode ser conectada simultaneamente ao Pipe de Compras e ao Pipe de Contas a Pagar, garantindo que a alteração de um e-mail de contato na tabela seja refletida instantaneamente para todos os times.
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Databases como fonte de conhecimento para IA
As Databases do Pipefy podem ser conectadas aos Agentes de IA como repositório contextual para tomadas de decisão:
- Configuração: Na tela do Agente de IA ➔ Conhecimento ➔ Selecione Database como fonte de dados.
- Cruzamento de Informações: O agente consulta a tabela em tempo real para validar dados do card (ex: verificar se um fornecedor digitado no pedido está com status "Ativo" ou "Bloqueado" na Database).
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Perguntas da audiência, respondidas ao vivo
O Importer aceita arquivos no formato .CSV?
Não, o app Importer aceita exclusivamente arquivos no formato .XLSX (Excel). Lembre-se de manter as colunas correspondentes aos campos da sua Database e garanta que os dados numéricos com zeros à esquerda estejam configurados como texto simples.
É possÃvel editar ou atualizar registros existentes na Database através do Importer?
O aplicativo Importer executa apenas a criação de novos registros em massa. Para atualizar registros existentes, a alteração é feita diretamente na linha da tabela na interface da Database, via API do Pipefy ou através do protocolo MCP integrado a assistentes de IA.
É possÃvel usar a Database como base de conhecimento para treinar um Agente de IA?
Sim! Na aba de conhecimento do Agente de IA, é possÃvel selecionar uma Database como fonte. Mapeie quais campos da tabela a IA deve utilizar como referência (como CNPJ, Razão Social e Categoria) para que o agente pesquise e valide informações durante a execução do fluxo.
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Antes de avançar, confirme que você entende:
- A diferença entre Pipes (processos com movimento) e Databases (cadastros permanentes).
- A obrigatoriedade do formato .XLSX no app Importer.
- O cuidado ao formatar colunas de CNPJ como Texto Simples para preservar os zeros iniciais.
- Como usar o campo Conexão com Database para limitar buscas a registros existentes.
- Como conectar sua Database a um Agente de IA para auditorias de cadastros.
