👤 Para responsáveis por processos e administradores de pipes
🔐 Orientações de modelagem; recursos conforme o plano e as permissões da conta
🎯 Para quem precisa organizar entregas relacionadas sem perder o acompanhamento
Uma solicitação de compra está em andamento, mas uma das cotações já chegou, outra aguarda o fornecedor e uma terceira precisa de revisão. Quem acompanha o pedido precisa entender essas diferenças para decidir o próximo passo. O mesmo acontece quando um onboarding reúne atividades de RH e TI com entregas e necessidades de acesso próprias.
Ao terminar a leitura, você vai saber reconhecer quando manter as etapas juntas, quando dar um fluxo próprio às entregas e o que definir para preservar a continuidade entre os processos.
📖 O que você vai entender aqui:
Comece pelo que cada card representa
No Pipefy, o pipe organiza um fluxo de trabalho. As fases representam suas etapas, e o card é a demanda acompanhada ao longo desse fluxo. Antes de decidir a quantidade de pipes, descreva o que cada card representa do início ao fim.
Em uma solicitação de compra, por exemplo, analisar a necessidade e aprovar o pedido podem ser etapas da mesma demanda. A pessoa responsável muda, mas o objeto acompanhado continua sendo a solicitação.
Agora imagine que esse pedido exige três cotações. Cada fornecedor responde em um momento, pode precisar de esclarecimentos e tem uma proposta a acompanhar. Surge uma pergunta diferente: cada cotação precisa de responsável, andamento e conclusão próprios?
Se a resposta for sim, vale avaliar um fluxo de cotações relacionado ao de solicitações. O pedido continua sendo a referência da compra, enquanto cada cotação representa uma entrega vinculada a ele.
Antes de criar outro pipe, complete duas frases: “Este card representa...” e “Este trabalho termina quando...”. Se as respostas mudam conforme a atividade, investigue se existem entregas diferentes no mesmo acompanhamento.
Reconheça os sinais de que vale separar
Três situações ajudam a reconhecer quando um novo pipe pode dar mais clareza à operação. Avalie cada uma com base no trabalho que precisa acontecer.
O escopo da entrega mudou
Uma solicitação aprovada pode dar origem a uma atividade com outro objetivo, outros dados e outro critério de conclusão. Nesse caso, o novo trabalho merece ser analisado como um processo próprio.
Na rotina de compras, decidir o que será adquirido e acompanhar o pagamento são entregas relacionadas, mas respondem a perguntas distintas. O encerramento da análise do pedido não significa que o pagamento foi concluído.
Uma demanda origina várias entregas
A relação de um para muitos aparece quando uma solicitação gera várias atividades do mesmo tipo, cada uma com andamento próprio. É o caso de um pedido ligado a várias cotações.
Representar cada cotação em um card permite tratar suas respostas individualmente. A solicitação original preserva o contexto que reúne esse trabalho. Para entender essa relação, aprofunde a leitura sobre orquestração entre pipes conectados.
Os times precisam de acessos distintos
RH e TI podem participar do mesmo onboarding sem precisar consultar os mesmos dados. Se a atividade de TI tem entrega própria e requisitos de acesso diferentes, considere um fluxo separado e defina quais informações são necessárias para realizar a atividade.
Separar pipes exige revisar também as conexões. Campos de conexão concedem acesso a dados dos pipes e cards conectados. Antes de compartilhar informações, confira o que cada perfil conseguirá consultar; a divisão, por si só, não garante isolamento.
- Saiba mais: consulte o que é um campo de conexão para avaliar o compartilhamento de informações entre processos.
Identifique quando manter o mesmo pipe
Uma troca de responsável, sozinha, pode ser apenas a passagem para a próxima etapa. Se análise e aprovação continuam tratando a mesma solicitação, com uma entrega contínua e acessos adequados, manter um único pipe pode facilitar o acompanhamento.
Muitas fases também são um convite para revisar o desenho. Antes de separar, pergunte se todas representam trabalho necessário, se algumas repetem a mesma atividade e se o card continua acompanhando a mesma demanda.
Use esta comparação como ponto de partida:
| Situação | Decisão a avaliar |
|---|---|
| Análise e aprovação da mesma solicitação | Manter etapas no mesmo pipe, se a continuidade e os acessos atenderem à operação. |
| Um pedido precisa de várias cotações | Separar as cotações quando cada uma precisar de acompanhamento e conclusão próprios. |
| Times com entregas e acessos distintos | Avaliar pipes separados e revisar os dados compartilhados nas conexões. |
| Fluxo com muitas fases | Revisar as etapas e o escopo antes de decidir pela divisão. |
Um prazo ou responsável diferente ajuda a entender a operação, mas não obriga a criar outro pipe. A separação deve tornar mais claro o que cada entrega representa e quem responde por ela.
Se precisar retomar os conceitos de processos, permissões e conexões antes de revisar o desenho, continue na Certificação de Gerente de Processos do Pipefy, da Pipefy Academy.
Planeje a passagem entre os processos
Depois de identificar uma entrega que merece fluxo próprio, defina como ela se relaciona com a demanda original. Essa decisão vem antes da configuração.
No exemplo das cotações, combine com o time:
- Quando cada cotação começa. Defina o acontecimento que autoriza abrir o trabalho com um fornecedor.
- Quais dados precisam acompanhar a entrega. Identifique a solicitação, o que será cotado e as informações necessárias para a equipe atuar.
- Quem assume o acompanhamento. Cada entrega precisa ter um responsável claro.
- Quando a solicitação pode avançar. Decida se é preciso receber todas as respostas ou atender outro critério de negócio.
- Como tratar mudanças. Combine o que fazer se o pedido for cancelado, se uma cotação for substituída ou se houver devolução para ajuste.
Esse registro evita que cada equipe interprete a passagem de uma forma. Ele também ajuda a distinguir o encerramento de uma cotação da conclusão da solicitação inteira.
A conexão relaciona os trabalhos. As atualizações que devem acontecer entre eles precisam de regras definidas. Não conte com a conclusão ou o cancelamento de um card para atualizar os demais sem conferir a configuração correspondente.
Se a passagem envolver criação automática de cards, os pipes precisam estar conectados previamente. As informações obrigatórias do destino também precisam estar disponíveis no momento da criação. Consulte a verificação de automações que criam cards conectados, em inglês, quando chegar à implementação.
Preserve o acompanhamento e revise o desenho
Dar um fluxo próprio a cada entrega não elimina a necessidade de enxergar o todo. Registre o objetivo de cada pipe, as relações entre os trabalhos, os dados compartilhados e quem mantém as regras de passagem.
Se a necessidade for apenas uma visão gerencial, avalie uma Interface para reunir as informações relevantes de vários pipes. Criar um pipe apenas para repetir status exige manter mais um acompanhamento. Primeiro, diferencie o trabalho que precisa ser executado da visão necessária para acompanhar esse trabalho.
Para quem já tem processos conectados, o Mapa ajuda a inspecionar suas relações antes de fazer mudanças. A Community apresenta esse recurso em Mapa: abertura mais rápida e visibilidade de volume nas conexões.
Antes de alterar a operação, faça uma verificação com dados fictícios em um ambiente de teste. Observe uma solicitação com uma entrega, outra com várias, um caso com informação ausente e um cancelamento. Confira também o acesso de cada perfil envolvido.
O resultado esperado é conseguir responder, em qualquer momento: o que ainda falta, quem precisa agir e qual entrega permite seguir adiante?
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Uma fase representa uma etapa; outro pipe pode representar uma entrega com fluxo próprio.
☐ Mudança de escopo, relação de um para muitos e necessidades distintas de acesso ajudam a avaliar a divisão.
☐ Trocar o responsável ou acumular fases não determina, sozinho, a necessidade de separar.
☐ A passagem entre processos precisa de dados, responsabilidade e critérios de conclusão definidos.
☐ Você consegue escolher uma demanda real e mapear o que manter junto e o que merece acompanhamento próprio.
Pronto para planejar a troca de informações entre as entregas? → Automações entre pipes: conectando processos
