👤 Para responsáveis por processos e equipes que acompanham solicitações
🔐 SLA de fase disponível em todos os planos; automações conforme permissões e condições do plano
🎯 Para quem quer identificar esperas em cada etapa e combinar uma resposta ao atraso
Um pedido de compra já tem data prevista para entrega, mas continua aguardando aprovação. O solicitante pergunta quando terá uma resposta, a equipe consulta o andamento e falta um acordo sobre quanto tempo essa decisão deveria levar. O prazo final existe; a expectativa de cada etapa ainda precisa ficar clara.
Ao terminar este artigo, você vai saber escolher o controle de prazo adequado no Pipefy, definir uma expectativa de tempo para uma fase e organizar uma rotina para agir quando uma solicitação ultrapassar esse limite.
📖 O que você vai entender aqui:
Qual prazo você precisa acompanhar
No Pipefy, o pipe reúne o processo, as fases representam suas etapas e cada card representa uma solicitação. Antes de definir um SLA, identifique qual compromisso precisa ficar visível. SLA é um acordo de nível de serviço que, neste contexto, estabelece a expectativa de tempo para o atendimento.
Atraso: acompanha o tempo de permanência do card em uma fase.
Expirado: acompanha o tempo do card no pipe até a conclusão.
Vencimento: acompanha a data de vencimento do card.
Na compra do exemplo, a aprovação pode ter um limite de permanência, enquanto a entrega tem uma data combinada. Essas duas perguntas precisam de respostas próprias: quanto tempo a decisão pode esperar e até quando a solicitação deve ser atendida?
O SLA da fase não altera a data de vencimento do card. A distinção também aparece na discussão SLA da fase na Community.
Se a solicitação precisa estar pronta para um evento em uma data específica, o vencimento representa esse compromisso. Acrescente o controle por fase quando também precisar identificar esperas internas antes da entrega.
Como combinar tempo e responsabilidade por fase
Um prazo útil deve corresponder ao trabalho que acontece naquela etapa. Na aprovação de compras, o compromisso pode ser analisar o pedido e registrar uma decisão. A entrega do fornecedor pertence a outro momento do processo.
Converse com quem executa a atividade para definir:
- O que precisa estar disponível para a análise começar.
- Qual resultado permite que a solicitação avance.
- Quanto tempo de espera é aceitável para esse trabalho.
- Quem acompanha a etapa e quem pode ajudar quando houver uma pendência.
Em um exemplo hipotético, a equipe combina 24 horas corridas para analisar uma compra. Esse número ilustra o raciocínio; o prazo da sua operação depende do volume, da capacidade e do compromisso assumido com quem solicita.
Quando ainda não existe histórico suficiente, comece com uma expectativa que a equipe considere justa e viável. Observe o uso e revise o acordo com base nas esperas encontradas. Um limite muito distante da rotina oferece pouca informação sobre quando intervir.
Registre na descrição da fase o prazo, o responsável e uma orientação breve sobre o trabalho. Por exemplo: “Análise em até 24 horas corridas. Responsável: equipe de Compras. Conferir as informações e registrar a decisão antes de avançar.” A descrição comunica o acordo; a atribuição do card deve estar definida no processo.
Como aplicar o controle e conferir o calendário
Com o acordo definido, reúna fase, duração e unidade de tempo. O alerta de atraso fica nas opções avançadas da fase e admite minutos, horas ou dias. Essa configuração traduz o limite combinado com a equipe.
- Saiba mais: consulte o procedimento oficial de configuração de alertas no pipe para aplicar a escolha.
Confira também o calendário que representa o compromisso. Excluir fins de semana não equivale a considerar jornada de trabalho e feriados. No exemplo de 24 horas corridas, a expectativa inclui períodos fora do expediente; confirme se isso faz sentido antes de aplicar o mesmo valor à sua rotina.
Quando o prazo depende de jornada, feriados e fuso, a ação Aplique regras de SLA permite calcular uma data em um campo de vencimento. Essa é uma aplicação de automação para o vencimento do card. Ela não deve ser tratada como uma mudança automática no alerta de atraso da fase.
- Saiba mais: confira as regras avançadas de SLAs para avaliar esse calendário.
O que fazer quando uma etapa ultrapassa o limite
O alerta ajuda a localizar uma demanda que precisa de atenção. A resposta depende do acordo de trabalho: verificar uma informação pendente, acionar quem decide ou combinar um novo encaminhamento com o solicitante.
Na aprovação de compras, um pedido pode estar aguardando um orçamento complementar. Ao identificar a espera, a equipe verifica quem pode fornecer o documento e combina uma próxima ação. A decisão de aprovar continua seguindo os critérios de compra da empresa.
Combine a resposta ao atraso junto com o prazo. Defina quem consulta os sinais, quem trata a pendência e quando a equipe revisa os casos que continuam aguardando uma decisão.
Se a rotina exigir comunicação automática, um alerta pode ser usado como evento de automação. Para o atraso da fase, o limite precisa estar definido antes da regra. O envio de email ou outra ação exige uma automação própria e validação do resultado.
Para aprofundar essa relação entre evento, condição e ação, leia Automações essenciais no Pipefy. Planeje o encaminhamento antes de decidir se ele será automático.
Como testar e acompanhar os prazos na rotina
Comece por uma etapa em um ambiente controlado. Use uma solicitação fictícia e um limite curto para verificar o sinal de atraso. Se houver automação, valide separadamente a ação esperada e as pessoas envolvidas no teste.
Alterar o SLA não modifica alertas antigos. A documentação restringe a nova configuração a novos cards ou à primeira entrada em uma fase com SLA. Faça a validação com um cenário novo.
Na operação, o relógio amarelo sinaliza atraso na fase; o indicador junto ao nome da fase mostra a quantidade de cards nessa situação. Use o sinal para escolher o que investigar e, depois, confira a pendência de cada solicitação.
Uma rotina inicial pode ser revisar essas demandas no começo do dia, combinar a próxima ação e retomar os casos que permanecem pendentes. Escolha a frequência conforme o compromisso do processo: uma fila com resposta esperada em horas pede acompanhamento compatível com esse intervalo.
Quando as esperas se repetirem na mesma etapa, investigue entrada de trabalho, informações disponíveis, dependências e capacidade. O atraso indica onde olhar; sua causa precisa ser compreendida antes de mudar o prazo ou redistribuir atividades.
A quantidade de alertas ativos descreve o momento da operação. Para entender a evolução do processo, conecte essa leitura a uma análise recorrente, como a proposta em Métricas que todo processo deve acompanhar.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ O atraso da fase, o prazo total do pipe e o vencimento do card representam compromissos diferentes.
☐ Cada limite precisa ter responsável e resposta operacional combinados.
☐ Um cenário novo ajuda a validar o prazo e eventual automação antes de ampliar o uso.
Pronto para acompanhar a evolução do processo depois do primeiro teste? → Métricas que todo processo deve acompanhar
