👤 Para quem está começando a organizar processos no Pipefy
🔐 Conceitos básicos aplicáveis a todos os planos, respeitando as permissões de cada pessoa
🎯 Para transformar uma rotina em um fluxo com entrada, responsáveis e conclusão definidos
Uma solicitação chega por mensagem, outra por email, e a equipe precisa procurar informações antes de começar a trabalhar. Quando cada pedido vem de um jeito, até uma rotina conhecida, como aprovar férias, exige várias conversas para avançar.
Ao terminar a leitura, você saberá definir os dados de entrada, organizar as etapas e estabelecer o que precisa acontecer para uma solicitação avançar e ser concluída no Pipefy.
Este conteúdo reúne os aprendizados do treinamento Tudo o que você precisa saber para começar no Pipefy, que construiu um processo de solicitação de férias para demonstrar essas decisões na prática.
📖 O que você vai entender aqui
Onde seu processo começa e termina
Antes de escolher os campos, defina qual acontecimento inicia o trabalho e qual resultado encerra a responsabilidade daquele fluxo.
No exemplo do treinamento, o início é o envio de uma solicitação de férias. O encerramento pode ser a recusa do pedido ou a conclusão dos registros e das comunicações necessários após a aprovação. A aprovação do gestor, sozinha, não encerra um fluxo que ainda exige providências do RH.
Esse recorte ajuda a reconhecer o que pertence ao processo. Se outra equipe continua o trabalho em um fluxo próprio, deixe clara a entrega que ela precisa receber.
Experimente completar duas frases antes de construir: “O trabalho começa quando...” e “Consideramos esta solicitação concluída quando...”. Use situações que a equipe reconheça na rotina.
Para praticar essa base com uma sequência de aprendizado, faça o curso Fundamentos do Pipefy, na Pipefy Academy.
Como traduzir a rotina para o Pipefy
O pipe organiza o processo. As fases representam suas etapas. Cada card reúne uma solicitação, e os campos armazenam as informações necessárias para trabalhar nela.
Em uma solicitação de férias, o pipe representa esse processo do RH. Um pedido de 15 dias é um card. A análise inicial e a aprovação do gestor são fases. Nome do colaborador, quantidade de dias e data de início são informações registradas em campos.
Na comparação com uma planilha, uma linha pode corresponder a uma solicitação e as colunas podem ajudar a identificar os dados necessários. Vale revisar essa correspondência para que cada card represente uma unidade de trabalho clara.
No treinamento, Natália apresentou templates, criação com IA e construção do zero como caminhos de partida. A demonstração usou o terceiro para tornar visíveis as decisões de estruturação. Mesmo quando você começa com uma estrutura pronta, confira se as etapas e informações atendem à sua rotina.
O que pedir na entrada e o que coletar depois
O formulário inicial deve reunir as informações necessárias para começar o atendimento. Ao ser enviado, ele gera um card na primeira fase do pipe.
No exemplo, quem solicita informa nome, email, gestor, quantidade de dias e data de início. Já a análise do RH e a decisão do gestor são registradas nas etapas em que esse trabalho acontece.
Para decidir se um dado precisa ser obrigatório, pergunte: sem essa informação, a próxima pessoa consegue trabalhar? A quantidade de dias é necessária para avaliar o pedido. A resposta do gestor será produzida depois, durante a aprovação.
Escolha também um tipo de campo adequado ao dado: número para quantidade de dias, data para o início das férias e email para os contatos. Para revisar a ordem e o momento da coleta, consulte Como organizar os campos do seu pipe para o processo funcionar.
- Saiba mais: o guia Crie um formulário inicial explica como preparar essa entrada no produto.
Como definir critérios de avanço e conclusão
Para cada fase, identifique quem executa o trabalho, o que essa pessoa precisa verificar e qual resultado permite seguir.
Na demonstração, o RH analisa a solicitação antes de encaminhar ao gestor. Depois da aprovação, a equipe registra as providências necessárias, como formalizar a solicitação no sistema de RH e comunicar a folha de pagamento. Marcar uma verificação como realizada registra o trabalho; o envio automático dessa comunicação não fez parte da demonstração.
Dois controles ajudam a representar essa lógica: os campos obrigatórios exigem o preenchimento das informações da etapa, e as restrições de movimentação definem para quais fases o card pode seguir. Eles precisam refletir o caminho aprovado pela equipe.
Preencher um campo de aprovação com “Não” também é preencher o campo. A obrigatoriedade, sozinha, não equivale a uma regra que encaminha o pedido conforme a resposta. No treinamento, os destinos foram demonstrados com movimentação manual.
As fases Concluídas e Recusadas representaram os encerramentos possíveis. Defina esses destinos conforme o resultado do trabalho, para distinguir solicitações em atendimento das já finalizadas.
- Saiba mais: consulte Mover cards pelo pipe para os controles de avanço e O básico sobre fases para a estrutura das etapas.
Dúvidas esclarecidas durante a demonstração
Preciso pedir todas as informações no formulário inicial?
Não. Peça na entrada o necessário para começar e distribua as demais informações pelas fases em que serão produzidas. No exemplo, o colaborador informa as datas desejadas, enquanto o gestor registra a decisão na etapa de aprovação.
Como evitar que uma solicitação pule a aprovação?
Defina os destinos permitidos a partir da fase de origem. Na demonstração, uma solicitação nova podia seguir para aprovação ou recusa, sem ir diretamente para a etapa posterior à aprovação. Confira também os campos necessários antes da saída.
Por que uma opção de configuração pode não aparecer para mim?
As ações disponíveis dependem das permissões da pessoa e da configuração acessada. As configurações gerais do pipe são exclusivas de administradores do pipe. Confirme o acesso necessário com quem administra o processo, sem presumir que toda edição exige o mesmo perfil.
Preciso configurar automações e Agentes de IA para começar?
O fluxo apresentado foi construído e percorrido manualmente. O foco foi estabelecer entrada, etapas, informações e critérios de avanço. Automações e Agentes de IA podem ser avaliados depois, conforme a necessidade e os recursos disponíveis no seu ambiente.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Qual acontecimento inicia uma solicitação e qual resultado a encerra.
☐ O que cada card representa e quem trabalha em cada fase.
☐ Quais informações são necessárias na entrada e nas etapas seguintes.
☐ Como uma solicitação aprovada e uma recusada percorrem o fluxo.
Pronto para organizar as informações do seu primeiro processo? Continue com Como organizar os campos do seu pipe para o processo funcionar.
Para aprofundar a gestão dos fluxos, conheça a Certificação de Gerente de Processos do Pipefy.
