👤 Para administradores de processos, gestores, analistas operacionais e profissionais de RH ou Suprimentos que desejam dominar a estrutura essencial do Pipefy.
🔐 Disponível para todos os planos.
🎯 Apresentar a arquitetura básica da plataforma (Pipes, Fases e Cards), ensinar a mapear processos de forma correta e demonstrar como criar e configurar um fluxo funcional do zero usando templates oficiais.
Esse conteúdo nasceu da primeira edição da série de treinamentos ao vivo da Pipefy Academy focada em fundamentos básicos. A sessão foi apresentada por Ivan Abduch, Cofounder e CTO na Newfay. Nele, foi utilizado o fluxo de Onboarding de Colaboradores como exemplo prático para demonstrar como transpor planilhas manuais para esteiras automatizadas e bem governadas no Pipefy.
Ao terminar a leitura, você entenderá a diferença entre criar um único pipe ou múltiplos conectados, como personalizar formulários, quais são as regras para editar pipes em produção e como ajustar a privacidade do seu processo.
📖 O que você vai entender aqui:
O problema que aparece antes de qualquer configuração
É muito comum que processos operacionais comecem controlados por planilhas onde uma das colunas se chama "Status", "Etapa" ou "Situação". O problema surge quando essa planilha precisa ser alimentada por mensagens soltas de e-mail ou WhatsApp, gerando gargalos, falta de visibilidade e perda de histórico.
O Pipefy nasce para orquestrar essas esteiras de trabalho. Porém, tentar abraçar todo o departamento (ex: o RH inteiro) dentro de uma única tela sem critério é o principal motivo de fracasso no desenho de um fluxo.
Framework para guardar: O Pipe representa o processo (ex: Onboarding); As Fases representam as etapas do caminho; O Card é a unidade do trabalho (o colaborador, o cliente ou o tíquete).
Quando dividir um processo em mais de um Pipe?
Para entender se sua rotina cabe em uma tela ou se precisa de conexões, faça as seguintes perguntas antes de criar o formulário:
- A unidade do Card muda ao longo do caminho?
- Exemplo: No recrutamento, a unidade é o candidato. Quando contratado, ele se torna um colaborador (Onboarding). Se no futuro ele realiza múltiplos treinamentos, a relação passa a ser de 1 para N. Quando a unidade muda, crie Pipes separados e conecte-os.
- Equipes diferentes gerenciam etapas distintas?
- Se o time de Compras cuida da cotação e a Diretoria cuida da Aprovação Financeira, a separação por Pipes ou o controle estrito de permissões por fase garante a governança de acesso.
- Seu fluxo tem mais de 10 fases?
- Se o Kanban ultrapassar 10 colunas, é um forte sinal de alerta para quebrar o processo em dois ou mais Pipes conectados.
As duas regras para criar e organizar fases
Toda fase precisa ser desenhada respondendo a dois critérios claros:
- Quem é o responsável por esta fase? (Se o dono da ação mudar, crie uma nova fase).
- O que precisa acontecer obrigatoriamente para o Card sair daqui? (A entrega clara da etapa).
Aviso importante sobre Fases Finais: Fases finais (ex: Concluído ou Arquivado) não devem conter campos para preenchimento. Se uma etapa exige que o usuário responda a uma pesquisa ou insira uma avaliação de 30 dias, ela é uma etapa operacional e não uma fase final. Mantenha-a como fase normal e feche o fluxo em uma coluna limpa de conclusão.
Configuração prática (Formulário, Campos e Condicionais)
1. O Formulário Inicial (Start Form)
É a porta de entrada do processo. Na fase de construção, a boa prática recomendada é não marcar todos os campos como obrigatórios para facilitar os testes internos. Marque a obrigatoriedade apenas no momento em que for publicar o fluxo para a equipe.
2. Condicionais em Campos
Para manter a interface limpa e intuitiva, utilize condicionais de exibição.
- Exemplo no Onboarding: Ao selecionar a opção de emprego "Híbrido", o formulário exibe o campo "Número de horas presenciais". Caso a seleção seja "Presencial" ou "Remoto", o campo de horas permanece oculto automaticamente.
3. Criando novas fases no Kanban
Para inserir uma etapa intermediária diretamente no quadro, basta passar o mouse entre duas fases e clicar no botão de soma (+). Você pode adicionar listas de checagem (checklists) e descrições explicativas para orientar os analistas.
Governança, permissões e edição segura
Antes de liberar o Pipe criado para o seu time, verifique as três travas de segurança essenciais:
| Trava de Governança | Configuração Recomendada | Objetivo |
| Privacidade do Pipe | Mudar de Aberto para a Organização para Privado. | Apenas usuários convidados explicitamente conseguem visualizar as informações confidenciais do card. |
| Exclusão de Cards | Restrito a Administradores do Pipe. | Impede que operadores ou membros excluam registros e históricos acidentalmente. |
| Arquivamento de Fases | Criar fase dedicada para Arquivados/Descontinuados. | Permite encerrar solicitações canceladas sem perder as métricas nem o histórico de auditoria. |
Perguntas da audiência, respondidas ao vivo
Já tenho um Pipe rodando com milhares de cards em uso. Como fazer melhorias sem estragar o processo nem perder dados?
Ivan Abduch: Nunca exclua um campo nem uma fase em uso ativo, pois isso apagará todo o histórico dos cards passados. A boa prática para ajustes em produção é arquivar o campo antigo (ocultando-o dos usuários) e criar o novo campo no formato correto. Para mudanças estruturais maiores, a orientação é clonar o Pipe, fazer os ajustes e testes no ambiente clonado e depois migrar a operação.
Quando tenho um campo importante usado para relatórios futuros, como devo configurá-lo?
Ivan Abduch: Evite usar o tipo "Texto Livre" para informações calculáveis ou padronizadas. Se você precisa contar horas, calcular prazos ou filtrar dados, escolha tipos de campo especializados: Número, Data, E-mail, CPF/CNPJ ou Seleção Única. O campo de texto livre deve ser reservado apenas para observações gerais.
Existe uma forma de criar um alerta quando uma coluna/fase atinge um número 'X' de Cards?
Ivan Abduch: Nativamente a plataforma gerencia alertas de prazos, SLAs e vencimentos por data. Para criar um gatilho volumétrico (ex: disparar um aviso quando a fase acumulhar 10 cards), a configuração é feita via integração (APIs ou conectores) para ler o volume de dados da coluna e disparar a notificação externa.
Antes de avançar, confirme que você entende:
- A diferença estrutural entre Pipe, Fase e Card.
- A regra de criar Fases Finais sem campos operacionais.
- Como usar Campos Condicionais para evitar formulários poluídos.
- A importância de alterar a privacidade do Pipe para Privado antes do lançamento.
- Por que você deve arquivar campos em vez de excluí-los em fluxos ativos.
