👤 Para quem administra processos e estão iniciando a jornada de estruturação de fluxos de trabalho no Pipefy.
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Ensinar a transformar demandas informais (e-mails e planilhas) em um processo estruturado, demonstrando a criação de Pipes do zero, o uso de templates da comunidade e a configuração prática de formulários e fases.
Esse conteúdo nasceu de mais uma edição da série de treinamentos ao vivo da Pipefy Academy. Nela, foi demonstrado na prática como construir e gerenciar fluxos de trabalho utilizando o caso real de cotações e propostas de vendas/seguros.
Ao terminar a leitura, você vai entender como definir entradas de dados (formulários), organizar etapas sequenciais (fases no Kanban), automatizar o envio de e-mails para clientes e acompanhar métricas em painéis e relatórios.
📖 O que você vai entender aqui:
O problema que aparece antes de qualquer configuração
É comum que áreas operacionais iniciem o controle de solicitações por e-mail ou planilhas compartilhadas. Com o aumento das demandas, esses canais geram gargalos: mensagens passam despercebidas, o status das atividades fica descentralizado e o gestor perde a capacidade de medir prazos e SLAs.
A transição para um sistema de Workflow resolve a visibilidade do processo e garante previsibilidade e rastreabilidade para o time.
Framework para guardar: Input (Formulário/E-mail de Entrada) ➔ Processamento (Fases sequenciais com responsáveis e checklists) ➔ Output (Proposta entregue, contrato emitido ou tarefa finalizada).
Pilar 1: Os Três Caminhos para criar um pipe
Ao iniciar no Pipefy, você pode optar por três estratégias de criação:
| MÉTODOS DE CRIAÇÃO DE PIPE | |
| Biblioteca de templates | Modelos prontos e validados por segmento (ex: P2P, Contratos, Cotações). |
| 2. Construção do zero | Tela em branco (Kanban) para fluxos altamente específicos do negócio. |
| Assistente de IA | Criação conversacional via descrição em texto de como o processo opera. |
Pilar 2: Entrada de Dados e Estruturação de Campos
1. O Formulário Inicial (Start Form)
O formulário inicial é a porta de entrada da demanda. Ele pode ser preenchido internamente pela equipe ou ser compartilhado por link público para clientes, fornecedores ou solicitantes externos.
2. Validação e Tipos de Campos
Para evitar erros de digitação e garantir a qualidade das informações recebidas, escolha tipos de campos específicos:
- Campos Específicos: Utilize tipos nativos para E-mail, Telefone, Moeda ou Data (a plataforma valida o formato automaticamente e impede o envio de dados incorretos).
- Seleção Única / Múltipla: Cria caixas de seleção padronizadas para categorizar a solicitação (ex: tipo de seguro ou produto).
- Campos Obrigatórios: Impedem o envio da solicitação se informações críticas estiverem ausentes.
Pilar 3: Fases, Gestão Visual e Automação de E-mails
1. Organização das Fases (Kanban e Listas)
As colunas do Kanban representam o estado atual do trabalho. Em cada fase, adicione campos operacionais específicos que só aparecem quando o card atinge aquela etapa:
- Exemplo (Fase de Cotação): Adicione uma caixa de checagem (checklist) com a lista de fornecedores a serem consultados e um campo de anexo de arquivo para anexar a proposta.
2. Centralização da Comunicação Externa
Evite sair do Pipefy para enviar e-mails aos clientes. Configure automações conectadas às fases do fluxo:
- Gatilho: "Quando o Card mover para a fase [Enviar Proposta]".
- Efeito: Disparar um e-mail automático utilizando um Template de E-mail com o link da cotação diretamente para o e-mail do cliente registrado no card.
- Registro de Histórico: A resposta do cliente e a troca de mensagens ficam vinculadas diretamente ao histórico do card.
3. Fases Finais vs. Arquivamento
- Fase de Conclusão: Para solicitações que atingiram o objetivo final do processo.
- Fase de Arquivamento: Para oportunidades ou solicitações descontinuadas ou canceladas (mantendo o histórico do registro sem poluir os indicadores de conclusão).
Perguntas da audiência, respondidas ao vivo
Ao conectar dois Pipes via automação, por que os cards duplicam e como ajustar isso sem perder a conexão?
Ao configurar automações entre Pipes, atente-se à ação selecionada. Se a intenção for apenas mover o registro de uma esteira para outra, utilize ações de movimentação. Se a regra for configurada para Criar Card Conectado sem restrição, o Pipefy criará um novo registro no Pipe de destino mantendo o card original no Pipe de origem.
Consigo extrair a linha do tempo e a história de atividades de um Card via Inteligência Artificial?
Sim! Através do suporte ao protocolo MCP (Model Context Protocol), você pode conectar o Pipefy a assistentes de IA (como o Claude) para analisar a linha de tempo dos cards, consultar histórico de movimentações entre colunas e identificar onde os processos ficaram retidos.
Posso integrar o Pipefy ao ERP quando um card mudar de fase?
Sim, desde que a integração seja planejada para ocorrer quando todos os dados exigidos pelo sistema de destino estiverem disponíveis. No onboarding, o envio ao ERP faz sentido depois da assinatura do contrato, e não antes. O método depende do ERP e da solução de integração utilizada.
Uma aprovação pode acontecer pelo Slack e fazer o card avançar?
É possível desenhar um fluxo integrado que envie uma solicitação, receba a decisão e atualize o card. Primeiro defina onde a aprovação será registrada e qual resposta confirma o resultado. As notificações da integração nativa com Slack não equivalem, por si só, a aprovações interativas; esse comportamento exige uma integração apropriada.
Como comprovar alterações para uma auditoria?
As atividades dos cards e os registros de alterações ajudam a identificar autoria, datas e movimentações. Para auditorias, determine quais evidências precisa apresentar e confira as permissões de acesso e a disponibilidade dos registros de configuração.
Como acompanhar a quantidade de cards por analista?
Atribua responsáveis e utilize filtros, relatórios ou painéis para comparar demandas por pessoa, fase e conclusão. Analise também o tempo em cada etapa: uma solicitação aguardando correção do solicitante não representa trabalho pendente do analista.
Como enviar dados ou anexos de um pipe para outro?
O treinamento apresentou conexões entre pipes e correspondência de campos. Identifique quais dados o processo seguinte realmente precisa, como valor e identificação do fornecedor. A transferência de anexos depende do método escolhido e deve ser validada no cenário específico; o evento não demonstrou essa configuração completa.
Se alguém responder ao mesmo email, outro card será criado?
Mensagens novas enviadas ao endereço de entrada do pipe podem gerar novos cards, inclusive respostas em uma conversa existente. Para concentrar a continuidade do atendimento, utilize o endereço de email específico do card. Casos que exigem reconhecimento automático de conversas repetidas podem demandar integração complementar.
Antes de avançar, confirme que você entende:
- A relação entre Pipe (Processo), Fases (Etapas) e Cards (Demandas).
- Como criar Formulários Públicos para receber dados de pessoas externas.
- A importância de usar campos específicos (E-mail, Telefone, Moeda) para validar dados de entrada.
- Como centralizar a comunicação de e-mails diretamente dentro da aba do Card.
- A diferença entre uma fase de Conclusão e uma fase de Arquivamento.
