👤 Para quem administra processos e estão iniciando a jornada de estruturação de fluxos de trabalho no Pipefy.
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Ensinar a transformar demandas informais (e-mails e planilhas) em um processo estruturado, demonstrando a criação de Pipes do zero, o uso de templates da comunidade e a configuração prática de formulários e fases.
Esse conteúdo nasceu de mais uma edição da série de treinamentos ao vivo da Pipefy Academy. Nela, foi demonstrado na prática como construir e gerenciar fluxos de trabalho utilizando o caso real de cotações e propostas de vendas/seguros.
Ao terminar a leitura, você vai entender como definir entradas de dados (formulários), organizar etapas sequenciais (fases no Kanban), automatizar o envio de e-mails para clientes e acompanhar métricas em painéis e relatórios.
📖 O que você vai entender aqui:
O problema que aparece antes de qualquer configuração
É comum que áreas operacionais iniciem o controle de solicitações por e-mail ou planilhas compartilhadas. Com o aumento das demandas, esses canais geram gargalos: mensagens passam despercebidas, o status das atividades fica descentralizado e o gestor perde a capacidade de medir prazos e SLAs.
A transição para um sistema de Workflow resolve a visibilidade do processo e garante previsibilidade e rastreabilidade para o time.
Framework para guardar: Input (Formulário/E-mail de Entrada) ➔ Processamento (Fases sequenciais com responsáveis e checklists) ➔ Output (Proposta entregue, contrato emitido ou tarefa finalizada).
Pilar 1: Os Três Caminhos para criar um pipe
Ao iniciar no Pipefy, você pode optar por três estratégias de criação:
| MÉTODOS DE CRIAÇÃO DE PIPE | |
| Biblioteca de templates | Modelos prontos e validados por segmento (ex: P2P, Contratos, Cotações). |
| 2. Construção do zero | Tela em branco (Kanban) para fluxos altamente específicos do negócio. |
| Assistente de IA | Criação conversacional via descrição em texto de como o processo opera. |
Pilar 2: Entrada de Dados e Estruturação de Campos
1. O Formulário Inicial (Start Form)
O formulário inicial é a porta de entrada da demanda. Ele pode ser preenchido internamente pela equipe ou ser compartilhado por link público para clientes, fornecedores ou solicitantes externos.
2. Validação e Tipos de Campos
Para evitar erros de digitação e garantir a qualidade das informações recebidas, escolha tipos de campos específicos:
- Campos Específicos: Utilize tipos nativos para E-mail, Telefone, Moeda ou Data (a plataforma valida o formato automaticamente e impede o envio de dados incorretos).
- Seleção Única / Múltipla: Cria caixas de seleção padronizadas para categorizar a solicitação (ex: tipo de seguro ou produto).
- Campos Obrigatórios: Impedem o envio da solicitação se informações críticas estiverem ausentes.
Pilar 3: Fases, Gestão Visual e Automação de E-mails
1. Organização das Fases (Kanban e Listas)
As colunas do Kanban representam o estado atual do trabalho. Em cada fase, adicione campos operacionais específicos que só aparecem quando o card atinge aquela etapa:
- Exemplo (Fase de Cotação): Adicione uma caixa de checagem (checklist) com a lista de fornecedores a serem consultados e um campo de anexo de arquivo para anexar a proposta.
2. Centralização da Comunicação Externa
Evite sair do Pipefy para enviar e-mails aos clientes. Configure automações conectadas às fases do fluxo:
- Gatilho: "Quando o Card mover para a fase [Enviar Proposta]".
- Efeito: Disparar um e-mail automático utilizando um Template de E-mail com o link da cotação diretamente para o e-mail do cliente registrado no card.
- Registro de Histórico: A resposta do cliente e a troca de mensagens ficam vinculadas diretamente ao histórico do card.
3. Fases Finais vs. Arquivamento
- Fase de Conclusão: Para solicitações que atingiram o objetivo final do processo.
- Fase de Arquivamento: Para oportunidades ou solicitações descontinuadas ou canceladas (mantendo o histórico do registro sem poluir os indicadores de conclusão).
Perguntas da audiência, respondidas ao vivo
Ao conectar dois Pipes via automação, por que os cards duplicam e como ajustar isso sem perder a conexão?
Ao configurar automações entre Pipes, atente-se à ação selecionada. Se a intenção for apenas mover o registro de uma esteira para outra, utilize ações de movimentação. Se a regra for configurada para Criar Card Conectado sem restrição, o Pipefy criará um novo registro no Pipe de destino mantendo o card original no Pipe de origem.
Consigo extrair a linha do tempo e a história de atividades de um Card via Inteligência Artificial?
Sim! Através do suporte ao protocolo MCP (Model Context Protocol), você pode conectar o Pipefy a assistentes de IA (como o Claude) para analisar a linha de tempo dos cards, consultar histórico de movimentações entre colunas e identificar onde os processos ficaram retidos.
Antes de avançar, confirme que você entende:
- A relação entre Pipe (Processo), Fases (Etapas) e Cards (Demandas).
- Como criar Formulários Públicos para receber dados de pessoas externas.
- A importância de usar campos específicos (E-mail, Telefone, Moeda) para validar dados de entrada.
- Como centralizar a comunicação de e-mails diretamente dentro da aba do Card.
- A diferença entre uma fase de Conclusão e uma fase de Arquivamento.
