👤 Para profissionais de RH que vão operar solicitações de férias no Pipefy
🔐 Disponível para todos os planos com AI Agents habilitados
🎯 Para quem precisa adaptar o pipe de Gestão de Férias às regras da empresa e colocá lo para operar com solicitações reais
Solicitações de férias juntam escolhas do colaborador, regras internas, aprovação da liderança e validação do RH. Quando essas decisões acontecem em canais diferentes, o time precisa reconstruir o contexto de cada pedido antes de conseguir confirmar o período e seguir com o planejamento.
Ao terminar este artigo, você vai ter o pipe de Gestão de Férias adaptado à sua operação, com a entrada revisada, a triagem por AI Agent alinhada às regras da empresa, os caminhos de aprovação fechados e um teste completo até a aprovação ou recusa.
📖 O que você vai fazer aqui:
O que você tem nas mãos agora
O pipe organiza a solicitação em seis fases: Triagem, Aprovação Gestor (a), Validação do RH, Comunicação e Planejamento, Solicitações Aprovadas e Solicitações Recusadas. As duas últimas registram o desfecho do pedido.
A entrada reúne as informações necessárias para iniciar a análise: quem está solicitando, quantos dias pretende descansar, quando quer começar as férias, se deseja vender parte do período e se quer antecipar a primeira parcela do 13º salário. A partir daí, o VacationRequestTriageAI organiza a triagem e prepara o contexto que acompanha o card para as decisões da gestão e do RH.
Duas movimentações já estão automatizadas. Solicitações classificadas como Com pendência seguem para Validação do RH, e pedidos que o RH decide arquivar seguem para Solicitações Recusadas. As demais passagens devem refletir como a sua empresa conduz aprovação, comunicação e programação das férias.
Você não precisa redesenhar o processo inteiro. O trabalho é adaptar as regras, responsáveis e saídas para que o pipe represente a operação real do seu RH.
Configure para o seu processo
1. Ajuste a entrada da solicitação
Comece pelo formulário porque as decisões seguintes dependem da qualidade das informações registradas na entrada. Confira se Dados Solicitante está conectado à base de colaboradores que o seu time usa e se a pessoa pode ser identificada sem duplicar cadastro ou digitar novamente informações que já existem.
Depois, revise as escolhas que traduzem a política de férias para o colaborador. O pipe registra a quantidade de dias, a data de início, a intenção de vender parte do período de descanso e a opção de antecipar a primeira parcela do 13º salário. Ajuste a redação dessas opções para que a pessoa entenda exatamente o que está escolhendo e para que o RH receba uma informação que consiga processar sem interpretação adicional.
A opção de antecipação já traz uma condição relacionada ao período em que as férias serão gozadas. Antes de publicar o formulário, revise esse texto com quem responde pela política de férias da empresa e mantenha apenas as condições que realmente se aplicam à operação.
Se o seu processo precisa de outras informações antes da análise, adicione somente o que muda uma decisão posterior. Evite transformar a entrada em um formulário longo sem uso nas fases seguintes.
2. Alinhe a triagem às regras da empresa
Quando a solicitação é criada, o VacationRequestTriageAI analisa o pedido e organiza quatro informações para quem vai decidir depois: o status da solicitação, as pendências encontradas, as validações realizadas e um resumo do caso.
O primeiro ajuste é garantir que a instrução do agente represente as regras que o RH realmente aplica. Se a triagem depende de políticas internas, documentos ou critérios próprios da empresa, conecte essas referências ao agente e revise a instrução para que a análise use o mesmo padrão que o time adotaria manualmente.
O resultado da triagem separa dois caminhos. Quando o status é Com pendência, o card segue automaticamente para Validação do RH. Quando a solicitação está Apta para aprovação da gestão, feche a passagem para Aprovação Gestor (a). Se esse avanço deve acontecer sem intervenção manual, crie uma automação usando o status da triagem como condição.
O ganho desta etapa está em preparar a decisão. A gestão não precisa começar abrindo cada informação do pedido para entender o contexto, porque recebe o resumo e as validações já organizados. O agente estrutura a análise, mas a decisão sobre a solicitação continua com as pessoas responsáveis pelo processo.
Como identificar que a configuração precisa de ajuste: crie uma solicitação de teste e confirme se a triagem produz um status coerente, registra as validações e direciona corretamente um caso com pendência.
3. Feche a decisão da gestão
Na Aprovação Gestor (a), a liderança recebe o contexto produzido na triagem e decide se o pedido pode seguir. Defina como o responsável será atribuído antes que o card chegue à fase. Se a liderança muda conforme colaborador, área ou estrutura organizacional, use essa lógica para garantir que cada solicitação chegue à pessoa certa.
A decisão é registrada em Aprovação do Gestor (a), com Sim ou Não. Transforme as duas respostas em caminhos claros do processo. Uma configuração coerente com a estrutura do pipe é fazer Sim seguir para Validação do RH e Não encerrar em Solicitações Recusadas. Se a sua empresa exige outra análise entre essas etapas, ajuste os destinos antes de automatizar.
Automatizar essa passagem evita que a liderança aprove ou recuse e ainda precise lembrar de mover o card. A pessoa registra a decisão uma vez e o processo continua pelo caminho correspondente.
Como identificar que a configuração precisa de ajuste: teste uma aprovação e uma recusa. Cada resposta deve levar o card ao destino definido sem depender de uma segunda ação manual.
- Saiba mais: Mova um card quando um campo for preenchido
4. Transforme a validação do RH em próximo passo
Na Validação do RH, o time assume a solicitação depois da triagem ou da aprovação da gestão e escolhe o que deve acontecer em seguida. Defina primeiro quem será responsável pela análise em Analista RH, principalmente se várias pessoas dividem esse trabalho.
A decisão é registrada em Próximos passos e pode seguir por três caminhos. Se o RH precisar falar com o colaborador antes de concluir, escolha Enviar email para colaborador (a) e configure uma comunicação com destinatário dinâmico, usando os dados da própria solicitação. Depois do envio, defina se o card permanece em validação aguardando retorno ou se deve seguir para outra etapa.
Se a solicitação deve ser encerrada, escolha Arquivar solicitação. Esse caminho já direciona o card para Solicitações Recusadas. Se estiver tudo pronto para programar as férias, escolha Seguir para programação de férias e configure a passagem para Comunicação e Planejamento.
A lógica desta fase é simples: o RH registra a decisão e o pipe executa o próximo passo. Assim, comunicar, arquivar ou avançar deixa de depender de uma tarefa adicional fora do fluxo.
Como identificar que a configuração precisa de ajuste: teste os três caminhos e confirme se cada escolha produz a ação esperada e deixa claro qual é o próximo responsável.
5. Defina quando a programação está concluída
Comunicação e Planejamento é a etapa em que o RH registra a Data de Retorno das Férias e fecha a programação. Antes de operar, defina como essa data será calculada, quem a registra e qual informação precisa estar pronta antes de considerar a solicitação concluída.
Se a data de retorno for o último requisito da sua operação, torne esse preenchimento parte do critério de conclusão e use o registro da data como sinal para levar o card a Solicitações Aprovadas. Se o seu RH ainda precisa cumprir outra ação, como atualizar um sistema interno ou enviar uma confirmação final, inclua esse marco antes do encerramento.
O objetivo é que a fase final represente uma aprovação realmente pronta para execução, e não apenas uma decisão registrada pela metade.
6. Garanta que todos os caminhos terminem
Solicitações Aprovadas e Solicitações Recusadas são as duas saídas do pipe. Depois de configurar as passagens anteriores, percorra cada decisão e confirme que nenhum card termina parado em uma fase intermediária.
Um pedido aprovado pela gestão, validado pelo RH e programado deve chegar a Solicitações Aprovadas. Um pedido recusado pela gestão ou arquivado pelo RH deve chegar a Solicitações Recusadas. Se a empresa tiver outros motivos de encerramento, defina em qual dessas saídas eles entram ou crie o desfecho necessário antes de abrir o processo para o time.
As automações que já vêm ligadas
O pipe tem duas automações ativas de movimentação que já sustentam partes importantes do fluxo:
- Quando Status recebe Com pendência, o card segue para Validação do RH
- Quando Próximos passos recebe Arquivar solicitação, o card segue para Solicitações Recusadas
O VacationRequestTriageAI tem um comportamento próprio acionado na criação do card para preencher a triagem. Esse comportamento pertence ao agente e deve ser tratado separadamente das automações do pipe.
Ao completar as outras passagens, mantenha a mesma lógica: uma decisão clara no card deve produzir uma consequência previsível no processo.
- Saiba mais: Como as automações funcionam no Pipefy
Coloque para rodar
Antes de receber solicitações reais, teste o processo com pelo menos três cenários.
No primeiro, crie um pedido que esteja apto para aprovação. Confirme a triagem, faça a gestão aprovar, avance pela validação do RH, siga para a programação, registre a data de retorno e verifique se o card termina em Solicitações Aprovadas.
No segundo, use uma solicitação que gere pendência. Confirme se o card chega a Validação do RH, registre o tratamento escolhido e teste o encerramento em Solicitações Recusadas quando Arquivar solicitação for selecionado.
No terceiro, faça a gestão recusar o pedido e confirme se o card chega ao desfecho que você configurou para essa decisão.
Se você automatizou a comunicação com o colaborador, faça também um envio controlado e confira destinatário, conteúdo e o estado do card depois da mensagem.
Membros, acesso e higiene do pipe
Solicitações de férias reúnem informações do colaborador, decisões da liderança e dados usados pelo RH. Antes de operar, restrinja a visibilidade do pipe ao grupo que realmente precisa acompanhar ou administrar o processo e distribua as funções de acordo com a responsabilidade de cada pessoa.
Revise também a conexão usada em Dados Solicitante e qualquer comunicação que você tenha configurado. Remetente e destinatário devem usar dados reais ou campos dinâmicos do processo, evitando endereços fixos que não representem o solicitante ou o responsável daquele card.
Use um nome claro para o pipe antes de compartilhar com o time e confirme que responsáveis, conexões e regras criadas durante a configuração apontam para a operação real da empresa.
Antes de avançar, confirme que você:
☐ Conectou Dados Solicitante à base correta de colaboradores
☐ Revisou as escolhas do formulário de acordo com a política da empresa
☐ Alinhou o VacationRequestTriageAI aos critérios usados pelo RH
☐ Definiu como solicitações aptas chegam à aprovação da gestão
☐ Definiu quem recebe a aprovação e a validação do RH
☐ Fechou os caminhos de aprovação e recusa da gestão
☐ Configurou comunicação e programação para as decisões do RH que sua operação utiliza
☐ Definiu o critério que leva a solicitação a Solicitações Aprovadas
☐ Testou os caminhos de aprovação, pendência e recusa do início ao fim
☐ Ajustou acesso, responsáveis e comunicações antes de usar dados reais
