FASE DE AJUSTE DEDICADA

Todo e qualquer processo pode requerer algum ajustes por falha operacional do solicitante, neste modo eu ainda não consegui entender como eu posso configurar de forma simples que quando uma solicitação for reprovado ou enviada para ajuste o solicitante, faça os devido ajuste no formulário, achei um pouco complicado esse controle ou facilidade de fazer um VAI E VEM automático, podem me ajudar?.