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🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem quer organizar a entrada de solicitações externas com orientação e acesso adequados
Um fornecedor precisa enviar documentos, mas encontra três links em conversas diferentes e pergunta ao time qual deles deve usar. Um cliente quer atualizar o cadastro e escreve para o contato que conhece. Quando a entrada dos pedidos depende de alguém indicar o caminho toda vez, a equipe também precisa organizar informações antes de começar o atendimento.
Ao terminar a leitura, você vai saber quando reunir serviços em um portal, como organizar as opções para quem está fora da empresa e o que conferir para que essa pessoa consiga enviar a solicitação ao processo certo.
📖 O que você vai entender aqui
O que um portal organiza
Um portal do Pipefy reúne formulários, orientações e links em um ponto de entrada. Para clientes e fornecedores, ele pode funcionar como uma referência para descobrir onde fazer cada pedido e o que preparar antes do envio.
Cada parte tem uma função: as páginas organizam os conteúdos; o formulário inicial recebe as informações para abrir uma solicitação; o pipe é o processo em que a equipe trata o pedido. O envio desse formulário cria um card, que representa a solicitação no processo.
Isso permite apresentar serviços com a linguagem de quem solicita, mesmo quando a equipe usa nomes internos diferentes para administrar o trabalho. A pessoa precisa reconhecer onde enviar documentos, por exemplo, sem conhecer as fases do processo de cadastro.
- Para aprofundar a participação de pessoas externas, veja o trecho sobre receber dados de fora com formulários no artigo de permissões da Community.
Quando reunir serviços em um portal
Se a pessoa já sabe qual pedido precisa fazer e só existe um formulário para aquela finalidade, compartilhar o formulário diretamente pode atender à necessidade. O portal ganha utilidade quando ela precisa escolher entre serviços ou consultar instruções antes de solicitar.
Pense em um cenário ilustrativo de atendimento a fornecedores. Se o único serviço disponível é o cadastro inicial, um formulário com uma orientação clara pode ser suficiente. Se também há serviços de envio de documentação e dúvidas sobre pagamentos, reunir as opções ajuda a pessoa a escolher o caminho correspondente à sua necessidade.
Essa escolha parte dos serviços que sua empresa realmente oferece. Para cada opção, deve existir um processo de atendimento definido. Acrescentar o endereço de um formulário ao portal facilita sua descoberta; a equipe continua responsável por definir como aquele pedido será tratado.
💡 Antes de criar uma nova página, pergunte: a pessoa precisa escolher um serviço, consultar uma orientação ou apenas enviar um pedido que já conhece? Essa resposta ajuda a dimensionar o ponto de entrada.
Organize as páginas pela necessidade de quem solicita
Use nomes que o público reconheça. “Enviar documentação de cadastro” explica uma tarefa. Um código interno de área exige uma informação que o fornecedor talvez não tenha.
Dentro de cada página, descreva a finalidade das opções. Se existem formulários para cadastro inicial e atualização de dados, explique em qual situação usar cada um. Quando for necessário preparar documentos, indique os materiais exigidos pelo processo real da empresa.
Clientes podem ter necessidades diferentes das de fornecedores. Em outro cenário ilustrativo, uma página de clientes reúne suporte e alteração cadastral. Separar essa página da área de fornecedores permite oferecer orientações próprias para cada público. Se houver poucos serviços e o mesmo público usar todos eles, uma única página bem organizada pode bastar.
As páginas do portal podem ter permissões diferentes. Assim, a decisão de separar conteúdos também deve considerar quem precisa acessar cada conjunto de informações. Uma página criada precisa ser disponibilizada no portal principal para aparecer na navegação dos usuários, respeitando o acesso definido.
- Saiba mais: consulte como organizar páginas e permissões no portal para aplicar esse desenho.
Confira o acesso ao portal e aos formulários
Defina primeiro quem deve consumir o conteúdo. Um endereço destinado a qualquer pessoa com o link pede uma revisão diferente de uma página reservada a um público selecionado. Considere o que pode ser publicado e quais informações devem permanecer restritas.
As permissões do portal e dos formulários precisam atender ao mesmo público pretendido. Um formulário privado continua disponível apenas para quem tem acesso a ele, mesmo quando aparece em um portal compartilhado.
Imagine que o fornecedor consiga abrir a página, mas não encontre o formulário esperado. A verificação útil é comparar o público da página com o compartilhamento do formulário no pipe. Para ampliar esse raciocínio, consulte como entender as camadas de permissão no Pipefy.
Abrir um portal e acessar um formulário são etapas diferentes. Antes de divulgar o endereço, confirme as duas com um acesso equivalente ao de quem vai solicitar.
- Saiba mais: o guia de configuração e compartilhamento do portal detalha as opções disponíveis para administradores.
Planeje também o que acontece depois do envio
A experiência continua quando a pessoa termina de preencher o formulário. Ela precisa entender qual é a próxima ação: aguardar o contato da equipe, acompanhar o pedido pelo acesso disponível ou fornecer outra informação quando solicitada.
No exemplo do fornecedor, inclua uma orientação compatível com a operação real sobre o retorno após o envio dos documentos. Só informe prazo ou canal se eles já estiverem definidos pela empresa.
O acompanhamento de solicitações tem condições próprias de acesso. Para usuários com o acesso correspondente, a área de Tarefas e Solicitações permite consultar pedidos. Planeje e teste essa etapa para o perfil do seu público, sem presumir que o endereço do portal oferece a mesma forma de acompanhamento a todo visitante.
- Saiba mais: confira como acompanhar solicitações no Pipefy para orientar o público no contexto de acesso aplicável.
Se as pessoas do seu processo vão fazer e acompanhar pedidos como convidadas, compartilhe o curso Pipefy para Usuários Convidados, da Academy. Ele aborda formulários e a rotina de quem solicita. É necessário entrar ou criar uma conta para iniciar as aulas.
Teste o caminho com uma solicitação fictícia
Escolha um público e um serviço para começar. Peça a alguém com acesso equivalente ao desse público para percorrer a jornada usando dados fictícios. Observe se a pessoa consegue:
- Reconhecer o serviço sem pedir que alguém explique os nomes.
- Entender o que preparar antes de preencher o formulário.
- Acessar e enviar o formulário previsto.
- Entender como receberá o retorno sobre o pedido.
No processo interno, confira se a solicitação de teste chegou ao pipe correspondente com as informações esperadas. Se houve dúvida na escolha do serviço, revise o nome e a descrição. Se o caminho de acesso precisa de ajuste, revise as permissões com quem administra o portal e o formulário.
Depois dessa validação, compartilhe o endereço pelos canais usados por aquele público e defina quem vai manter as orientações atualizadas quando os serviços mudarem.
Antes de avançar confirme que você entende:
☐ Quando um formulário direto atende à necessidade e quando o portal ajuda a reunir serviços.
☐ Que páginas e formulários precisam ter acesso compatível com o público pretendido.
☐ Como testar o envio de um pedido e a orientação sobre o retorno.
Pronto para revisar quem pode acessar cada parte do processo? → Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns
